Funktion · Office im Browser
Jeder Arbeitsplatz braucht ein Office-Paket, und die Dateien liegen trotzdem überall verstreut.
Octoserv bringt ein vollständiges Office mit: Textverarbeitung, Tabellenkalkulation und Präsentationen im Browser. Die Dateien bleiben im Format von Word, Excel und PowerPoint, Kunden öffnen sie wie gewohnt. Mehrere Personen arbeiten gleichzeitig im selben Dokument, und jede Speicherung wird eine Version im Journal. Für viele Betriebe kann das Microsoft Office ablösen.
Ein Beispiel: Ein Betrieb mit zwölf Arbeitsplätzen zahlt für jeden ein Office-Abo, und trotzdem liegen „Angebot_final“, „Angebot_final2“ und „Angebot_neu“ in drei Ordnern. Mit Octoserv öffnet jeder das Angebot am Kontakt im Browser, auch zwei Kollegen gleichzeitig, und im Journal steht, welche Fassung beim Kunden ankam.
Was, wenn Texte, Tabellen und Präsentationen dort entstünden, wo Ihre Kunden liegen?
Keine Installation am Arbeitsplatz, kein Herunterladen und Hochladen, keine Kopie auf dem Desktop. Ein Browser genügt, am Schreibtisch, im Homeoffice oder unterwegs.
01 Was das Office im Browser tut
Octoserv bringt Textverarbeitung, Tabellenkalkulation und Präsentationen mit.
Sie legen ein neues Dokument, eine Tabelle oder eine Präsentation an oder öffnen eine vorhandene Datei am Kontakt, an der Firma oder im Dokumentenbereich. Der Editor ONLYOFFICE arbeitet direkt mit den Formaten docx, xlsx und pptx, also mit den Dateien aus Word, Excel und PowerPoint: Formatierung, Tabellen, Formeln, Diagramme, Kommentare und Änderungsverfolgung bleiben erhalten. Öffnen zwei Personen dasselbe Dokument, arbeiten sie gemeinsam darin und sehen die Änderungen des anderen. Jede Speicherung wird eine neue Version mit Eintrag im Journal.
02 Der Platz im System
Wie fügt sich das Bearbeiten in die Drehscheibe?
Das Dokument liegt dort, wo alles andere zum Kunden liegt: in der Akte des Kontakts oder der Firma. Der Editor läuft auf dem Server, den die DCom Systems KG nur für Sie betreibt, und Ihre Dokumente verlassen diesen Server nicht.
Die Platzhalter füllt Octoserv aus den Daten des Kontakts. Mit „Als PDF speichern“ entsteht die PDF-Fassung, und in einer Kampagne kann der E-Mail-Schritt ein für den Kontakt erstelltes Dokument als Anhang mitschicken.
Zu Dokumente und Vorlagen03 Was sich ändert
Was ändert sich für Ihren Vertrieb?
Vorher
Jeder Arbeitsplatz braucht ein installiertes Office-Paket. Dateien werden heruntergeladen, lokal bearbeitet und wieder hochgeladen, und niemand sieht, welche Fassung gilt.
Nachher
Texte, Tabellen und Präsentationen öffnen sich im Browser, in den gewohnten Formaten. Mehrere arbeiten gleichzeitig, jede Speicherung ist eine Version mit Journaleintrag.
04 Im laufenden System
Wie wird aus der Vorlage der Brief?
Sie markieren eine Word-Datei als Vorlage und setzen Platzhalter hinein: Anrede, Name, Adresse, Datum. Am Kontakt wählen Sie die Vorlage, Octoserv füllt die Platzhalter mit den Daten des Kontakts und legt den Brief in der Akte ab. Sie öffnen ihn im Browser, ändern, was nötig ist, und speichern. Mit „Als PDF speichern“ entsteht daneben die PDF-Fassung zum Versenden.
Teil jeder Installation, und es kann das Office-Paket ablösen
Das Office im Browser gehört zu jeder Octoserv-Installation und ist kein Zusatzmodul. Für Briefe, Angebote, Kalkulationen und Präsentationen braucht damit kein Arbeitsplatz mehr ein eigenes Office-Paket. Ob Ihr Betrieb Microsoft Office ganz ablösen kann, klären wir gemeinsam im Konzepttag: VBA-Makros in Excel zum Beispiel laufen im Browser nicht, und Ihre E-Mails schreiben Sie in Octoserv selbst. Der Editor läuft auf dem Server, den die DCom Systems KG nur für Sie betreibt, Ihre Dokumente gehen an keinen fremden Online-Dienst.
Ein Office für alle Arbeitsplätze, im Browser und dort, wo Ihre Kunden liegen.
05 In der Praxis
So sieht das in der Praxis aus.
Fall 01
Ein Vertriebsmitarbeiter öffnet das Angebotsschreiben am Kontakt, ändert zwei Absätze und speichert. Im Journal steht, welche Version dabei entstanden ist.
Fall 02
Die Preiskalkulation liegt als Tabelle mit Formeln im Dokumentenbereich. Zwei Kolleginnen arbeiten gleichzeitig darin, ohne dass eine Fassung die andere überschreibt.
Fall 03
Für den Termin beim Kunden öffnet der Vertrieb die Präsentation am Laptop im Browser, passt die Zahlen an und speichert. Installiert ist auf dem Gerät nichts.
06 Häufige Fragen
Häufige Fragen zum Office im Browser.
+Kann das Office in Octoserv Microsoft Office ablösen?
Für die tägliche Arbeit mit Briefen, Angeboten, Tabellen und Präsentationen ja. Die Dateien bleiben im Format von Word, Excel und PowerPoint, Kunden und Partner öffnen sie wie gewohnt. VBA-Makros laufen im Browser nicht. Ob es für Ihren Betrieb ganz reicht, klären wir gemeinsam.
+Welche Dateien kann ich bearbeiten?
Texte, Tabellen und Präsentationen in den Formaten docx, xlsx und pptx. Neue Dokumente legen Sie direkt in Octoserv an, vorhandene öffnen Sie am Kontakt, an der Firma oder im Dokumentenbereich.
+Können mehrere gleichzeitig an einem Dokument arbeiten?
Ja. Öffnen zwei Personen dasselbe Dokument, arbeiten sie gemeinsam darin und sehen die Änderungen des anderen. Jede Speicherung wird eine Version mit Eintrag im Journal der Akte.
+Wie funktionieren Briefvorlagen und PDF?
Eine Word-Datei wird als Vorlage markiert und enthält Platzhalter wie Anrede, Name, Adresse und Datum. Am Kontakt entsteht daraus mit einem Klick der Brief, mit „Als PDF speichern“ die PDF-Fassung, die der E-Mail-Schritt einer Kampagne anhängen kann.
+Wo läuft der Editor, und verlassen die Dokumente den Server?
Der Editor ONLYOFFICE läuft auf dem Server, den die DCom Systems KG nur für Sie betreibt. Die Dokumente bleiben dort und gehen an keinen fremden Online-Dienst.
07 Verwandte Funktionen