Funktion · Import/Export
Ein schlechter Import lebt jahrelang in Ihrem System weiter.
Der Import liest CSV- und Excel-Dateien und bringt Kontakte, Firmen, Deals und Produktbeziehungen nach Octoserv, der Export schreibt Listen als CSV oder Excel wieder heraus. Ein Testlauf zeigt vorher, welche Zeilen neu sind, welche es schon gibt und welche Fehler haben, und er schreibt nichts. Ein fertiger Import lässt sich mit einem Klick zurücknehmen.
Bea führt eine Agentur und ist selbst der Flaschenhals. Die alte Kontaktliste liegt in drei Excel-Dateien, jede mit eigenen Spalten, halb doppelt, halb veraltet. Beim letzten Systemwechsel hat sie einfach alles importiert und danach monatelang mit Karteileichen und Dubletten gekämpft.
Jede Serienmail ging doppelt raus, jede Auswertung war schief. Sie hat gelernt, dass ein schlechter Import jahrelang nachwirkt. Aber die Daten von Hand zu putzen, dafür hat sie keine Zeit, sie ist ja schon der Engpass. Das ist nicht Schlamperei, sondern das System: Werkzeuge, die alles schlucken, auch den Müll.
Was, wenn nur Sauberes hereinkäme?
Kein Aufräumen im Nachhinein, kein Misstrauen gegen die eigene Liste, sondern ein Import, den Sie vorher testen und im Zweifel zurücknehmen können und der fehlerhafte Zeilen nennt, statt sie zu übernehmen.
01 Was Import und Export tut
Octoserv zeigt Ihnen vorher, was ein Import tun würde.
Import und Export bringen Datensätze per Datei nach Octoserv hinein und wieder heraus. Die Datei darf CSV oder Excel (.xlsx) sein, bis 20 MB und 100.000 Zeilen; Zeichensatz und Trennzeichen erkennt Octoserv selbst. Octoserv schlägt für jede Spalte ein Ziel vor, Sie korrigieren es, und die Zuordnung lässt sich unter einem Namen speichern.
Die Funktion eignet sich für die erste große Migration aus einem Altsystem, für die laufende Pflege und für Dateien, die regelmäßig aus einem anderen System kommen: Eine externe Nummer, etwa die Kundennummer aus dem Warenwirtschaftssystem, findet dieselben Kontakte beim nächsten Import wieder. Für den laufenden Abgleich mit einem anderen System gibt es den Connector. Je Feld legen Sie fest, ob der Wert aus der Datei den vorhandenen ersetzt, nur eine Lücke füllt oder stehen bleibt. Wer sich abgemeldet hat, ist geschützt: Ein Import hebt eine Abmeldung nie auf. Eine Einwilligung hält der Import nur fest, wenn Sie angeben, worauf sie beruht, und Flows starten für importierte Kontakte nur, wenn Sie es einschalten. Der Export wiederum lässt Sie Spalten, Kopfzeile (lesbare Namen oder technische Schlüssel) und Format wählen, enthält nur, was Sie sehen dürfen, und steht mit Filter und Feldern im Journal. Import und Export sind eigene Rechte und gehören zum Grundumfang jeder Edition. Ihre Datenbasis bleibt belastbar, von Anfang an und dauerhaft.
02 Der Platz im System
Wie fügt sich Import/Export in die Drehscheibe?
Die importierten Daten landen direkt in derselben Umgebung, in der Ihre Module ohnehin zusammenarbeiten, ohne Umweg über ein zweites Werkzeug.
Doppelungen, die der Import nicht an E-Mail oder Nummer erkennt, meldet danach die Dubletten-Prüfung als Fall. Zu Kontakte & Firmen →
Zum Connector03 Was sich ändert
Was ändert sich für Ihren Vertrieb?
Vorher
Daten kommen roh und doppelt herein, und der Dreck lebt monatelang im System weiter. Bea misstraut ihren eigenen Auswertungen, jeder Import ist ein Risiko.
Nachher
Ein Testlauf zeigt vorher neue, vorhandene und fehlerhafte Zeilen, vorhandene Kontakte werden an E-Mail oder Nummer erkannt, und eine falsche Datei nimmt Bea mit einem Klick zurück. Und wenn sie Daten herausgeben muss, wählt sie Spalten und Format selbst.
04 Im laufenden System
Woran sehen Sie, dass nur Sauberes hereinkommt?
Das Ergebnisprotokoll nennt je Zeile, ob der Kontakt angelegt, aktualisiert, übersprungen, geschützt oder mit einem Fehler abgelehnt wurde. Zeilen mit Fehlern werden nicht übernommen, und eine Liste der Probleme nennt Zeile, Feld und Grund.
Testlauf und Rücknahme sind an Bord
Import/Export ist von Haus aus Teil der Plattform, mit Testlauf, Ergebnisprotokoll und Rücknahme, kein separates Werkzeug, das Sie erst anbinden. Die importierten Daten landen direkt in derselben Umgebung, in der Ihre Module ohnehin zusammenarbeiten. Rein und raus, nachvollziehbar, in einem System.
Erst testen, dann importieren, im Zweifel zurücknehmen.
05 In der Praxis
So sieht das in der Praxis aus.
Fall 01
Eine Agentur importiert drei uneinheitliche Excel-Listen nacheinander. Die Spaltenzuordnung ist gespeichert, vorhandene Kontakte erkennt der Import an E-Mail oder Nummer, und die Dubletten-Prüfung meldet den Rest als Fall.
Fall 02
Ein Team exportiert die Kontakte einer Ansicht als Excel-Datei für eine externe Auswertung und wählt vorher die Spalten.
Fall 03
Die Datei aus dem Warenwirtschaftssystem trägt eine externe Nummer. Beim nächsten Import findet Octoserv dieselben Kontakte wieder, auch wenn sich eine E-Mail-Adresse geändert hat.
06 Häufige Fragen
Häufige Fragen zu Import und Export.
+Meine alten Daten sind ein einziges Chaos.
Der Testlauf zeigt vorher, was neu ist, was es schon gibt und was fehlerhaft ist. Eine falsche Datei nehmen Sie mit einem Klick zurück: Neue Kontakte kommen in den Papierkorb, geänderte Werte werden auf den Stand davor gesetzt.
+Import bedeutet doch immer nachträgliches Aufräumen.
Der Import erkennt vorhandene Kontakte an E-Mail, Mobilnummer oder externer Nummer (zum Beispiel der Kundennummer aus Ihrem Warenwirtschaftssystem) und überspringt oder aktualisiert sie, statt sie doppelt anzulegen. Weitere Doppelungen meldet danach die Dubletten-Prüfung.
+Wie kommen die Daten rein und raus?
Per CSV- oder Excel-Datei, bis 20 MB und 100.000 Zeilen. Exportiert wird aus jeder Liste als CSV oder Excel. Für den laufenden Abgleich mit einem anderen System gibt es den Connector.
+Was passiert mit fehlerhaften Datensätzen?
Zeilen mit Fehlern, zum Beispiel einer ungültigen E-Mail-Adresse, werden nicht übernommen. Eine Liste der Probleme nennt Zeile, Feld und Grund.
+Kann ich meine Daten auch wieder herausbekommen?
Ja. Sie wählen Spalten, lesbare Namen oder technische Schlüssel für einen späteren Import und das Format CSV oder Excel. Die Datei bleibt sieben Tage erhalten, und jeder Export steht im Journal.
07 Verwandte Funktionen