Funktion · Finanzen
Welche Rechnung ist bezahlt, welcher Beleg fehlt? Am Monatsende weiß das niemand.
Octoserv liest alle 15 Minuten Belege, Ausgangsrechnungen, Zahlungen und Kategorien aus Lexware Office. Kontoauszüge von fünf Banken ordnet es den Belegen zu. Das Schreiben fertiger Rechnungen in die Buchhaltung ist gebaut und wird bei Ihnen stufenweise eingeschaltet. Ein DATEV-Export und eine BWA-Auswertung mit KI sind vorbereitet.
Ein Beispiel: Zum Monatsende fragt die Steuerberaterin nach einem Beleg vom Dritten. Er liegt im Postfach, im Chat oder auf dem Handy. Ob die Rechnung vom Zwölften bezahlt ist, steht im Online-Banking, aber nicht dort, wo der Vertrieb nachsieht. Also ruft jemand beim Kunden an und fragt, ob er schon überwiesen hat. Das Geld war seit neun Tagen da.
Was, wenn Buchhaltung und Vertrieb dieselbe Zahl sähen?
Die Rechnung, die Ihr Team in Octoserv schreibt, steht in Lexware Office. Die Zahlung, die auf dem Konto eingeht, hängt an dieser Rechnung. Wer im Vertrieb wissen will, ob ein Kunde gezahlt hat, muss nicht in die Buchhaltung gehen.
01 Was das Finanzmodul tut
Octoserv liest Ihre Buchhaltung mit und schiebt fertige Rechnungen hinein.
Alle 15 Minuten liest Octoserv Belege, Ausgangsrechnungen, Zahlungen, Kategorien und Kontakte aus Lexware Office und hält eine Kopie bereit. Die Buchhaltung bleibt die führende Quelle. Kontoauszüge laden Sie als CSV hoch, Octoserv ordnet die Umsätze Belegen und Rechnungen zu. Fertige Rechnungen können mit genau dem PDF, das Ihr Kunde bekommen hat, in Lexware Office geschrieben werden, damit dort die Zahlungseingänge zugeordnet werden. Dieser Schritt wird bei Ihnen stufenweise eingeschaltet.
02 Der Platz im System
Wie fügt sich Finanzen in die Drehscheibe?
Die Rechnungen entstehen im Modul Rechnungen. Ist eine fertig, schiebt Octoserv sie in die Buchhaltung, mit ihrer Rechnungsnummer als Bemerkung. Über diese Nummer hängen beide Seiten zusammen: In der Liste der Ausgangsrechnungen führt ein Knopf von der Kopie zur Rechnung in Octoserv.
Wer es eilig hat, drückt „Jetzt abgleichen“. Jeder Lauf steht im Protokoll, und auf jeder Seite des Moduls warnt ein Hinweis, wenn der Abgleich angehalten oder veraltet ist. Wer was sehen darf, regeln eigene Rechte je Seite.
Zu den Rechnungen03 Was sich ändert
Was ändert sich für Ihre Buchhaltung?
Vorher
Belege liegen verstreut, Rechnungen schreiben Sie in einem Programm und tragen sie in einem anderen nach, und ob ein Kunde gezahlt hat, wissen Sie erst nach dem Blick ins Online-Banking.
Nachher
Rechnungen gehen in die Buchhaltung, Zahlungen aus Lexware und vom Konto hängen an ihnen. Der Vertrieb sieht, was offen ist, ohne zu fragen, und die Steuerberatung bekommt am Monatsende eine Datei statt eines Stapels Nachfragen.
04 Im laufenden System
Woran sehen Sie, dass die Zahlen stimmen?
Jeder Bankumsatz zeigt, welchem Beleg Octoserv ihn zugeordnet hat, mit Punktzahl und Gründen. Eine Zuordnung widerrufen Sie, statt sie zu löschen. Jede Rechnung, die in die Buchhaltung soll, steht mit Ergebnis in der Liste: gesendet, übersprungen oder zur Prüfung, mit dem Grund, etwa wenn das PDF fehlt oder die Steuer nicht zum Brutto passt. Dieselbe Rechnung geht nicht zweimal.
Lesen ist der Normalfall, Schreiben nur auf einer festen Liste
Der Abgleich liest nur. Geschrieben wird allein, was auf einer festen Liste steht: Beleg anlegen, Datei anhängen, Rechnung hineinschieben. Löschen kann Octoserv in Lexware Office nichts, einen falschen Beleg entfernt ein Mensch dort. Den Zugangsschlüssel tragen Sie selbst im Dialog für API-Schlüssel ein, danach zeigt Octoserv ihn nie wieder an. Finanzen ist ein Zusatzmodul.
Was Ihr Team schreibt, soll in der Buchhaltung stehen, ohne dass es jemand abtippt.
05 In der Praxis
So sieht das in der Praxis aus.
Fall 01
Eine Rechnung wird in Octoserv fertig und geht mit ihrem PDF in Lexware Office. Mit dem nächsten Kontoauszug hängt der Zahlungseingang an ihr, und der Vertrieb sieht sie als bezahlt.
Fall 02
Am Monatsende lädt die Buchhaltung die Kontoauszüge hoch. Octoserv ordnet die Umsätze Belegen zu, und was es nicht zuordnet, ordnen Sie von Hand zu.
Fall 03
Für die Steuerberatung ist ein DATEV-Export als Buchungsstapel mit Vorschau auf Anzahl und Summe vorbereitet. Vor dem ersten Einsatz liest Ihre Steuerberatung eine Probedatei ein.
06 Häufige Fragen
Häufige Fragen zum Finanzmodul.
+Schreibt Octoserv etwas in Lexware Office, was ich nicht will?
Der Abgleich liest nur. Geschrieben wird allein, was dafür vorgesehen ist: fertige Rechnungen als Ausgangsrechnung mit ihrem PDF und Eingangsbelege mit Datei. Octoserv prüft vorher, ob Positionen und Steuer zum Betrag passen, schickt dieselbe Rechnung nicht doppelt und löscht in Lexware Office nie etwas.
+Welche Banken werden unterstützt?
Kontoauszüge als CSV von Commerzbank (Konto und Kreditkarte), Sparkasse, Volksbank, Deutsche Bank und DKB. Octoserv erkennt die Bank an der Kopfzeile der Datei, und derselbe Zeitraum zweimal hochgeladen zählt dieselbe Buchung nicht doppelt. Die Formate sind eingebaut, die erste echte Datei jeder Bank lesen wir gemeinsam mit Ihnen ein.
+Was gehört in den DATEV-Export?
Er ist vorbereitet als Teilformat für den Buchungsstapel: je Eingangsbeleg und Ausgangsrechnung eine Buchung, mit Konto aus der Kategorie, Gegenkonto, Steuerschlüssel und Belegdatum, mit Vorschau und Download. Belegbilder gehören nicht dazu. Gegen die Software einer Steuerberatung ist das Format noch nicht geprüft, deshalb beginnen wir mit einer Probedatei.
+Was macht die BWA-Auswertung mit KI?
Sie ist vorbereitet. Sie laden Ihre BWA als PDF oder fügen den Text ein, eine KI liest sie und zeigt Kennzahlen, Kostenstruktur, Liquidität, Stärken, Risiken und Empfehlungen. Sie nutzt Ihren eigenen Schlüssel beim KI-Anbieter, die Kosten dort tragen Sie. Eine Beratung durch Ihre Steuerberatung ersetzt sie nicht.
+Ist das fertig, und was kostet es?
Der lesende Abgleich und die Auswertungen sind gebaut. Das Schreiben in die Buchhaltung, der DATEV-Export und die BWA-Auswertung sind vorbereitet und werden bei Ihnen stufenweise eingeschaltet: erst lesen, dann ein einzelner Beleg und eine einzelne Rechnung als Probe, dann ein Probeexport, den Ihre Steuerberatung einliest. Finanzen ist ein Zusatzmodul, den Preis besprechen wir im Gespräch.
07 Verwandte Funktionen