Wissen · Auswahl
Welche Vertriebssoftware passt zum Mittelstand? Vier Aufgaben, an denen sich alles entscheidet.
Zuletzt aktualisiert: 22. September 2026 · Alvaro Moreno, DCom Systems KG
Vertriebssoftware muss vier Dinge können: alle Anfragen aufnehmen, sie bewerten, dem richtigen Menschen eine Reihenfolge geben und sich melden, wenn ein Vorgang liegen bleibt. Alles andere ist Ausstattung. Wer nach diesen vier Aufgaben vergleicht, sortiert den Markt in einer Stunde.
Was muss Software für den Vertrieb leisten?
Nicht alles, was in Vorführungen gezeigt wird, sondern vier Aufgaben, die aufeinander aufbauen. Fehlt eine, hilft der Rest wenig:
| Aufgabe | Was sie konkret bedeutet | Woran man erkennt, dass sie fehlt |
|---|---|---|
| Aufnehmen | jede Anfrage aus jedem Kanal landet an einer Stelle | es gibt eine Tabelle oder ein Postfach daneben |
| Bewerten | aus dem Verhalten entsteht ein Wert je Kontakt | die Liste ist nach Datum sortiert, nicht nach Reife |
| Zuteilen | jeder Kontakt hat einen Namen, eine Frist, eine Vertretung | im Urlaub bleibt der Vorgang liegen |
| Anstoßen | bei Stille meldet sich das System | nachgefasst wird, wenn jemand daran denkt |
Die Reihenfolge ist keine Geschmacksfrage. Wer mit der Auswertung beginnt, bekommt eine Statistik über einen Ablauf, den es noch nicht gibt.
Woran erkennt man Blendwerk in einer Vorführung?
An drei Zeichen, die sich leicht prüfen lassen, während die Vorführung läuft:
- Die Daten sind zu sauber. Bitten Sie darum, eine unvollständige Anfrage einzugeben, wie sie bei Ihnen wirklich ankommt. Was dann passiert, ist die eigentliche Auskunft.
- Die Auswertung kommt zuerst. Bunte Diagramme sind schnell gebaut. Fragen Sie stattdessen, was der Verkäufer am Montag um acht auf dem Bildschirm sieht.
- Alles ist möglich. Wenn keine Frage mit Nein beantwortet wird, ist entweder das System sehr groß oder die Antwort sehr allgemein. Fragen Sie, für wen es ausdrücklich nicht gemacht ist.
Eine vierte Probe kostet nichts: Lassen Sie sich zeigen, wie die Daten wieder herauskommen. Ein Anbieter, der das offen beantwortet, hat auch sonst wenig zu verbergen.
Muss unser vorhandenes System ersetzt werden?
In den meisten Fällen nicht. Wenn Stammdaten und Historie sauber geführt werden, fehlt nicht die Ablage, sondern die Steuerung darüber. Ein Austausch kostet dann Monate und löst die fehlende Steuerung nicht mit.
Sinnvoller ist die Aufteilung: Das vorhandene System bleibt das Gedächtnis, die neue Ebene übernimmt Eingang, Bewertung, Zuteilung und Anstoß und schreibt das Ergebnis zurück. Für die Leute ändert sich wenig, für die Reihenfolge am Morgen alles.
Ersetzt wird erst, wenn die Ablage selbst nicht trägt: doppelte Daten, lückenhafte Historie, Schnittstellen nicht zu bekommen. Diese Entscheidung gehört an den Anfang und nicht in die Mitte eines Projekts.
Wie läuft die Einführung, ohne dass der Vertrieb stehen bleibt?
In der Reihenfolge der vier Aufgaben. Zuerst der Eingang: alle Anfragen laufen ab sofort an einer Stelle zusammen. Das ist an wenigen Tagen eingerichtet und beendet die häufigste Verlustquelle, ohne dass jemand anders arbeiten muss.
Danach Bewertung und Zuteilung, zuletzt der Anstoß. Jede Stufe wirkt für sich, deshalb kann nach jeder Stufe gestoppt werden. Ein Vorhaben, das erst nach sechs Monaten etwas liefert, verliert unterwegs die Leute.
Bei uns steht davor der Konzepttag. Erst wird geklärt, was Digitalisierung und Automatisierung in diesem Betrieb ändern würden und was nicht, danach erst ein Angebot. Die Hürde kommt zuerst, damit die Entscheidung danach auf Klarheit beruht.
Auf einen Blick
- Vier Aufgaben
- aufnehmen, bewerten, zuteilen, anstoßen; in dieser Reihenfolge
- Für wen
- Betriebe mit erklärungsbedürftigem Angebot, Anfragen aus mehreren Kanälen und Wochen bis zum Auftrag
- Passt nicht, wenn
- Sie im Ladengeschäft sofort verkaufen oder nur eine Adressliste brauchen
- Vorhandenes System
- bleibt in den meisten Fällen; ersetzt wird nur, wenn die Ablage selbst nicht trägt
- Einführung
- stufenweise, jede Stufe wirkt für sich; erster Schritt in Tagen, nicht Monaten
- Bei uns
- erst der Kurzcheck mit sechs Fragen, dann der Konzepttag für 4.900 Euro zzgl. MwSt., erst danach ein Angebot
Häufige Fragen
Was zu dieser Suche gefragt wird, und was wir darauf antworten.
+Was ist Vertriebssoftware?
Software, die den Weg von der Anfrage bis zum Auftrag führt: Anfragen aufnehmen, bewerten, zuteilen und bei Stille anstoßen. Sie unterscheidet sich vom CRM dadurch, dass sie nicht nur speichert, sondern eine Reihenfolge erzeugt.
+Was kostet Vertriebssoftware für einen mittelständischen Betrieb?
Die Preise werden meist je Benutzer und Monat oder je Betrieb berechnet. Vergleichbar wird es erst mit den Posten daneben: Einrichtung, Schnittstellen, Datenübernahme und Pflegeaufwand. Bei uns steht vor jedem Angebot der Konzepttag für 4.900 Euro zuzüglich Mehrwertsteuer. Sein Konzept ist zugleich das Pflichtenheft, deshalb enthält das Angebot danach nur Einrichtung und Anpassung.
+Was ist der Unterschied zwischen CRM und Vertriebssoftware?
Das CRM ist das Gedächtnis: es weiß, was war. Vertriebssoftware im engeren Sinn erzeugt das Nächste: wer heute zuerst angerufen wird und was passiert, wenn niemand etwas tut. Beides zusammen ergibt einen geführten Ablauf.
+Können wir klein anfangen?
Ja, und das ist der bessere Weg. Der erste Schritt ist der Eingang: alle Anfragen an einer Stelle. Er wirkt für sich, ist in Tagen eingerichtet und verlangt von niemandem eine neue Arbeitsweise.
+Für wen ist Octoserv ausdrücklich nicht gemacht?
Für Betriebe, die im Ladengeschäft oder im Onlineshop sofort verkaufen, und für alle, die nur eine Adressliste brauchen. Der Nutzen entsteht dort, wo zwischen Anfrage und Auftrag Wochen liegen und mehrere Menschen beteiligt sind.
+Läuft die Software in Deutschland?
Ja. Betrieben wird sie von der DCom Systems KG in Deutschland, auf einem Server, der für Ihren Betrieb läuft. Auftragsverarbeitungsvertrag und Datenexport sind vertraglich geregelt.
Wie Octoserv das umsetzt
Die vier Aufgaben verteilen sich in Octoserv auf diese Bausteine: