Funktion · Angebote
Zwischen „Ja, wir machen das" und der Rechnung liegt ein Abend voller Abtippen.
Sie erstellen ein Angebot direkt aus dem Kontakt oder dem Deal heraus, ohne die Plattform zu verlassen. Sie bauen es wie eine Seite aus Abschnitten mit Text, Bildern und Positionen, das Angebot bleibt am richtigen Kunden hängen und ist jederzeit wiederzufinden. Nimmt der Kunde an, entsteht aus jedem einmaligen Abschnitt ein Rechnungsentwurf, und aus wiederkehrenden Leistungen werden ein Vertrag und der Rechnungsentwurf für den ersten Zeitraum.
Markus, Dachdecker, hat abends um halb neun noch das Angebot für die Familie Berger offen. Die Zahlen liegen in einer alten Word-Vorlage, die Kontaktdaten im CRM, die Positionen in einem Excel auf dem zweiten Bildschirm. Er kopiert, er tippt ab, er verrutscht in einer Zeile.
Zwei Tage später sagt Frau Berger zu, aber Markus muss jetzt alles noch einmal in die Rechnung übertragen. Irgendwo geht die Positionsliste verloren, irgendwo stimmt ein Betrag nicht. Er denkt: Ich verkaufe gut, warum ist der Papierkram trotzdem ein Kampf? Das ist nicht Faulheit, sondern das System.
Was, wenn ein angenommenes Angebot sich selbst zur Rechnung macht?
Kein zweites Tool, kein Nachtippen zwischen Zusage und Abwicklung, sondern eine Kette, die von der Zusage bis zur Rechnung nicht mehr reißt.
01 Was Angebote tut
Octoserv schließt die Lücke zwischen Verkauf und Abwicklung.
Sie erstellen ein Angebot direkt aus dem Kontakt oder dem Deal heraus, ohne die Plattform zu verlassen. Sie bauen es wie eine Seite aus Abschnitten mit Text, Bildern und Positionen, das Angebot bleibt am richtigen Kunden hängen und ist jederzeit wiederzufinden. Nimmt der Kunde an, entsteht aus jedem einmaligen Abschnitt ein Rechnungsentwurf, und aus wiederkehrenden Leistungen werden ein Vertrag und der Rechnungsentwurf für den ersten Zeitraum. So schließt sich die Kette Lead, Angebot, Rechnung, spürbar, in einem System. Kein Export, kein Nachtippen, kein zweites Tool. Das Angebotsmodul ist ein Zusatzmodul in Pro und Enterprise.
02 Der Platz im System
Wie fügt sich das Angebot in die Drehscheibe?
Ein angenommenes Angebot ist hier kein Endpunkt, sondern der Startschuss: Bei der Annahme entsteht je einmaligem Abschnitt ein Rechnungsentwurf mit denselben Positionen, und was wiederkehrend ist, wird zum Vertrag. Fremdleistungen und reine Inhaltsabschnitte erzeugen nie etwas. Auch eine Zusage am Telefon oder auf Papier tragen Ihre Mitarbeiter am Angebot ein.
Welche Kontakte überhaupt ein Angebot verdienen und wann, macht das Live-Ranking sichtbar. So sitzt jedes Angebot am richtigen Kunden zur richtigen Zeit. Zum Live-Ranking →
Produkte, Textbausteine und Vorlagen pflegen Sie zentral: Der Produktkatalog hält Bezeichnung, Artikelnummer, Preis, Steuersatz und Einheit, Textbausteine und Layouts halten die Angebote einheitlich. Der Kunde nimmt auf einer eigenen Seite online an. Bieten Sie Varianten an, wählt er dort genau eine, und Abschnitte, die zu dieser Variante gehören, kommen von selbst mit. Reagiert er nicht, fasst Octoserv nach Ihren Regeln nach, als Aufgabe oder als Mail. Jeder Kostenabschnitt trägt seine Abrechnungsart, einmalig, monatlich, quartalsweise oder jährlich, mit getrennten Summen. Preise anderer Anbieter stehen als Fremdleistung im Angebot, werden getrennt summiert und kommen nie auf Ihre Rechnung. Im Gespräch stellt der Modulgenerator zusammen, was ein Kunde einmalig und monatlich zahlt, mit der Summe live, und „Als Angebot übernehmen“ legt daraus das Angebot an.
Wie der Kunde annimmt, stellen Sie in den Einstellungen der Angebote ein und ändern es bei Bedarf je Angebot. Standard ist der Knopf: Der Kunde trägt seinen Namen ein, setzt den Haken und klickt auf „Angebot annehmen“. Reicht das nicht, wählen Sie die Unterschrift, getippt in einer von sechs Handschriften oder gezeichnet, oder die Online-Unterschrift mit Prüfprotokoll. Das unterschriebene PDF liegt dann beim Kontakt und beim Angebot. Das Angebot gibt es auf Deutsch oder Englisch, und auf Wunsch schreibt „Mit KI schreiben“ einen Entwurf, der das Schild „KI-Entwurf“ trägt und von einem Menschen freigegeben wird.
Zu den Rechnungen03 Was sich ändert
Was ändert sich für Ihren Vertrieb?
Vorher
Das Angebot lebt in einer Vorlage neben dem CRM, die Positionen in einer weiteren Datei. Jeder Schritt bedeutet Abtippen und Suchen, Fehler schleichen sich ein, Abende gehen drauf, und niemand weiß, welches Angebot gerade wo steht.
Nachher
Das Angebot entsteht aus dem Deal heraus, mit sauberen Positionen, am richtigen Kunden. Sagt der Kunde zu, entsteht daraus ohne Umweg der Rechnungsentwurf. Sie sehen die ganze Kette auf einen Blick.
04 Im laufenden System
Woran erkennen Sie, dass die Kette nicht reißt?
Am Angebot sehen Sie nicht nur die Positionen und die Summe, sondern auch, wo es in der Kette steht: erstellt, versendet, geöffnet, angenommen, abgelehnt oder abgelaufen. Dieselben Positionen laufen weiter, ohne dass jemand sie neu tippt.
Ein angenommenes Angebot ist der Startschuss, kein Endpunkt
In Octoserv ist die Kette Lead, Angebot, Rechnung bereits Teil der Plattform, Sie schalten sie ein, statt sie zu bauen. Weil Angebot und Rechnung nicht in getrennten Modulen liegen, die Sie erst verbinden müssen, reißt die Kette zwischen Zusage und Abwicklung nicht. Egal, wie die Zusage kommt, telefonisch oder digital: Ist das Angebot angenommen, fließt es weiter.
Ihr Ja wird sofort zum nächsten Schritt.
05 In der Praxis
So sieht das in der Praxis aus.
Fall 01
Sandra sieht in der Deal-Ansicht, aus welchem Kontakt welches Angebot entstand und welches gerade zur Rechnung wurde.
Fall 02
Markus hält die Zusage der Familie am Angebot fest, und der Rechnungsentwurf steht mit denselben Positionen bereit, ohne dass er eine neu tippt.
Fall 03
Tim erstellt zehn Angebote am Vormittag, jedes sauber am richtigen Kontakt, und keines geht in einer Ablage verloren.
Im Video
Die Lindenquell Haustechnik, Folge für Folge.
Eine erfundene Firma löst am echten Bildschirm von Octoserv eine Aufgabe aus dem Alltag. Jede Folge mit Untertiteln und einer Übung zum Nachmachen.
06 Häufige Fragen
Häufige Fragen zu den Angeboten.
+Wir haben doch schon ein CRM und schreiben Angebote in Word.
Genau da entsteht der Bruch: Zwischen CRM und Word wird abgetippt. In Octoserv ist das Angebot Teil derselben Plattform, die Kette reißt nicht.
+Umstellen kostet uns Wochen.
Sie müssen nichts verbinden, das schon zusammengehört. Das Angebotsmodul ist Teil der Plattform und wird eingeschaltet. Vor dem ersten Angebot tragen Sie Ihre Firmendaten in den Rechnungseinstellungen ein und legen mindestens eine Abrechnungskategorie und Ihre Produkte an.
+Bei uns nehmen Kunden telefonisch an, nicht digital.
Egal, wie die Zusage kommt: Ein Mitarbeiter markiert das Angebot als angenommen, und es fließt weiter zu Rechnungsentwurf und Vertrag. Soll nur die Rechnung entstehen, ohne dass das Angebot angenommen wird, übernimmt der Schritt „Rechnung“ im Ablauf die Positionen, und das Angebot behält seinen Status.
+Muss der Kunde das Angebot unterschreiben?
Nein, im Standard nimmt er mit einem Klick an. Sie können für alle Angebote oder für ein einzelnes die Unterschrift wählen, getippt in einer von sechs Handschriften oder gezeichnet, oder die Online-Unterschrift mit Prüfprotokoll.
+Bleiben die Angebote am richtigen Kunden?
Ja. Jedes Angebot wird am Kontakt oder Deal geführt und ist jederzeit wiederzufinden, samt Positionen und Status in der Kette.
+Wird aus dem Angebot wirklich ohne Abtippen eine Rechnung?
Ja. Dieselben Positionen laufen vom Angebot bis in den Rechnungsentwurf, ohne dass Sie eine Zahl erneut eingeben. Den Entwurf prüfen und finalisieren Sie dann in den Rechnungen.
07 Verwandte Funktionen