Funktion · Rechnungen
Die Arbeit ist fertig, das Geld noch nicht, weil die Rechnung am Küchentisch liegen bleibt.
Aus einem angenommenen Angebot entsteht der Rechnungsentwurf mit denselben Positionen, aus erfassten Projektzeiten mit „Zeiten abrechnen“, ohne erneutes Abtippen. Sie sehen jederzeit, welche Rechnung offen, bezahlt oder überfällig ist, und das Mahnwesen erinnert freundlich, bevor Sie selbst daran denken müssen.
Markus hat das Dach der Familie Berger fertig, gute Arbeit, zufriedener Kunde. Abends sitzt er am Küchentisch, sucht das Angebot in einem Ordner, die Materialliste in einer zweiten Datei, die Stunden auf einem Zettel in der Jacke.
Er tippt alles noch einmal in ein Word-Formular, verrechnet sich beim Skonto, druckt, korrigiert, druckt neu. Die Rechnung geht drei Wochen später raus, bezahlt wird sie noch später. Mahnen mag er nicht, also lässt er es. Am Monatsende fehlt Geld, das längst verdient war. Das ist nicht Faulheit, sondern das System.
Was, wenn die Rechnung fast fertig wäre, bevor Sie sie schreiben?
Kein leeres Formular, kein Abtippen aus drei Programmen, sondern eine Rechnung, die aus den Daten entsteht, die schon da sind, aus dem Angebot und den Projektzeiten.
01 Was Rechnungen tut
Octoserv macht aus fertiger Arbeit eine fertige Rechnung.
Aus einem angenommenen Angebot entsteht der Rechnungsentwurf mit denselben Positionen, aus erfassten Projektzeiten mit „Zeiten abrechnen“, ohne erneutes Abtippen. Sie sehen jederzeit, welche Rechnung offen, bezahlt oder überfällig ist, und das Mahnwesen erinnert freundlich, bevor Sie selbst daran denken müssen. Wiederkehrende Leistungen stellen Sie einmal ein und danach automatisch in Rechnung. Sind Ihre Absenderdaten vollständig, trägt das PDF zusätzlich ZUGFeRD (EN 16931), maschinenlesbar für die Buchhaltung Ihres Kunden. Mit Käuferreferenz geht zusätzlich eine XRechnung (3.0) hinaus, und vor dem Finalisieren nennt Octoserv jede fehlende Angabe im Klartext. Für Reverse Charge (§ 13b UStG), innergemeinschaftliche Lieferung und Kleinunternehmer (§ 19 UStG) wählen Sie einen Steuerfall, und die Rechnung trägt den Hinweistext dazu. Rechnungen sind ein Zusatzmodul in Pro und Enterprise.
02 Der Platz im System
Wie fügt sich die Rechnung in die Drehscheibe?
Die Rechnung ist kein Endpunkt, sondern das Ende einer durchgehenden Kette: Lead, Angebot, Rechnung, alles in einem System. Weil die Positionen schon aus dem Angebot stammen, gibt es keinen Bruch und keinen Export.
Versand, Öffnung, Zahlung, Mahnung und Storno stehen als Ampel an jeder Rechnung. Wer die Liste öffnet, sieht ohne Nachfrage, wo Geld aussteht. Sobald Sie Ihre Stripe-Schlüssel eingetragen haben, erscheint auf der Rechnungsseite und in der Mail der Knopf „Jetzt bezahlen“: Das Geld geht direkt auf Ihr Stripe-Konto, Octoserv nimmt keine Gebühr, und die Zahlung bucht sich an der Rechnung. Überweisungen ordnet der Bankabgleich zu, aus einer Datei oder über die Bankanbindung, und eine Überzahlung wird zum Kundenguthaben.
Laufende Leistungen verwalten Sie als Verträge mit Laufzeit, Verlängerung und Abrechnungsintervall, die Abrechnungsläufe erzeugen die Rechnungen. Ein täglicher Lauf setzt Rechnungen auf überfällig und erzeugt die wiederkehrenden, und geht dabei etwas schief, bekommen die Administratoren eine Aufgabe und eine Mail. Die Mails zu Rechnungen kommen aus Vorlagen je Anlass im Design Ihrer E-Mails. Wie Rechnungen in die Buchhaltung gelangen, steht unter Finanzen.
Zu den Angeboten03 Was sich ändert
Was ändert sich für Ihren Vertrieb?
Vorher
Die Rechnung ist der Schritt, der liegen bleibt. Zahlen leben in drei Programmen, das Abtippen frisst den Feierabend, offene Posten verlieren sich, und Mahnungen bleiben aus Unbehagen liegen.
Nachher
Das Projekt ist fertig, die Rechnung fast auch, sie entsteht aus den Daten, die schon da sind. Sie prüfen, Sie senden, fertig. Die Erinnerung ans Mahnen kommt vom System, nicht aus Ihrem schlechten Gewissen. Das Geld kommt früher.
04 Im laufenden System
Woran erkennen Sie, dass Ihr Geld pünktlich kommt?
Sie sehen auf einen Blick, was offen, bezahlt oder überfällig ist. Bei überfälligen Posten erinnert das Mahnwesen von selbst, wiederkehrende Rechnungen laufen automatisch, und bei vollständigen Absenderdaten trägt das PDF ZUGFeRD.
Eine Linie bis zum Geldeingang
In Octoserv ist die Rechnung bereits Teil der Plattform und wächst direkt aus Angebot und Projektzeiten. Kein Export, kein Datenabgleich, kein Bruch. Die durchgehende Kette Lead, Angebot, Rechnung liegt in einem System, und die E-Rechnung im Format ZUGFeRD oder XRechnung entsteht von selbst, sobald Ihre Absenderdaten vollständig sind, geprüft nach den amtlichen Regeln.
Sie haben verdient. Jetzt soll es auch ankommen.
05 In der Praxis
So sieht das in der Praxis aus.
Fall 01
Markus rechnet die erfassten Zeiten des Projekts direkt nach der Abnahme ab, noch am selben Tag.
Fall 02
Die Verwaltung sieht montags auf einen Blick alle überfälligen Rechnungen und lässt die Erinnerungen laufen.
Fall 03
Eine Agentur stellt ihre monatliche Betreuungspauschale als wiederkehrende Rechnung ein, einmal, für immer.
06 Häufige Fragen
Häufige Fragen zu den Rechnungen.
+Ich habe doch schon ein Rechnungsprogramm.
Dann kennen Sie das doppelte Abtippen. In Octoserv steht die Rechnung ohne diesen Umweg, denn die Daten aus Angebot und Projekt sind schon da.
+E-Rechnung klingt kompliziert.
Sobald Ihre Absenderdaten vollständig sind, trägt das PDF ZUGFeRD (EN 16931) und ist maschinenlesbar. Mit Käuferreferenz oder Leitweg-ID geht zusätzlich eine XRechnung 3.0 hinaus. Vor dem Versand prüft Octoserv die Pflichtangaben und die amtlichen Prüfregeln der KoSIT und nennt jeden Fehler im Klartext, zum Beispiel wenn die Summe nicht zu den Positionen passt.
+Mahnen liegt mir nicht.
Genau deshalb erinnert Sie das System, freundlich und rechtzeitig, ohne dass Sie den unangenehmen ersten Schritt selbst machen müssen. Es mahnt in drei Stufen, vorgegeben 7, 14 und 21 Tage nach Fälligkeit, automatisch oder von Hand. Auf Wunsch wird jede Mahnung ein eigener Beleg mit Nummer und PDF, mit Mahngebühr je Stufe und Verzugszinsen nach § 288 BGB.
+Können wir wiederkehrende Leistungen automatisch abrechnen?
Ja. Wiederkehrende Rechnungen stellen Sie einmal ein, danach erzeugt Octoserv sie automatisch im gewählten Rhythmus.
+Kommt das auch in unserer Buchhaltung an?
Jede Rechnung wird nach der Finalisierung unveränderlich gespeichert, jeder Schritt danach steht im Protokoll, sie wird als PDF versendet, und Zahlungen werden am Vorgang erfasst. Das Modul Finanzen kann fertige Rechnungen nach Lexware Office übertragen und einen DATEV-Export vorbereiten, Näheres steht dort.
07 Verwandte Funktionen