Funktion · AV-Vertrag In Entwicklung
Jeder Kunde braucht einen Auftragsverarbeitungsvertrag. Wer hat ihn schon, und in welcher Fassung?
In Entwicklung: Das Modul Auftragsverarbeitung soll je Kunde einen AV-Vertrag mit den technischen und organisatorischen Maßnahmen erzeugen, als eingefrorenes PDF auf Knopfdruck. Es soll Versand, Übersicht und die Mitteilung bei Änderungen übernehmen. Gedacht ist es für Betriebe, die selbst Daten ihrer Kunden verarbeiten.
Ein Beispiel: Ein Dienstleister betreut Dutzende Kunden. Den Vertrag gibt es als Word-Datei, die Anlagen als zwei weitere. Wer welche Fassung bekommen hat, steht in keiner Liste. Ändert sich ein eingesetzter Dienst, müsste eigentlich jeder Kunde davon erfahren.
Was, wenn der Vertrag für jeden Kunden auf Knopfdruck entstünde und seinen Stand selbst führte?
Ein Vertragstext, Anlagen, die zum Kunden passen, und eine Übersicht, wer welche Fassung hat.
01 Was geplant ist
Das Modul soll Vertrag, Anlagen und Nachweis je Kunde an einem Ort halten.
Geplant ist ein Plattformteil mit Vertragstext, Maßnahmen und Unterauftragsverarbeitern, der einmal gepflegt wird. Je Kunde entsteht daraus der Vertrag, eingefroren als PDF. Dazu kommen Versand, eine Übersicht über den Stand und eine Änderungsmitteilung, wenn sich etwas ändert. Das Modul soll sich lizenzieren lassen, damit auch Sie Ihre Kunden damit versorgen können.
02 Der Platz im System
Wie soll sich das einfügen?
Der Vertrag hängt an der Firma des Kunden und nimmt Name, Anschrift und Ansprechpartner aus dem Firmendatensatz. Ein Knopf in der Firmenansicht erzeugt das PDF.
Das Modul soll wie die Verfahrensdokumentation arbeiten: Was Octoserv selbst messen kann, etwa Schutzmaßnahmen, trägt es mit Quelle ein. Jede Fassung wird eingefroren und nie verändert.
Zur Verfahrensdokumentation03 Was sich ändern soll
Was soll sich für Sie ändern?
Heute
Vertrag und Anlagen liegen als Dateien herum, und niemand weiß, welcher Kunde welche Fassung hat.
Geplant
Jeder Kunde hat seinen Vertrag als eingefrorene Fassung, die Übersicht zeigt den Stand, und Änderungen werden den betroffenen Kunden mitgeteilt.
04 Der geplante Ablauf
Wie soll der Ablauf aussehen?
Sie wählen in der Firmenansicht den AV-Vertrag, Octoserv erzeugt Vertrag und Anlagen als PDF, versendet sie und hält den Stand fest. Ändert sich eine Anlage, entsteht eine neue Fassung, und jeder betroffene Kunde bekommt sie mitgeteilt. Die Übersicht zeigt alle Kunden mit ihrem Stand.
Der Stand der Funktion
Das Modul gibt es heute nicht, es steht auf der Umsetzungsliste. Ob ein Vertragstext im Einzelfall genügt, klären Sie mit Ihrer Datenschutzberatung, Octoserv liefert die Mechanik, keine Rechtsberatung. Stand: in Entwicklung. Einen Termin nennen wir nicht. Interesse von Kunden beschleunigt den Bau.
Ein Vertrag je Kunde, eine Fassung je Zeitpunkt, ein Nachweis dazu.
05 So könnte es aussehen
So soll das in der Praxis aussehen.
Szenario 01
Ein Kunde wird gewonnen. Octoserv erinnert an den AV-Vertrag, Sie erzeugen das PDF und versenden es mit einem Klick.
Szenario 02
Ein neuer Dienst kommt in Ihr System. Die Anlage ändert sich, es entsteht eine neue Fassung, und die betroffenen Kunden bekommen eine Mitteilung.
Szenario 03
Die Übersicht zeigt, welche Kunden noch die alte Fassung haben.
06 Häufige Fragen
Häufige Fragen zum AV-Vertrag.
+Ist die Funktion schon nutzbar?
Nein, sie ist in Entwicklung. Diese Seite beschreibt, was das Modul tun wird. Einen Termin nennen wir nicht, denn Interesse von Kunden beschleunigt den Bau.
+Wie kann ich den Bau beschleunigen?
Sprechen Sie mit uns. Wir nehmen Ihren Bedarf in die Planung auf und sagen Ihnen im Gespräch, wo die Funktion steht.
+Was kostet sie?
Das steht noch nicht fest. Wir besprechen es im Gespräch, sobald der Umfang feststeht.
+Was steht im Vertrag?
Geplant sind der Vertragstext, eine Anlage mit den technischen und organisatorischen Maßnahmen, eine Anlage mit den Unterauftragsverarbeitern und eine Verarbeitungsbeschreibung. Der genaue Umfang wird mit dem Bau festgelegt.
+Ist das Rechtsberatung?
Nein. Octoserv erzeugt und verwaltet die Verträge. Ob der Text für Ihren Fall passt, prüft Ihre Datenschutzberatung.
07 Verwandte Funktionen