Funktion · Kundenmails in der Kundenakte In Entwicklung
Die Mails mit dem Kunden liegen im Postfach eines Kollegen. Die Akte weiß nichts davon.
In Entwicklung: Octoserv soll das geschäftliche Postfach jedes Mitarbeiters nur lesend abgleichen, die Mails über Absender und Empfänger dem Kontakt zuordnen und den Verlauf in der Kontaktakte zeigen, mit Anhängen. Antworten lassen sich aus der Akte schreiben. Ein eigener Mailclient soll es nicht werden.
Ein Beispiel: Die Kundin ruft an und fragt nach der Mail von letzter Woche. Die Mail ging an eine Kollegin, die im Urlaub ist. In der Akte steht ein Anruf, aber keine Mail, und niemand weiß, was zugesagt wurde.
Was, wenn die Akte die Mails kennte, auch die aus dem persönlichen Postfach?
Nicht jede Mail, nur die mit bekannten Kontakten. Und ohne etwas im Postfach anzufassen.
01 Was geplant ist
Die Kundenmails sollen den Verlauf in der Akte vervollständigen.
Geplant ist der lesende Abgleich des geschäftlichen Postfachs je Mitarbeiter, über IMAP oder Microsoft 365. Mails werden über Absender und Empfänger dem Kontakt zugeordnet und erscheinen im Verlauf der Akte, mit Anhängen. Nur Mails mit bekannten Kontakten kommen hinein, und eine Ausschlussliste hält Ausnahmen heraus. Mails werden nie als gelesen markiert oder verschoben.
02 Der Platz im System
Wie soll sich das einfügen?
Die Antwort schreiben Sie aus der Akte. Eine Gesamtansicht „Alle Mails“ springt in die Akte. Wer eine Mail sieht, bestimmen Zuständiger und Vertretung, so wie bei anderen Daten des Kontakts.
Octoserv hat schon die Bausteine dafür, etwa die Mail-Annahme des Supports und den Anschluss an Microsoft 365. Für Betriebe mit Betriebsrat gehört ein Hinweis zur Einführung dazu.
Zu den E-Mails03 Was sich ändern soll
Was soll sich für Sie ändern?
Heute
Mails stecken in Postfächern. Wer die Akte liest, sieht nur, was jemand von Hand abgelegt hat.
Geplant
Die Akte zeigt den Mailverlauf mit dem Kontakt, vollständig und für alle, die den Kontakt sehen dürfen.
04 Der geplante Ablauf
Wie soll der Ablauf aussehen?
Jeder Mitarbeiter verbindet sein geschäftliches Postfach. Octoserv liest nur und ordnet Mails mit bekannten Kontakten zu. Der Verlauf erscheint in der Akte, und die Antwort schreiben Sie von dort.
Der Stand der Funktion
Heute landen Mails in Octoserv, die Sie aus Octoserv senden. Mails aus persönlichen Postfächern fehlen. Das Konzept dafür wird noch geschrieben. Stand: in Entwicklung. Einen Termin nennen wir nicht. Interesse von Kunden beschleunigt den Bau.
Die Akte weiß, was im Postfach steht.
05 So könnte es aussehen
So soll das in der Praxis aussehen.
Szenario 01
Eine Kundin ruft an. Der Verkäufer öffnet die Akte und sieht die Mail von letzter Woche, die ein Kollege bekam.
Szenario 02
Ein Kollege geht in den Urlaub. Die Vertretung sieht den Verlauf der Kunden, die sie übernimmt.
Szenario 03
Private Mails stehen auf der Ausschlussliste und kommen nie in die Akte.
06 Häufige Fragen
Häufige Fragen zu den Kundenmails in der Kundenakte.
+Ist die Funktion schon nutzbar?
Nein, sie ist in Entwicklung. Diese Seite beschreibt, was die Funktion tun wird. Einen Termin nennen wir nicht, denn Interesse von Kunden beschleunigt den Bau.
+Wie kann ich den Bau beschleunigen?
Sprechen Sie mit uns. Wir nehmen Ihren Bedarf in die Planung auf und sagen Ihnen im Gespräch, wo die Funktion steht.
+Was kostet sie?
Das steht noch nicht fest. Wir besprechen es im Gespräch, sobald der Umfang feststeht.
+Liest Octoserv alle meine Mails?
Nein. Es kommen nur Mails mit bekannten Kontakten in die Akte, und eine Ausschlussliste hält Ausnahmen heraus. Octoserv liest nur und markiert nichts als gelesen.
+Ersetzt das mein Mailprogramm?
Nein. Es wird kein eigener Mailclient. Sie schreiben weiter in Ihrem Programm, die Akte zeigt den Verlauf und lässt Sie von dort antworten.
07 Verwandte Funktionen