Funktion · Lizenzmanager
Was zahlen wir eigentlich, und wann läuft welche Lizenz aus?
Der Lizenzmanager führt alle Software-Lizenzen an einer Stelle, mit Kosten, Zahlungsintervall, Ablaufdatum, Anbieter und Status. Eine Übersicht zeigt, was aktiv ist, was bald ausläuft und was abgelaufen ist. Keine Verlängerung mehr, die jemand übersieht.
Tim soll kurzfristig sagen, welche Tools das Unternehmen bezahlt und wann was ausläuft. Die Antwort steckt in einer alten Tabelle, in zwei Postfächern und im Kopf eines Kollegen, der gerade im Urlaub ist. Eine wichtige Lizenz ist unbemerkt abgelaufen, ein Dienst lief ungenutzt weiter, und der Lizenzcode liegt irgendwo in einem Chatverlauf. Niemand hat böswillig geschlampt, es gab nur nie einen Ort, an dem alles zusammenläuft.
Was, wenn eine Antwort dreißig Sekunden dauerte?
Keine verstreuten Keys, keine verpassten Verlängerungen, sondern ein Register, das Status, Ablaufdatum und Kosten jeder Lizenz an einem Ort zeigt.
01 Was der Lizenzmanager tut
Octoserv führt alle Lizenzen in einem Register zusammen.
Jede Lizenz wird mit ihren wichtigen Feldern erfasst, Bezeichnung, Lizenzcode, Kategorie, Kosten mit Zahlungsintervall und Währung, Ablauf- und Kaufdatum, Anbieter samt URL, Status und ein Notizfeld. Vier Kacheln zeigen, wie viele Lizenzen laufen, wie viele bald ablaufen, wie viele abgelaufen sind und was die Lizenzen im Jahr kosten (Währungen getrennt aufgerechnet, nicht umgerechnet). Gekündigte Lizenzen bleiben als Status zum Nachschlagen in der Liste. Ein gelber Hinweis oben nennt die Lizenzen, die bald ablaufen.
Freitextsuche sowie Kategorie- und Statusfilter lassen sich kombinieren, Spalten sind sortierbar. Der Lizenzcode liegt verschlüsselt und erscheint nur auf Klick, 30 Sekunden lang; der Kopierknopf leert die Zwischenablage nach 30 Sekunden wieder. Jedes Anzeigen und Kopieren steht im Journal der Lizenz, ohne den Code. Verträge, Rechnungen und Zertifikate hängen Sie als Dateien an die Lizenz, bis zu 20 je Lizenz. Ein CSV-Export liefert die Liste so, wie sie gefiltert ist, nie mit den Lizenzcodes. Der Zugriff ist berechtigungsgesteuert, der Bereich erscheint nur für Nutzer mit entsprechender Berechtigung, Administratoren haben ihn standardmäßig.
02 Der Platz im System
Wie fügt sich der Lizenzmanager in die Drehscheibe?
Der Lizenzcode liegt im Register statt in einem Chatverlauf. Die Schlüssel Ihrer Anbindungen pflegen Sie dagegen zentral unter Einstellungen, API-Schlüssel.
Eine tägliche Prüfung am Morgen legt eine Aufgabe an und schickt eine Mail, wenn eine Lizenz in die eingestellte Tageszahl kommt, ab Werk 30 und 7 Tage vor dem Ablauf, bis zu fünf Zahlen sind einstellbar. Bei sieben Tagen oder weniger kommt eine Nachricht in der Glocke hinzu. Der Lizenzmanager gehört nicht zu Core, in Pro und Enterprise ist er ein Zusatzmodul.
Zum Connector03 Was sich ändert
Was ändert sich für Ihren Vertrieb?
Vorher
Lizenzschlüssel und Verträge über Tabellen, Mails und Notizen verteilt. Verlängerungen werden verpasst, Kosten sind unklar, Keys schwer auffindbar.
Nachher
Ein Register für alle Lizenzen, mit Status, Ablaufdatum und Kosten. Verlängerungen kündigen sich an, die Jahreskosten sind sichtbar, der Lizenzcode ist mit einem Klick kopiert.
04 Im laufenden System
Woran sehen Sie, dass nichts unbemerkt ausläuft?
Sie sehen jede Lizenz mit Kategorie, Kosten, Ablaufdatum und Status in einer Liste, und vier Kacheln zeigen laufende, bald ablaufende und abgelaufene Lizenzen sowie die Kosten pro Jahr. Was demnächst ausläuft, steht nicht mehr im Verborgenen.
Da, wo ohnehin gearbeitet wird
Klassische CRM-Systeme verwalten Kunden, nicht die eigenen Software-Lizenzen. Für diesen Zweck greifen Unternehmen sonst zu Tabellen oder einem weiteren Extra-Tool. In Octoserv liegt der Lizenzmanager dort, wo ohnehin gearbeitet wird, berechtigungsgesteuert und ohne zusätzliches System. Eine Tabelle warnt nicht vor Abläufen und liegt selten dort, wo gearbeitet wird, der Lizenzmanager schon.
Eine Tabelle lagert. Ein Register warnt.
05 In der Praxis
So sieht das in der Praxis aus.
Fall 01
Zum Quartalsende will die Geschäftsführung die laufenden Tool-Kosten sehen, ein Filter auf Status aktiv, die Kachel mit den Kosten pro Jahr und ein CSV-Export genügen.
Fall 02
Eine Software wird neu eingerichtet, der Lizenzcode wird gebraucht, ein Klick zeigt und kopiert ihn, ohne Suche im Postfach.
Fall 03
Eine Lizenz nähert sich dem Ablauf, sie steht bei den bald fälligen und wird rechtzeitig verlängert.
06 Häufige Fragen
Häufige Fragen zum Lizenzmanager.
+Dafür reicht doch eine Tabelle.
Eine Tabelle warnt nicht vor Abläufen, ist nicht berechtigungsgesteuert und liegt selten dort, wo gearbeitet wird. Der Lizenzmanager schon.
+Wer darf das sehen?
Nur Nutzer mit zugewiesener Berechtigung, Administratoren standardmäßig. Sensible Keys bleiben geschützt.
+Welche Felder werden erfasst?
Unter anderem Bezeichnung, Lizenzcode, Kategorie, Kosten mit Intervall und Währung, Ablauf- und Kaufdatum, Anbieter, Status und Notizen.
+Kann ich den Bestand exportieren?
Ja. Der CSV-Export liefert die Liste so, wie Suche und Filter sie gerade zeigen. Die Lizenzcodes sind nie darin, und jeder Export steht im Journal.
+Wie komme ich schnell an einen Schlüssel?
Ein Klick zeigt den Lizenzcode 30 Sekunden lang, ein zweiter Knopf kopiert ihn; die Zwischenablage wird nach 30 Sekunden geleert. Wer ihn sehen darf, regelt das Recht „Lizenzcodes anzeigen“.