Funktion · Lizenzen
Was zahlen wir eigentlich, und wann läuft welche Lizenz aus?
Der Lizenzmanager führt alle Software-Lizenzen an einer Stelle, mit Kosten, Zahlungsintervall, Ablaufdatum, Anbieter und Status. Eine Übersicht zeigt, was aktiv ist, was bald ausläuft und was abgelaufen ist. Keine Verlängerung mehr, die jemand übersieht.
Tim soll kurzfristig sagen, welche Tools das Unternehmen bezahlt und wann was ausläuft. Die Antwort steckt in einer alten Tabelle, in zwei Postfächern und im Kopf eines Kollegen, der gerade im Urlaub ist. Eine wichtige Lizenz ist unbemerkt abgelaufen, ein Dienst lief ungenutzt weiter, und der API-Key für die Anbindung liegt irgendwo in einem Chatverlauf. Niemand hat böswillig geschlampt, es gab nur nie einen Ort, an dem alles zusammenläuft.
Was, wenn eine Antwort dreißig Sekunden dauerte?
Keine verstreuten Keys, keine verpassten Verlängerungen, sondern ein Register, das Status, Ablaufdatum und Kosten jeder Lizenz an einem Ort zeigt.
01 Was Lizenzen tut
Octoserv führt alle Lizenzen in einem Register zusammen.
Jede Lizenz wird mit ihren wichtigen Feldern erfasst, Bezeichnung, Lizenzcode oder API-Key, Kategorie, Kosten mit Zahlungsintervall, Ablauf- und Kaufdatum, Anbieter samt URL, Status und ein Notizfeld. Eine Übersicht mit Statistikkarten zeigt Gesamtzahl sowie aktive, abgelaufene und gekündigte Lizenzen auf einen Blick. Freitextsuche sowie Kategorie- und Statusfilter lassen sich kombinieren, Spalten sind sortierbar. Ein Klick kopiert den Lizenzcode, und ein CSV-Export gibt den gesamten Bestand aus. Der Zugriff ist berechtigungsgesteuert, der Bereich erscheint nur für Nutzer mit entsprechender Berechtigung, Administratoren haben ihn standardmäßig.
02 Der Platz im System
Wie fügt sich der Lizenzmanager in die Drehscheibe?
Der API-Key für eine Anbindung liegt dort, wo Sie ihn brauchen, statt in einem Chatverlauf.
Und eine Regel kann Sie erinnern, bevor eine wichtige Lizenz ausläuft. Zu den Automation-Regeln →
Zum Connector03 Was sich ändert
Was ändert sich für Ihren Vertrieb?
Vorher
Lizenzschlüssel und Verträge über Tabellen, Mails und Notizen verteilt. Verlängerungen werden verpasst, Kosten sind unklar, Keys schwer auffindbar.
Nachher
Ein Register für alle Lizenzen, mit Status, Ablaufdatum und Kosten. Verlängerungen kündigen sich an, ungenutzte Dienste fallen auf, der passende Key ist mit einem Klick kopiert.
04 Im laufenden System
Woran sehen Sie, dass nichts unbemerkt ausläuft?
Sie sehen jede Lizenz mit Kategorie, Kosten, Ablaufdatum und Status in einer Liste, und die Statuskarten zeigen aktive, bald fällige und abgelaufene Lizenzen auf einen Blick. Was demnächst ausläuft, steht nicht mehr im Verborgenen.
Da, wo ohnehin gearbeitet wird
Klassische CRM-Systeme verwalten Kunden, nicht die eigenen Software-Lizenzen. Für diesen Zweck greifen Unternehmen sonst zu Tabellen oder einem weiteren Extra-Tool. In Octoserv liegt der Lizenzmanager dort, wo ohnehin gearbeitet wird, berechtigungsgesteuert und ohne zusätzliches System. Eine Tabelle warnt nicht vor Abläufen und liegt selten dort, wo gearbeitet wird, der Lizenzmanager schon.
Eine Tabelle lagert. Ein Register warnt.
05 In der Praxis
So sieht das in der Praxis aus.
Fall 01
Zum Quartalsende will die Geschäftsführung die laufenden Tool-Kosten sehen, ein Filter auf Status aktiv und ein CSV-Export genügen.
Fall 02
Eine Anbindung wird eingerichtet, der API-Key wird gebraucht, ein Klick kopiert ihn, ohne Suche im Postfach.
Fall 03
Eine Lizenz nähert sich dem Ablauf, sie steht bei den bald fälligen und wird rechtzeitig verlängert.
06 Häufige Fragen
Häufige Fragen zu Lizenzen.
+Dafür reicht doch eine Tabelle.
Eine Tabelle warnt nicht vor Abläufen, ist nicht berechtigungsgesteuert und liegt selten dort, wo gearbeitet wird. Der Lizenzmanager schon.
+Wer darf das sehen?
Nur Nutzer mit zugewiesener Berechtigung, Administratoren standardmäßig. Sensible Keys bleiben geschützt.
+Welche Felder werden erfasst?
Unter anderem Bezeichnung, Lizenzcode oder API-Key, Kategorie, Kosten mit Intervall, Ablauf- und Kaufdatum, Anbieter, Status und Notizen.
+Kann ich den Bestand exportieren?
Ja, ein CSV-Export gibt den gesamten Lizenzbestand aus.
+Wie komme ich schnell an einen Schlüssel?
Ein Klick kopiert den Lizenzcode oder API-Key in die Zwischenablage.
07 Verwandte Funktionen