Funktion · Workflows-Cockpit
Das Angebot wartet auf eine Freigabe, im Postfach eines Kollegen, der im Urlaub ist.
Im visuellen Editor bauen Sie einen Ablauf per Drag and Drop, ganz ohne Programmierung. Er verbindet automatische Systemschritte, menschliche Entscheidungen und Verzweigungen zu einem durchgängigen Fluss: Formulare, mehrstufige Freigaben mit den Modi einer genügt, alle oder n von m, Fristen mit Eskalation und ein lückenloses Audit-Log.
Ein Angebot über einen größeren Betrag liegt zur Freigabe bereit. Es wartet, im Postfach des Vertriebsleiters, der im Urlaub ist. Niemand weiß das, bis der Kunde nachfragt. Die Vertretung hätte längst entscheiden können, aber sie wusste nichts von der Anfrage. Als die Freigabe endlich kommt, ist der Kunde abgekühlt. Der Ablauf existierte, aber nur als Gewohnheit, hängend an einer einzelnen Person und ihrer Anwesenheit.
Was, wenn der Prozess selbst daran denken würde, wer als Nächstes dran ist?
Nicht in Köpfen und E-Mail-Ketten, sondern als ein Ablauf, der die richtige Freigabe anfordert, Fristen mitführt und bei Abwesenheit auf die Vertretung greift.
01 Was Workflows-Cockpit tut
Octoserv legt die Klammer um Ihre Abläufe.
Im visuellen Editor bauen Sie einen Ablauf per Drag and Drop, ganz ohne Programmierung. Er verbindet automatische Systemschritte, menschliche Entscheidungen und Verzweigungen zu einem durchgängigen Fluss: Formulare, mehrstufige Freigaben mit den Modi einer genügt, alle oder n von m, Fristen mit Eskalation und ein lückenloses Audit-Log. Das Cockpit zeigt Kennzahlen zu laufenden, wartenden und überfälligen Anträgen und was gerade auf Sie wartet.
02 Der Platz im System
Wie fügt sich das Workflows-Cockpit in die Drehscheibe?
Die Bausteine, Kontakte, Angebote, Rechnungen, E-Mail und Aufgaben, sind bereits Teil derselben Plattform. Ein Schritt wie Angebot erstellen oder Kontakt aktualisieren greift deshalb nicht über eine Schnittstelle nach außen, sondern auf ein Modul im selben Haus. Für den Weg nach außen gibt es den Webhook-Schritt. Das nimmt dem Prozessbau das teure Integrationsprojekt vorweg.
Welche Vorgänge einen Ablauf zuerst verdienen, zeigt das Live-Ranking.
Mitarbeitende stellen Anträge über Formulare. Aufgabenseiten und Umfragen sind weitere Schritte. Jede Freigabe und Aufgabe steht in „Meine Freigaben“ und in der Aufgabenliste mit Frist, bei Abwesenheit greift die Vertretung. Auch Kunden oder Externe entscheiden: Eine Freigabe, ein Formular oder eine Aufgabe geht mit persönlichem Link per E-Mail an einen Kontakt, der ohne Anmeldung entscheidet. Ein Workflow kann von selbst starten, bei einem Auslöser wie Tag, Formular, Status oder Deal-Stufe oder zu fester Zeit, und füllt sein Startformular aus den Kontaktdaten. Parallele Zweige mit Sammelpunkt lassen zwei Freigaben zugleich laufen. Vier Vorlagen liegen bereit: Onboarding, Urlaubsantrag, Anschaffung und Bestellfreigabe, Rechnungsfreigabe. Berichte zeigen je Workflow, was offen und überfällig ist und wie lange Anträge dauern, und wer nicht alle Anträge sehen darf, sieht nur die, an denen er beteiligt ist. Ein Workflow läuft auf derselben Ablaufsteuerung wie Ihre Flows, es gibt keinen zweiten Motor. Workflows ist ein lizenziertes Modul, das je Installation freigeschaltet wird.
Zum Live-Ranking03 Was sich ändert
Was ändert sich für Ihren Vertrieb?
Vorher
Der Ablauf lebt in Köpfen und E-Mail-Ketten. Fällt eine Person aus, steht der Vorgang, und wer was wann entschieden hat, lässt sich später nur mühsam rekonstruieren.
Nachher
Ein Antrag startet den Ablauf, die passende Freigabe wird angefordert, eine Frist läuft mit, bei Verzug erinnert oder eskaliert das System. Jeder Antrag steht im Cockpit, jeder Schritt im Verlauf.
04 Im laufenden System
Woran erkennen Sie, dass es wirklich arbeitet?
Kein Vorgang bleibt unsichtbar. Das Cockpit zeigt laufende Anträge, Anträge, die länger als einen Tag warten, offene Freigaben und überfällige Aufgaben. Laufende Anträge stehen als Zeilen mit ihren offenen Schritten, dazu gibt es Ansichten je Workflow und nach Aktivität.
Die Bausteine sind schon verbunden
Die Module, Kontakte, Angebote, Rechnungen, E-Mail und Aufgaben, sind bei Octoserv bereits Teil derselben Plattform. Ein Schritt wie Angebot erstellen greift deshalb nicht über eine Schnittstelle nach außen, sondern auf ein Modul im selben Haus. Für den Weg nach außen gibt es den Webhook-Schritt. Das nimmt dem Prozessbau das teure Integrationsprojekt vorweg.
Kein Vorgang bleibt mehr liegen. Der Prozess denkt selbst daran.
05 In der Praxis
So sieht das in der Praxis aus.
Fall 01
Angebotsfreigabe mit Betrag: Eine Bedingung prüft die Summe. Unter der Schwelle genügt eine Freigabe, darüber müssen n von m Freigebenden zustimmen oder eine zweite Stufe greift, danach erstellt ein automatischer Schritt das Angebot.
Fall 02
Urlaubsantrag: Die Mitarbeiterin füllt das Formular aus, die Führungskraft gibt frei, eine Frist läuft mit, und bei Verzug erinnert das System oder eskaliert.
06 Häufige Fragen
Häufige Fragen zum Workflows-Cockpit.
+No-Code klingt nach Spielzeug. Reicht das für echte Prozesse?
Interaktive, automatische und Logik-Schritte, mehrstufige Freigaben, Fristen, Eskalation, Versionierung und ein vollständiges Audit-Log sind kein Spielzeug, sondern das, was ernsthafte Prozesse brauchen.
+Wir haben schon eine BPM- oder Automatisierungslösung.
Der Unterschied liegt selten in der Engine, sondern in den Konnektoren, die dort Aufwand kosten. In Octoserv sind die Module schon verbunden, der Ablauf orchestriert sie ohne Integrationsprojekt. Nach außen führt der Webhook-Schritt.
+Was, wenn wir einen laufenden Prozess ändern müssen?
Dafür ist die Versionierung da. Laufende Instanzen bleiben auf ihrer Startversion, Ihre Änderung wirkt nur auf neue Durchläufe.
+Bleibt die Kontrolle bei uns?
Ja. Freigabe-Modi und Zuständigkeiten bilden Ihre Governance ab, und jeder Schritt ist im Audit-Log nachvollziehbar. Octoserv läuft auf einem Server, den die DCom Systems KG nur für Sie betreibt; wie viel Sie selbst ändern und wie viel wir für Sie übernehmen, hängt von Ihrer Edition ab.
+Können wir sehen, wer was wann entschieden hat?
Ja. Jeder Schritt ist im Audit-Log protokolliert, mit Person, Zeitpunkt und Aktion. Rückfragen beantworten Sie ruhig und belegbar.
07 Verwandte Funktionen