Funktion · Formular-Editor
Der Interessent füllt um zehn Uhr abends das Formular aus und wartet bis übermorgen.
Sie gestalten Ihre Formulare selbst, genau nach Bedarf. Trägt sich jemand ein, entsteht automatisch ein Kontakt, mit Score. Ist die E-Mail-Adresse schon bekannt, ergänzt Octoserv den vorhandenen Kontakt, statt einen zweiten anzulegen. Und der Eingang bleibt kein toter Datensatz: Er kann einen Ablauf starten, eine Mail auslösen, den Vertrieb informieren.
Tim macht Inside Sales. Die Formulare auf der Website sammeln Anfragen, das schon. Aber die landen in einer Export-Datei, die jemand morgens durchgeht. Manche Anfrage steht doppelt drin, weil sich derselbe Interessent zweimal gemeldet hat, und Tim ruft zweimal an, peinlich.
Andere Anfragen sind Tage alt, bevor sie überhaupt jemand sieht. Der Interessent, der abends um zehn ein Formular ausfüllt, wartet bis übermorgen auf Antwort. Tim ist schnell. Sein Eingang ist es nicht. Es ist nicht Faulheit, es ist das System.
Was, wenn jeder Eingang sofort zum sauberen Kontakt würde?
Kein Export, keine Wartezeit bis übermorgen, sondern ein Eingang, der sich selbst zum bewerteten Kontakt macht und direkt den nächsten Schritt anstößt.
01 Was Formular-Editor tut
Octoserv macht aus dem Formular einen Einstieg, keinen Ablageort.
Sie gestalten Ihre Formulare selbst, genau nach Bedarf. Trägt sich jemand ein, entsteht automatisch ein Kontakt, mit Score. Ist die E-Mail-Adresse schon bekannt, ergänzt Octoserv den vorhandenen Kontakt, statt einen zweiten anzulegen. Und der Eingang bleibt kein toter Datensatz: Er kann einen Ablauf starten, eine Mail auslösen, den Vertrieb informieren. Aus einem ausgefüllten Feld wird eine Handlung, sofort, in einem System. Dasselbe Formular erscheint als eigene Seite, im iFrame, als Code oder Web Component auf Ihrer Website und als Baustein einer Landingpage. Neben einfachen Feldern gibt es Bausteine für Fragebogen mit Einschätzung, Terminwunsch, Berechnung, Produkte, Unterschrift und Zahlung, dazu mehrere Sprachen, mehrseitige Formulare mit Zwischenspeichern (der Link gilt 14 Tage), Regeln nach Antwort und Fristen zum Schwärzen und Löschen. Zugangsdaten gehen verschlüsselt direkt in den Tresor der Firma. Ein Bericht zeigt je Formular, wie viele Besucher es gesehen, begonnen und abgeschickt haben und wo sie aussteigen. Wer der Besucherstatistik zugestimmt hat, dem ordnet Octoserv nach dem Absenden seine bisherigen Seitenbesuche zu.
Bots bleiben draußen: Je Formular wählen Sie im Editor in der Karte „Schutz“ den Captcha-Anbieter, Friendly Captcha ist einer davon. Den Standard für alle Formulare legen Sie unter Einstellungen › Anmeldung und Formulare fest, dort auch, ob Friendly Captcha weltweit oder über den EU-Endpunkt arbeitet. Den geheimen Schlüssel tragen Sie im zentralen Schlüsseldialog ein. Das Captcha-Skript lädt nur auf Formularen, die diesen Anbieter nutzen. Dieselbe Einstellung gilt für Formulare in Landingpages, für den Support im Chat und für die Datenanfrage.
Dateien werden geprüft: Was Fremde über Formulare, Landingpages, die externe Schnittstelle für Kontaktdateien oder den Support hochladen, prüft Octoserv jede Minute mit ClamAV auf Viren. Bis das Ergebnis da ist, bleibt die Datei gesperrt: kein Download, keine Vorschau, kein Link, kein ZIP, kein Anhang. Bei einem Fund geht sie in Quarantäne und trägt den Vermerk „Gesperrt: Virus gefunden“ samt Name. Der Fund steht im Journal, und eine Meldung in der Glocke geht an den Kontaktinhaber, sonst an den Dateiinhaber, sonst an die Administratoren. Ist der Prüfdienst einmal nicht erreichbar, steht die Datei auf „Noch nicht geprüft“ und wird erneut versucht, zuerst nach einer Minute, später in größeren Abständen bis zu sechs Stunden. Ungeprüft wird nie freigegeben. Dateien über 25 MB gehen nicht an den Scanner und bleiben zurückgehalten, Dateien, die Mitarbeiter selbst hochladen, werden nicht geprüft. Der Zustand steht auf der Karte „Virenprüfung“ unter Einstellungen, Cron.
02 Der Platz im System
Wie fügt sich der Formular-Editor in die Drehscheibe?
Der Eingang erzeugt direkt einen bewerteten Kontakt: Das Scoring des Live-Rankings greift vom ersten Moment, und ein vorhandener Kontakt mit derselben E-Mail-Adresse wird ergänzt statt doppelt angelegt. Ähnliche Kontakte unter anderer Adresse erkennt die Dubletten-Prüfung als Fall, über den ein Mensch entscheidet.
Der ausgelöste Ablauf läuft im Workflows-Cockpit weiter, und im Rahmen einer Kampagne wird das Formular zum Auslöser eines Ablaufs. Zu den Kampagnen →
Zur Kontaktbasis03 Was sich ändert
Was ändert sich für Ihren Vertrieb?
Vorher
Formulareingänge sammeln sich, roh und unsortiert. Dubletten schleichen sich ein, Daten müssen exportiert und verteilt werden. Zwischen dem Ausfüllen und der ersten Reaktion vergeht Zeit, in der der Lead abkühlt.
Nachher
Der Eingang wird sofort zum Kontakt, bewertet und einem vorhandenen Kontakt zugeordnet, wenn die Adresse bekannt ist. Ein Prozess kann direkt anspringen: Bestätigung raus, Vertrieb informiert, nächster Schritt eingeleitet. Aus dem Formular wird ein Einstieg, kein Ablageort.
04 Im laufenden System
Woran erkennen Sie, dass hinter dem Eingang etwas passiert?
Nach dem Absenden läuft die Kette sichtbar ab: Kontakt angelegt, Dublette geprüft, Score berechnet, Bestätigung gesendet, Vertrieb informiert. Aus einem ausgefüllten Feld wird ohne Handarbeit eine Handlung.
Erfassen, bewerten, handeln, in einem Schritt
In Octoserv sind Formular, Dubletten-Prüfung, Scoring und Folgeablauf bereits Teil der Plattform, statt über mehrere Bausteine und Konnektoren verbunden zu werden. Der Eingang erzeugt direkt einen bewerteten Kontakt, oder ergänzt den vorhandenen, und kann sofort einen Ablauf starten. Kein Zusammenstückeln, nur einschalten.
Jedes Formular ein Lead-Einstieg.
05 In der Praxis
So sieht das in der Praxis aus.
Fall 01
Ein Interessent füllt nachts das Kontaktformular aus, Octoserv legt den Kontakt an und schickt automatisch die Eingangsbestätigung.
Fall 02
Ein bestehender Kunde meldet sich erneut, statt einer Dublette wird sein vorhandener Kontakt ergänzt.
Fall 03
Ein Formular-Eingang startet direkt den passenden Ablauf und informiert den zuständigen Kollegen.
Im Video
Die Lindenquell Haustechnik, Folge für Folge.
Eine erfundene Firma löst am echten Bildschirm von Octoserv eine Aufgabe aus dem Alltag. Jede Folge mit Untertiteln und einer Übung zum Nachmachen.
06 Häufige Fragen
Häufige Fragen zum Formular-Editor.
+Formulare hat unsere Website schon.
Aber was passiert danach? In Octoserv wird der Eingang sofort zum bewerteten Kontakt und startet den nächsten Schritt.
+Wir haben ständig doppelte Datensätze.
Meldet sich jemand mit einer bekannten E-Mail-Adresse erneut, ergänzt Octoserv den vorhandenen Kontakt, statt einen zweiten anzulegen. Ähnliche Kontakte unter anderer Adresse erkennt die Dubletten-Prüfung, und Sie entscheiden, ob zusammengeführt wird.
+Kann ich die Formulare selbst gestalten?
Ja. Der Editor baut per Drag and Drop eigene Formulare, genau nach Ihrem Bedarf, mit Vorlagen für acht Zwecke von Kontakt bis Bewerbung.
+Was kann ein Eingang auslösen?
Einen Ablauf, eine Bestätigungsmail, eine Info an den Vertrieb, den nächsten Schritt. Aus einem ausgefüllten Feld wird direkt eine Handlung.
+Wird der Kontakt sofort bewertet?
Ja. Jeder Eingang erzeugt einen Kontakt mit Score, sodass Sie sofort sehen, wie heiß die Anfrage ist.
+Wie schützt Octoserv Formulare vor Bots?
Je Formular wählen Sie einen Captcha-Anbieter, zum Beispiel Friendly Captcha mit weltweitem oder EU-Endpunkt. Zusätzlich erkennt die Spam-Prüfung unechte Kontakte im Bestand.
+Was passiert mit Dateien, die über ein Formular hochgeladen werden?
Octoserv prüft sie mit ClamAV auf Viren. Bis zum Ergebnis sind sie gesperrt, bei einem Fund kommen sie in Quarantäne, und der Kontaktinhaber, sonst der Dateiinhaber oder die Administratoren, wird benachrichtigt.
07 Verwandte Funktionen