Funktion · Termine
Der Kunde ruft an und fragt nach dem Termin, und Sie blättern durch drei Ablagen.
Octoserv verankert jeden Termin am Kontakt und am zugehörigen Vorgang. Sie legen ihn direkt aus der Kundenakte an, intern für das Team oder gemeinsam mit dem Kontakt. Wer die Akte öffnet, sieht den ganzen Verlauf: Erstberatung, Aufmaß, Nachfassgespräch. Und er sieht, zu welcher Tageszeit der Kontakt am ehesten erreichbar ist.
Markus, Dachdecker-Inhaber, steht mit dem Handy am Gerüst. Ein Anruf: „Herr Berger, wir hatten doch einen Termin?" Markus blättert. Der Termin steht im Papierkalender im Büro, die Notiz zum Kunden auf einem Zettel, die Angebotsnummer irgendwo im Mailpostfach. Er verspricht zurückzurufen, findet abends die Hälfte nicht wieder, und der Kunde fühlt sich vergessen. Am Ende verliert er nicht den Auftrag, weil er schlecht arbeitet, sondern weil drei Systeme nichts voneinander wissen. Das ist nicht Faulheit, sondern das System.
Was, wenn der Termin wüsste, zu wem er gehört?
Kein Nebenkalender, kein Zettel, keine Suche beim Anruf, sondern jeder Termin verankert am Kontakt und am Vorgang, mit der ganzen Geschichte gleich daneben.
01 Was Termine tut
Octoserv verankert jeden Termin am Kunden und zeigt, wann er erreichbar ist.
Octoserv verankert jeden Termin am jeweiligen Kontakt und am zugehörigen Vorgang. Sie erstellen sofort einen internen Termin, der nur an Ihr Team geht, oder binden Kontakte ein, dann steht der Termin auch beim Kontakt in der Einzelansicht.
Angelegt wird er direkt aus der Kundenakte, ohne das System zu wechseln, und die gesamte Historie, Erstberatung, Aufmaß, Nachfassgespräch, steht chronologisch beim Kunden. Haben Sie Ihren Google-, Outlook- oder CalDAV-Kalender verbunden, schreibt Octoserv die Einträge auch dorthin. Nichts liegt mehr in einem separaten Kalender, der die Geschichte des Kunden nicht kennt.
Unter jedem Termin legen Sie mit einem Klick die Aufgabe für die Nachbereitung an, ein Projekt (mit dem Modul Projekte) oder eine Notiz. Ein Termin ohne Ergebnis erinnert Sie in der Klingel, bis Sie das Ergebnis eintragen. Auf Wunsch legt Octoserv einen Zoom-Raum an, bei Terminvorschlägen erst mit der Bestätigung des Kontakts. Termine und Kalender gehören zum Umfang von Pro und Enterprise, in Core bleiben Termine in Ihrem bestehenden CRM.
02 Der Platz im System
Wie fügen sich die Termine in die Drehscheibe?
Weil der Termin Teil der Akte ist, steht er neben Historie, Anrufen und Dokumenten desselben Kunden. Ihren gewohnten Kalender behalten Sie, der Kalender-Sync hält ihn aktuell. Die Box Termine am Kontakt zeigt die anstehenden und früheren Termine, die offenen Terminvorschläge und die beste Zeit, ihn zu erreichen.
Ein Termin kann aus einem Ablauf entstehen und einen nächsten Schritt anstoßen, sodass aus der Planung Handlung wird. Zum Workflows-Cockpit →
Terminvorschläge richten sich nach der besten Zeit des Kontakts und belegen die vorgeschlagenen Zeiten in Ihrem Kalender als „Vorgemerkt“. Der Kontakt bestätigt oder lehnt mit einem Klick ab. Erinnerungen kommen über die Klingel, und die Kalenderwoche steht in der Ansicht.
Zum Kalender-Sync03 Was sich ändert
Was ändert sich für Ihren Vertrieb?
Vorher
Termine leben getrennt vom Kunden. Papierkalender hier, Kontaktdaten dort, der Vorgang in einer dritten Ablage. Jede Rückfrage wird zur Suche, und wann der Kunde zu erreichen ist, steht nirgends.
Nachher
Sie öffnen die Kundenakte und sehen alles auf einen Blick, Termine, Vorgang, Verlauf und die beste Zeit für den nächsten Anruf. Ein Anruf kommt, Sie sind in Sekunden im Bild.
04 Im laufenden System
Woran erkennen Sie, dass alles zusammenliegt?
Sie sehen Ihre Termine im vertrauten Kalenderblick, nach Monat, Woche oder Tag, und legen einen neuen direkt aus der Kundenakte an. Jeder Termin bleibt am richtigen Kontakt und Vorgang.
Die beste Zeit steht mit ihrer Herleitung am Kontakt
In der Box Termine zeigt ein Raster aus Wochentagen und Tageszeiten, wann ein Kontakt am ehesten erreichbar ist, mit einer Gewichtung von 0 bis 100. Die zwei besten Felder sind orange, ein Punkt markiert, was der Kontakt selbst gesagt hat. Ein Klick auf ein Feld zeigt, woraus die Zahl besteht: Gesagtes, angenommene Anrufe (wenn Sie Telefonie nutzen), zugesagte Termine, Klicks in Mails und angesehene Videos. Ältere Signale zählen weniger. Mail-Öffnungen zählen bewusst nicht, weil Mailprogramme Mails im Voraus laden. Das Raster erscheint, sobald der Kontakt etwas gesagt hat oder mindestens drei Signale vorliegen. Mit „Gesagt bearbeiten“ tragen Sie je Wochentag ein, wann der Kontakt erreichbar ist und woher Sie das wissen: Telefon, Formular, E-Mail oder Gespräch.
Ein Blick in die Akte, und Sie wissen Bescheid.
05 In der Praxis
So sieht das in der Praxis aus.
Fall 01
Markus legt beim Aufmaß direkt den Folgetermin aus der Akte an, und aus dem Termin heraus die Aufgabe für die Nachbereitung. Die Notiz bleibt beim Kunden.
Fall 02
Tim übernimmt einen Vorgang und sieht sofort alle Termine des Kunden, ohne nachzufragen.
Fall 03
Frau Berger hat gesagt, dass dienstags und donnerstags vormittags am besten passt. Der Terminvorschlag nimmt genau diese Zeiten, und Sie sehen im Raster, woher die Zahlen kommen.
Im Video
Die Lindenquell Haustechnik, Folge für Folge.
Eine erfundene Firma löst am echten Bildschirm von Octoserv eine Aufgabe aus dem Alltag. Jede Folge mit Untertiteln und einer Übung zum Nachmachen.
06 Häufige Fragen
Häufige Fragen zu den Terminen.
+Gehen die Termine intern ans Team oder an Kunden?
Beides. Sie erstellen einen internen Termin, der nur an Ihr Team geht, oder binden Kontakte ein. Termine mit Kontakt stehen dann auch beim Kunden in der Einzelansicht. Angelegt wird der Termin direkt aus der Kundenakte.
+Erscheinen die Termine auch in Outlook oder Google?
Ja, sobald Sie unter „Mein Kalender“ Ihren Google-, Outlook- oder CalDAV-Kalender verbunden haben. Octoserv schreibt die Einträge dann dorthin und liest Änderungen von dort zurück. Ihren gewohnten Kalender behalten Sie.
+Ich habe doch schon einen Kalender.
Den behalten Sie. Mit dem Kalender-Sync bleibt er aktuell. Neu ist, dass der Termin jetzt weiß, zu welchem Kunden er gehört.
+Woher weiß Octoserv, wann ein Kontakt erreichbar ist?
Aus dem, was der Kontakt selbst gesagt hat, und aus seinem Verhalten: angenommene Anrufe, zugesagte Termine, Klicks in Mails und angesehene Videos. Daraus entsteht ein Wochenraster mit einer Gewichtung von 0 bis 100 je Feld, und ein Klick zeigt die Herleitung. Mail-Öffnungen zählen nicht.
+Sehe ich die ganze Historie eines Kunden?
Ja. Erstberatung, Aufmaß, Nachfassgespräch stehen chronologisch beim Kunden, die nächste Aktion sehen Sie sofort. Aus jedem Termin legen Sie direkt eine Aufgabe, ein Projekt oder eine Notiz an.