Funktion · Terminvergabe
Bis ein Termin steht, hat der Interessent schon beim Nächsten angefragt.
Der Besucher nennt im Formular Wunschtage und ein Zeitfenster. Octoserv sucht im Kalender des Beraters zwei bis drei freie Termine und schickt sie als Vorschlag, automatisch oder nach Ihrer Freigabe. Ein Klick in der Mail bestätigt den Termin, ohne Anmeldung. Die Einladung samt Zoom-Link geht an beide Seiten.
Ein Beispiel: Donnerstag, kurz nach neun, eine Anfrage über das Formular, Beratung gewünscht. Die Vertriebsleiterin antwortet mittags mit zwei Terminen, der Interessent schlägt einen dritten vor, sie einen vierten. Am Montag steht der Termin. Dazwischen liegen vier Mails, ein Anruf und eine Woche, in der er auch bei zwei anderen angefragt hat.
Was, wenn der Terminvorschlag schon im Postfach läge, bevor jemand die Anfrage gelesen hat?
Kein Kalender, der Ihre Auslastung zeigt, und kein Formular mit dreißig Zeitfenstern. Der Interessent sagt, wann es ihm passt, und Octoserv sucht heraus, was bei Ihnen wirklich frei ist.
01 Was die Terminvergabe tut
Octoserv macht aus einem Wunsch zwei bis drei freie Termine.
Im Formular wählt der Besucher Wochentage und ein Zeitfenster, zum Beispiel Dienstag oder Donnerstag, vormittags. Octoserv sucht im Kalender des zuständigen Beraters passende Zeiten, innerhalb seiner buchbaren Zeiten und um alles Belegte herum, und verteilt sie auf verschiedene Uhrzeiten. Der Berater ist fest eingestellt oder wechselt reihum. Findet sich nichts, geht die Anfrage nicht verloren: Sie liegt als offener Vorschlag am Kontakt, samt Wunsch.
02 Der Platz im System
Wie fügt sich die Terminvergabe in die Drehscheibe?
Auch wer nie ein Formular ausgefüllt hat, bekommt einen Vorschlag: Der Berater legt ihn am Kontakt mit einem Klick an. Octoserv nimmt die Zeiten, die der Kontakt selbst genannt hat, sonst die beste Zeit, die es aus seinem Verhalten errechnet: angenommene Anrufe, zugesagte Termine, Klicks in Mails, gesehene Videos. Geöffnete Mails zählen nie, sie sagen nichts über den Menschen.
Auch die Telefonassistentin nimmt Terminwünsche auf und übergibt sie an dieselbe Terminvergabe. Zoom-Räume legt Octoserv an, sobald der Termin bestätigt ist, und über den Kalender-Sync stehen die Termine in Google, Outlook oder CalDAV.
Zum Kalender-Sync03 Was sich ändert
Was ändert sich für Ihren Vertrieb?
Vorher
Eine Anfrage kommt, jemand antwortet mit Terminen, der Interessent mit anderen. Zwischen Anfrage und Termin vergehen Tage, und in dieser Zeit fragt er woanders an.
Nachher
Mit der Einstellung „automatisch senden“ liegen zwei bis drei freie Termine im Postfach des Interessenten, bevor jemand die Anfrage gelesen hat. Ein Klick bestätigt, beide Seiten bekommen die Einladung mit Kalenderdatei, und der Termin steht im Kalender.
04 Im laufenden System
Woran sehen Sie, was aus einem Vorschlag geworden ist?
In der Kontaktakte zeigt die Box Termine jeden Vorschlag mit seinem Stand: noch nicht gesendet, wartet auf Antwort, zugesagt, abgelehnt, abgelaufen. Ein gesendeter Vorschlag steht in Ihrem Kalender als „Vorgemerkt“, damit niemand dieselbe Zeit vergibt. Antwortet der Interessent nicht, erinnert Octoserv ihn und lässt den Vorschlag zur eingestellten Frist verfallen. Termine ohne Ergebnis meldet die Klingel in der Seitenleiste.
Kein Buchungskalender, mit Absicht
Octoserv zeigt dem Besucher keinen Kalender mit freien Zeiten. Er sagt, wann es ihm passt, und bekommt Vorschläge. So wirken Sie nie ausgebucht, niemand pflegt Slots von Hand, und wer will, gibt jeden Vorschlag erst frei, bevor er rausgeht. In Pro und Enterprise gehört die Terminvergabe zum Grundumfang. In Core bleiben Termine in Ihrem bestehenden CRM.
Der Interessent sagt, wann es passt. Octoserv sucht, was bei Ihnen frei ist.
05 In der Praxis
So sieht das in der Praxis aus.
Fall 01
Ein Interessent trägt im Formular „Dienstag oder Donnerstag, vormittags“ ein. Gleich nach dem Absenden hat er zwei Termine im Postfach, klickt auf den passenden, und der Termin steht mit Zoom-Link in beiden Kalendern.
Fall 02
Der Vertrieb stellt auf Freigabe. Die Anfrage liegt als vorbereiteter Vorschlag beim Berater, der ihn ansieht, eine Uhrzeit ändert und mit einem Klick sendet.
Fall 03
Bei einem Berater ist an den Wunschtagen alles voll. Die Anfrage bleibt als Vorschlag „ohne Termine“ am Kontakt, mit dem Wunsch des Interessenten, und der Berater trägt passende Zeiten von Hand ein. Kein Interessent geht verloren.
06 Häufige Fragen
Häufige Fragen zur Terminvergabe.
+Kann der Interessent selbst einen freien Termin im Kalender aussuchen?
Nein, das ist Absicht. Octoserv zeigt keinen Kalender mit freien Zeiten. Der Besucher nennt Wunschtage und ein Zeitfenster, Octoserv schlägt zwei bis drei Termine vor, und er bestätigt einen davon. Anmelden muss er sich dafür nicht.
+Wer bekommt die Anfrage, wenn mehrere Berater da sind?
Das stellen Sie je Formular ein: ein fester Berater oder reihum. Beim Reihum-Verfahren kommen nur Mitarbeiter dran, die in ihrem Profil buchbare Zeiten eingetragen und sich als Terminansprechpartner freigegeben haben.
+Geht der Vorschlag automatisch raus, oder prüfen wir ihn vorher?
Beides geht. Bei „automatisch senden“ verschickt Octoserv die Termine sofort, und der zuständige Mitarbeiter bekommt eine Mail mit den Zeiten und dem Wunsch des Kontakts. Bei „zur Freigabe“ liegt der Vorschlag vorbereitet am Kontakt, und der Mitarbeiter ändert oder sendet ihn selbst.
+Was passiert, wenn der Interessent nicht antwortet?
Octoserv erinnert ihn zur eingestellten Zeit, 6, 12 oder 24 Stunden bevor der Vorschlag verfällt. Antwortet er nicht, verfällt der Vorschlag, die vorgemerkten Zeiten in Ihrem Kalender werden frei, und Sie bekommen eine Mail. Einen Termin, zu dem das Ergebnis fehlt, meldet die Klingel.
+Welche Kalender und welche Videoräume funktionieren?
Octoserv gleicht mit Google, Outlook und CalDAV ab und lässt belegte Zeiten aus dem Kalender aus. Für Zoom legt Octoserv den Raum an, sobald der Termin bestätigt ist, mit Warteraum und ohne Aufzeichnung. Dafür verbinden Sie einmal Ihr eigenes Zoom-Konto.
07 Verwandte Funktionen