Funktion · Kalender-Sync
Der Außendienstler sitzt doppelt gebucht beim falschen Kunden, weil ein Kalender die Änderung verschlafen hat.
Octoserv synchronisiert Ihre Termine mit Google, Outlook und jedem CalDAV-Kalender, zum Beispiel Nextcloud, ownCloud, Synology oder iCloud. Vorgegeben ist der Abgleich in beide Richtungen. Was Sie hier eintragen, steht dort. Was dort entsteht, steht hier. Kein Doppeleintrag, kein Abtippen, kein „ich schau nochmal im anderen Kalender".
Sandra, Vertriebsleiterin, plant für ihr Team. Morgens im CRM ein Termin, mittags im Outlook verschoben, abends privat noch einer in Google. Am nächsten Tag sitzt ein Außendienstler doppelt gebucht beim falschen Kunden, weil ein Kalender die Verschiebung nicht mitbekommen hat. Sandra telefoniert Entschuldigungen hinterher. Sie hat nichts falsch gemacht, sie hat drei Kalender geführt, die nicht miteinander reden. Das kostet Vertrauen, jeden Tag ein bisschen. Das ist nicht Schlamperei, sondern das System.
Was, wenn eine Verschiebung überall stimmen würde?
Keine drei Kalender mit drei Wahrheiten, kein Nachziehen von Hand, sondern ein Stand, der sich in beide Richtungen automatisch abgleicht, egal wo Sie ihn ändern.
01 Was Kalender-Sync tut
Octoserv hält alle Kalender auf einem Stand.
Octoserv synchronisiert Ihre Termine mit Google, Outlook und jedem CalDAV-Kalender, zum Beispiel Nextcloud, ownCloud, Synology oder iCloud. Vorgegeben ist der Abgleich in beide Richtungen. Was Sie hier eintragen, steht dort. Was dort entsteht, steht hier. Kein Doppeleintrag, kein Abtippen, kein „ich schau nochmal im anderen Kalender". Sie arbeiten weiter im gewohnten Kalender, Octoserv hält alles auf einem Stand. Je Verbindung stellen Sie die Richtung ein: in beide Richtungen, nur von Octoserv nach außen oder nur von außen nach Octoserv. Der Kalender-Sync gehört zum Umfang von Pro und Enterprise.
02 Der Platz im System
Wie fügt sich der Kalender-Sync in die Drehscheibe?
Der Sync steht hinter den Terminen: Was am Kontakt und Vorgang entsteht, erscheint in Ihrem gewohnten Kalender und umgekehrt. Externe Termine erkennen Sie am grünen Rand links, und jeder Mitarbeiter hat einen eigenen Farbpunkt.
Auch Termine aus dem Terminplaner stehen so ohne Umweg im richtigen Kalender. Ein gesendeter Terminvorschlag belegt seine Zeiten dort als vorläufig, damit niemand dieselbe Zeit vergibt, und erst der bestätigte Termin wird ein echter Eintrag.
Ein Kalender gehört genau einem Benutzer. Ein Termin wird je Kalender nur einmal geschrieben. Legt der Kalender nachträglich einen zweiten Eintrag mit gleichem Titel und gleicher Zeit an, hängt Octoserv ihn nicht an denselben Termin, und löschen Sie diesen Doppelgänger, bleibt Ihr Termin erhalten. Beim Verbinden trägt Octoserv die Termine der letzten und der nächsten 90 Tage nach, ein Administrator kann Kalender für Mitarbeiter verbinden, und ein Fehler steht bei der Verbindung des betroffenen Kollegen statt beim Speichernden.
Zu den Terminen03 Was sich ändert
Was ändert sich für Ihren Vertrieb?
Vorher
Mehrere Kalender, mehrere Wahrheiten. Jede Änderung muss man von Hand nachziehen. Man vertraut keinem davon ganz, und Doppelbuchungen kosten Nerven und Ansehen.
Nachher
Ein Stand, überall. Sie verschieben einmal, und es stimmt für alle. Die Frage, in welchem Kalender das jetzt richtig steht, stellt sich nicht mehr.
04 Im laufenden System
Woran erkennen Sie, dass wirklich alles stimmt?
Sie verschieben einen Termin in Octoserv, und derselbe Eintrag steht kurz darauf in Outlook, Google und Nextcloud, mit demselben Stand. Zwei-Wege heißt: Änderungen wandern in beide Richtungen, nicht nur einseitig.
Offene Standards statt Insellösung
Der Sync ist Teil der Plattform. Google und Microsoft werden einmal auf Plattformebene angebunden, Nextcloud und andere Server über den offenen Standard CalDAV, dort trägt jeder Benutzer seine eigenen Zugangsdaten ein. Danach verbindet jeder seinen eigenen Kalender selbst. Zwei-Wege-Abgleich heißt: Änderungen wandern in beide Richtungen, ein Stand statt zweier halber.
Einmal verschieben, überall stimmt es.
05 In der Praxis
So sieht das in der Praxis aus.
Fall 01
Sandra verschiebt einen Kundentermin in Octoserv, der Außendienst sieht es sofort im Outlook.
Fall 02
Bea pflegt privat in Google, das Team in Nextcloud, Octoserv hält beide sauber getrennt und aktuell.
Fall 03
Ein extern gebuchter Termin erscheint automatisch in Octoserv, ohne dass jemand ihn abtippt.
06 Häufige Fragen
Häufige Fragen zum Kalender-Sync.
+Wir nutzen Nextcloud, nicht Google.
Genau dafür ist CalDAV da. Jeder Benutzer trägt seine eigenen Zugangsdaten ein, eine zentrale Einrichtung ist dafür nicht nötig. Google und Outlook richten Sie einmal auf Plattformebene ein.
+Sync-Lösungen fallen doch immer irgendwann aus dem Takt.
Zwei-Wege-Abgleich heißt: Änderungen wandern in beide Richtungen, nicht nur einseitig. Aus Octoserv geht eine Änderung sofort nach außen, von außen holt Octoserv sie alle 5 Minuten. Ein Fehler steht bei der Verbindung des betroffenen Benutzers, nicht beim Speichernden.
+Muss ich meinen gewohnten Kalender aufgeben?
Nein. Sie arbeiten weiter im gewohnten Kalender, Octoserv hält ihn nur mit den anderen auf einem Stand.
+Welche Kalender werden unterstützt?
Google, Outlook und jeder CalDAV-Kalender, zum Beispiel Nextcloud, ownCloud, Synology oder iCloud. Sie können mehrere gleichzeitig verbinden.
+Was passiert bei einer Verschiebung?
Sie verschieben einmal, und der neue Stand gilt überall, ohne dass Sie ihn irgendwo nachziehen müssen. Sagen Sie einen Termin im externen Kalender ab, entfernt Octoserv die zugehörige Aufgabe, und der Besitzer des Kalenders bekommt eine Mail.
07 Verwandte Funktionen