Funktion · Projekte
Am Monatsende tippen Sie Stunden aus der Tabelle ab und hoffen, nichts zu vergessen.
Octoserv bringt Projekte auf Kanban-Boards, auf denen Sie Aufgaben sehen, bewegen und dem Team zuweisen. Die Zeiterfassung läuft direkt an der Aufgabe, jede Stunde landet dort, wo sie hingehört. Aus dem Projekt heraus erzeugen Sie die Rechnung, ohne die erfassten Zeiten von Hand in ein anderes Tool zu übertragen.
Bea koordiniert in ihrer Agentur ein Kundenprojekt. Die Aufgaben stehen in einem Board-Tool, die Zeiten schreiben die Kollegen in eine Excel-Tabelle, die Rechnung baut sie am Monatsende in einem dritten Programm. Am 30. sitzt sie abends da und tippt Stunden aus der Tabelle ab, sucht, welche Aufgabe abrechenbar war, und hofft, dass sie nichts vergisst. Zwei Positionen fallen ihr erst Tage später ein, Umsatz, der einfach verdampft. Am Ende weiß sie nicht, ob das Projekt profitabel war. Es war nicht Faulheit, sondern das System: Zwischen Aufgabe, Zeit und Rechnung lagen drei getrennte Welten.
Was, wenn die Rechnung aus dem Projekt selbst entstünde?
Kein Abtippen, kein Suchen nach abrechenbaren Aufgaben, sondern ein Board, an dem die Zeit erfasst wird, und eine Rechnung, die aus genau diesen Zeiten wächst.
01 Was Projekte tut
Octoserv führt das Projekt von der Aufgabe bis zum Geld.
Octoserv bringt Projekte auf Kanban-Boards, auf denen Sie Aufgaben sehen, bewegen und dem Team zuweisen. Die Zeiterfassung läuft direkt an der Aufgabe, jede Stunde landet dort, wo sie hingehört. Aus dem Projekt heraus erzeugen Sie die Rechnung, ohne die erfassten Zeiten von Hand in ein anderes Tool zu übertragen. So schließt sich der Kreis von der Planung bis zur Abrechnung an einem Ort, ohne Umweg und ohne Übertragungsfehler.
02 Der Platz im System
Wie fügt sich das Projekt in die Drehscheibe?
Das Projekt ist der Schritt zwischen Zusage und Abrechnung: Ein angenommenes Angebot wird zum Projekt, und die erfassten Zeiten werden zur Rechnung.
Weil Board, Zeiten und Rechnung Teil derselben Plattform sind, wird die erfasste Stunde ohne Umweg zur Rechnungsposition. Zu den Rechnungen →
Zu den Angeboten03 Was sich ändert
Was ändert sich für Ihren Vertrieb?
Vorher
Aufgaben hier, Stunden dort, Rechnung woanders. Am Monatsende das Abtippen, das Suchen, das Bangen. Vergessene Positionen, verdampfter Umsatz, keine Ahnung, ob sich das Projekt gelohnt hat.
Nachher
Ein Board zeigt, was zu tun ist und wer dran ist. Die Zeit wird an der Aufgabe erfasst, die Rechnung entsteht aus genau diesen Zeiten, mit einem Klick. Nichts wird übertragen, nichts vergessen.
04 Im laufenden System
Woran erkennen Sie, dass keine Stunde verloren geht?
Auf dem Board sehen Sie, was zu tun ist und wer dran ist, mit erfasster Zeit direkt an der Aufgabe. Aus genau diesen Zeiten entsteht die Rechnung, Position für Position, ohne dass jemand etwas abtippt.
Die erfasste Stunde wird zur Rechnungsposition
In Octoserv sind Board, Zeiten und Rechnung bereits Teil derselben Plattform und greifen ineinander, statt über Konnektoren verkettet zu werden. Die Zeit läuft direkt an der Aufgabe, ein Klick statt eines zweiten Tools, und die Rechnung entsteht aus genau diesen Zeiten, ohne Export, ohne Reimport, ohne Übertragungsfehler.
Von der Aufgabe zum Geld, ohne Umweg.
05 In der Praxis
So sieht das in der Praxis aus.
Fall 01
Beas Team bewegt Aufgaben über das Board und erfasst die Zeiten dabei, am Monatsende entsteht die Rechnung aus genau diesen Stunden.
Fall 02
Markus sieht nach Projektende auf einen Blick, wie viele Stunden ein Auftrag gekostet hat, und weiß, ob er sich gelohnt hat.
Fall 03
Eine vergessene Position gibt es nicht mehr, weil jede erfasste Stunde direkt in die Rechnung fließt.
06 Häufige Fragen
Häufige Fragen zu den Projekten.
+Wir haben doch schon ein Board-Tool.
Aber führt es Ihre Zeiten und die Rechnung gleich mit? In Octoserv endet der Weg nicht am Board, sondern an der fertigen Rechnung.
+Zeiterfassung nervt mein Team.
Sie läuft direkt an der Aufgabe, nicht in einer Extra-Tabelle, ein Klick statt eines zweiten Tools.
+Rechnungen mache ich lieber in meinem Buchhaltungsprogramm.
Sie erzeugen die Rechnung aus den echten Projektzeiten heraus, ohne die Positionen mühsam zusammenzusuchen. In die Buchhaltung fließt sie danach über den Lexoffice-Connector.
+Sehe ich, ob sich ein Projekt gerechnet hat?
Ja. Weil jede Stunde an der Aufgabe erfasst wird, sehen Sie nach Projektende den Aufwand auf einen Blick.
+Geht eine abrechenbare Stunde verloren?
Nein. Jede erfasste Stunde fließt direkt in die Rechnung, es gibt keine vergessenen Positionen mehr.
07 Verwandte Funktionen