Funktion · Projekte
Am Monatsende tippen Sie Stunden aus der Tabelle ab und hoffen, nichts zu vergessen.
Octoserv bringt Projekte auf Kanban-Boards, auf denen Sie Aufgaben sehen, bewegen und dem Team zuweisen. Die Zeiterfassung läuft direkt an der Aufgabe, jede Stunde landet dort, wo sie hingehört. Aus dem Projekt heraus erzeugen Sie mit „Zeiten abrechnen“ einen Rechnungsentwurf, ohne die erfassten Zeiten von Hand in ein anderes Tool zu übertragen.
Bea koordiniert in ihrer Agentur ein Kundenprojekt. Die Aufgaben stehen in einem Board-Tool, die Zeiten schreiben die Kollegen in eine Excel-Tabelle, die Rechnung baut sie am Monatsende in einem dritten Programm. Am 30. sitzt sie abends da und tippt Stunden aus der Tabelle ab, sucht, welche Aufgabe abrechenbar war, und hofft, dass sie nichts vergisst.
Zwei Positionen fallen ihr erst Tage später ein, Umsatz, der einfach verdampft. Am Ende weiß sie nicht, ob das Projekt profitabel war. Es war nicht Faulheit, sondern das System: Zwischen Aufgabe, Zeit und Rechnung lagen drei getrennte Welten.
Was, wenn die Rechnung aus dem Projekt selbst entstünde?
Kein Abtippen, kein Suchen nach abrechenbaren Aufgaben, sondern ein Board, an dem die Zeit erfasst wird, und eine Rechnung, die aus genau diesen Zeiten wächst.
01 Was Projekte tut
Octoserv führt das Projekt von der Aufgabe bis zum Geld.
Octoserv bringt Projekte auf Kanban-Boards, auf denen Sie Aufgaben sehen, bewegen und dem Team zuweisen. Die Zeiterfassung läuft direkt an der Aufgabe, jede Stunde landet dort, wo sie hingehört. Aus dem Projekt heraus erzeugen Sie mit „Zeiten abrechnen“ einen Rechnungsentwurf, ohne die erfassten Zeiten von Hand in ein anderes Tool zu übertragen. So schließt sich der Kreis von der Planung bis zur Abrechnung an einem Ort, ohne Umweg und ohne Übertragungsfehler.
Beim Anlegen bestimmen Sie das Team, mit einer Rolle für alle Gewählten (Mitglied, Manager oder Betrachter), die Sie später je Person ändern. Wer das Projekt anlegt, ist der Leiter. Neben dem Board gibt es die Liste und einen Zeitstrahl, der je Person Lücken und Überlappungen zeigt, Aufgaben mit Checkliste, Kommentaren und Dateien und einen Zeitgeber, der als Uhr über jeder Seite mitläuft. Projekte sind ein Zusatzmodul in Pro und Enterprise.
02 Der Platz im System
Wie fügt sich das Projekt in die Drehscheibe?
Das Projekt ist der Schritt zwischen Zusage und Abrechnung: Wird ein Angebot angenommen, kann ein Ablauf eine Aufgabe in einem bestehenden Projekt anlegen, und die erfassten Zeiten werden zum Rechnungsentwurf.
Weil Board, Zeiten und Rechnung Teil derselben Plattform sind, wird die erfasste Stunde ohne Umweg zur Rechnungsposition. Zu den Rechnungen →
Mit „Zeiten abrechnen“ wählen Sie die abrechenbaren, noch nicht abgerechneten Zeiten, und daraus wird ein Rechnungsentwurf, je Aufgabe und Stundensatz eine Position. Aus einer Supportanfrage lässt sich ein Serviceprojekt des Kunden machen: Die Zeit wandert mit, zählt gegen das Supportpaket, und angeboten wird nur, was darüber liegt. Ein Projekt lässt sich als Vorlage speichern, duplizieren und mit „Projekt einplanen“ auf die ersten freien Werktage einer Person legen, mit Eintrag in deren Kalender.
Zu den Angeboten03 Was sich ändert
Was ändert sich für Ihren Vertrieb?
Vorher
Aufgaben hier, Stunden dort, Rechnung woanders. Am Monatsende das Abtippen, das Suchen, das Bangen. Vergessene Positionen, verdampfter Umsatz, keine Ahnung, ob sich das Projekt gelohnt hat.
Nachher
Ein Board zeigt, was zu tun ist und wer dran ist. Die Zeit wird an der Aufgabe erfasst, der Rechnungsentwurf entsteht aus genau diesen Zeiten, mit „Zeiten abrechnen“. Nichts wird übertragen, und was noch offen ist, zeigt die Projektliste als nicht abgerechnete Stunden.
04 Im laufenden System
Woran erkennen Sie, dass keine Stunde verloren geht?
Auf dem Board sehen Sie, was zu tun ist und wer dran ist, mit erfasster Zeit direkt an der Aufgabe. Aus genau diesen Zeiten entsteht der Rechnungsentwurf, eine Position je Aufgabe und Stundensatz, ohne dass jemand etwas abtippt.
Die erfasste Stunde wird zur Rechnungsposition
In Octoserv sind Board, Zeiten und Rechnung bereits Teil derselben Plattform und greifen ineinander, statt über Konnektoren verkettet zu werden. Die Zeit läuft direkt an der Aufgabe, ein Klick statt eines zweiten Tools, und der Rechnungsentwurf entsteht aus genau diesen Zeiten, ohne Export, ohne Reimport, ohne Übertragungsfehler. Dateien liegen in einer geschützten Ablage am Projekt, bis 512 MB je Datei, und werden 90 Tage nach dem Abschluss gelöscht, bis dahin sichern Sie sie als ZIP.
Von der Aufgabe zum Geld, ohne Umweg.
05 In der Praxis
So sieht das in der Praxis aus.
Fall 01
Beas Team bewegt Aufgaben über das Board und erfasst die Zeiten dabei, am Monatsende entsteht der Rechnungsentwurf aus genau diesen Stunden.
Fall 02
Markus sieht nach Projektende auf einen Blick, wie viele Stunden ein Auftrag gekostet hat und was die gebuchte Zeit wert ist, und stellt das seiner Schätzung gegenüber.
Fall 03
Eine Position geht nicht still verloren, weil jede abrechenbare Stunde bei „Zeiten abrechnen“ angeboten wird und die Projektliste zeigt, was noch offen ist.
06 Häufige Fragen
Häufige Fragen zu den Projekten.
+Wir haben doch schon ein Board-Tool.
Aber führt es Ihre Zeiten und die Rechnung gleich mit? In Octoserv endet der Weg nicht am Board, sondern an der fertigen Rechnung.
+Zeiterfassung nervt mein Team.
Sie läuft direkt an der Aufgabe, nicht in einer Extra-Tabelle, ein Klick statt eines zweiten Tools.
+Rechnungen mache ich lieber in meinem Buchhaltungsprogramm.
Sie erzeugen den Rechnungsentwurf aus den echten Projektzeiten heraus, ohne die Positionen mühsam zusammenzusuchen. Am Projekt steht je Zeit die Marke „abgerechnet“ mit Link zur Rechnung, Versand, Öffnung und Zahlung sehen Sie an der Rechnung. Wie die Rechnung in die Buchhaltung kommt, steht bei Finanzen.
+Sehe ich, ob sich ein Projekt gerechnet hat?
Zum Teil. Weil jede Stunde an der Aufgabe erfasst wird, zeigt die Kopfzeile des Projekts Zeit und Wert, offen und abgerechnet, und die Kennzahl „Plan gegen Ist“ stellt geschätzte und gebuchte Stunden sowie Budget und Wert der gebuchten Zeit gegenüber. Eine Kostenrechnung ist das nicht, über den Gewinn sagt es nichts.
+Geht eine abrechenbare Stunde verloren?
Angeboten werden alle Zeiten, die als abrechenbar markiert und noch nicht abgerechnet sind, und die Projektliste zeigt die nicht abgerechneten Stunden je Projekt. Den Klick auf „Zeiten abrechnen“ setzt jemand von Hand.
07 Verwandte Funktionen