Funktion · Online-Unterschrift In Entwicklung
Der Vertrag ist fertig. Dann beginnt das Drucken, Unterschreiben und Einscannen.
In Entwicklung: Die Online-Unterschrift soll Vertragsdokumente am Bildschirm unterschreibbar machen. Geplant sind eine Unterschriftsseite mit Prüfprotokoll, ein Auslöser „Dokument unterschrieben“ und die unterschriebene PDF zurück an Kontakt und Angebot. Heute erstellt Octoserv Vertragsdokumente nur als unveränderliches PDF mit Prüfwert zum Ausdrucken, Unterschreiben und Ablegen.
Ein Beispiel: Der Vertrag ist fertig, der Kunde sitzt in einer anderen Stadt. Er druckt aus, unterschreibt, scannt und schickt zurück, oder er schickt gar nichts, weil der Drucker kaputt ist. In der Akte liegt am Ende ein Scan, und niemand kann sagen, wann genau unterschrieben wurde.
Was, wenn der Kunde den Vertrag dort unterschriebe, wo er ihn bekommt?
Kein Ausdrucken, kein Scan, kein Hinterhertelefonieren. Die unterschriebene Fassung kommt von selbst zum Kontakt zurück.
01 Was geplant ist
Die Online-Unterschrift soll aus einem Vertragsdokument eine unterschriebene Akte machen.
Der Kunde öffnet eine Unterschriftsseite und unterschreibt. Ein Prüfprotokoll hält fest, wie es geschah. Danach geht die unterschriebene PDF zurück an Kontakt und Angebot, und der Auslöser „Dokument unterschrieben“ kann eine Kampagne oder eine Aufgabe starten. In Mails soll ein Platzhalter den Download-Link der unterschriebenen Fassung einsetzen.
02 Der Platz im System
Was gibt es heute schon?
Vertragsdokumente sind gebaut: Sie schreiben einen Vertragstext einmal als Vorlage, Octoserv setzt Namen, Adressen und Beträge ein und erstellt per Klick ein PDF für einen Kontakt, eine Firma, einen Deal oder ein Angebot.
Das fertige PDF bleibt, wie es erstellt wurde, und sein Prüfwert (SHA-256) steht im Dokument. Eine Unterschrift am Bildschirm gibt es noch nicht, das PDF ist zum Ausdrucken, Unterschreiben und Ablegen gedacht.
Zu Dokumente und Vorlagen03 Was sich ändern soll
Was soll sich für Sie ändern?
Heute
Das PDF wird gedruckt, unterschrieben, gescannt und zurückgeschickt. In der Akte liegt ein Scan.
Geplant
Der Kunde unterschreibt auf einer Seite, das Prüfprotokoll bleibt beim Vorgang, und die unterschriebene PDF liegt automatisch bei Kontakt und Angebot.
04 Der geplante Ablauf
Wie soll der Ablauf aussehen?
Sie erstellen das Vertragsdokument wie heute. Statt es zu versenden und auszudrucken, schicken Sie den Link zur Unterschriftsseite. Ist unterschrieben, steht die Fassung mit Prüfprotokoll am Kontakt, und alles, was an den Auslöser „Dokument unterschrieben“ hängt, startet.
Der Stand der Funktion
Die Online-Unterschrift gibt es heute nicht. Sie ist auf der Umsetzungsliste und baut auf den Vertragsdokumenten auf. Stand: in Entwicklung. Einen Termin nennen wir nicht. Interesse von Kunden beschleunigt den Bau.
Vom Vertragsdokument zur unterschriebenen Akte, ohne Papier dazwischen.
05 So könnte es aussehen
So soll das in der Praxis aussehen.
Szenario 01
Ein Kunde bekommt per Mail den Link zur Unterschriftsseite, unterschreibt am Bildschirm, und die PDF liegt am Kontakt.
Szenario 02
Nach der Unterschrift startet der Auslöser „Dokument unterschrieben“ eine Kampagne, die dem Kunden die nächsten Schritte schickt.
Szenario 03
Ein Angebot ist angenommen, und die unterschriebene Fassung hängt am Angebot, ohne dass jemand sie ablegt.
06 Häufige Fragen
Häufige Fragen zur Online-Unterschrift.
+Ist die Funktion schon nutzbar?
Nein, sie ist in Entwicklung. Diese Seite beschreibt, was die Online-Unterschrift tun wird. Einen Termin nennen wir nicht, denn Interesse von Kunden beschleunigt den Bau.
+Wie kann ich den Bau beschleunigen?
Sprechen Sie mit uns. Wir nehmen Ihren Bedarf in die Planung auf und sagen Ihnen im Gespräch, wo die Funktion steht.
+Was kostet sie?
Das steht noch nicht fest. Wir besprechen es im Gespräch, sobald der Umfang feststeht.
+Was gibt es bis dahin?
Vertragsdokumente als unveränderliches PDF mit Prüfwert, zum Ausdrucken und Unterschreiben. Sie lassen sich für Kontakt, Firma, Deal oder Angebot erstellen und per Link an den Kunden schicken.
+Für wen lohnt sich die Funktion?
Für alle, die Verträge oder angenommene Angebote heute drucken, unterschreiben lassen und wieder einscannen. Je mehr Verträge, desto größer der Gewinn.