Funktion · Rollen, Rechte und Teams
Wer sieht welche Kunden, und wer darf Rechnungen ändern? Meist weiß das nur, wer es eingerichtet hat.
Jeder Menüpunkt in Octoserv ist einzeln freischaltbar, und Einschränkungen lassen sich einzeln entziehen. Teams mit Leitung bestimmen, was Kollegen voneinander sehen und an wen Arbeit verteilt wird. Dazu kommen Feldrechte, Vertretung bei Abwesenheit, ein zweiter Faktor für die Anmeldung und eine Sperre nach Fehlversuchen.
Ein Beispiel: Ein neuer Kollege im Vertrieb soll Kontakte bearbeiten, aber keine Rechnungen sehen und keine Tags löschen. Im bisherigen System gibt es drei Rollen, die nicht passen, also bekommt er die größte. Ein halbes Jahr später weiß niemand mehr, warum er auf alles Zugriff hat.
Was, wenn jeder genau das sähe, was er braucht, und Ausnahmen sichtbar blieben?
Nicht drei grobe Rollen, sondern Bereiche, die Sie einzeln freigeben, und einzelne Rechte, die Sie wegnehmen. Die Ausnahme steht dort, wo man sie sucht.
01 Was die Rollen, Rechte und Teams tut
Octoserv gibt Bereiche frei und nimmt einzelne Rechte weg.
Wer einen Bereich in der Navigation hat, darf darin alles tun. Wollen Sie ihm etwas verbieten, etwa Tags verwalten, Deals bearbeiten oder den Import, nehmen Sie bei ihm den Haken in der Rechtetabelle heraus. Der Haken bleibt als Ausnahme des Benutzers stehen und lässt sich zurücksetzen. Rollen sind Vorlagen, die Sie einem oder mehreren Benutzern zuweisen. Änderungen wirken sofort, ohne neue Anmeldung.
02 Der Platz im System
Wie fügen sich Rollen und Teams in die Drehscheibe?
Ein Team fasst Benutzer zusammen. Hat ein Benutzer ein Recht mit dem Bereich „Team“, sieht er, was die Mitglieder seiner Teams besitzen. Ein Gebiet der Postleitzahl-Verteilung kann ein Team als Ziel haben, dann gehen die Kontakte reihum an die Mitglieder. Eine Freigabe oder Aufgabe in einem Workflow kann einem Team gegeben werden.
Verspätet sich ein Schritt, eskaliert Octoserv an die Leitung des Teams, bei Abwesenheit an ihre Vertretung. Die Spalte Status in der Benutzerliste zeigt Administratoren, wer gerade arbeitet. Wer die Anzeige nicht will, schaltet sie aus, dann wird nichts mehr gespeichert.
Zur Außendienst-Zuordnung03 Was sich ändert
Was ändert sich für Ihren Vertrieb?
Vorher
Rollen sind grob, Ausnahmen leben in Köpfen, und wer was darf, weiß nur der, der es eingestellt hat.
Nachher
Bereiche, Ausnahmen und Teams sind in einer Tabelle sichtbar. Wer Benutzer verwaltet, vergibt nie mehr Rechte, als er selbst hat.
04 Im laufenden System
Woran sehen Sie, wer was darf und wer gerade arbeitet?
Die Rechtetabelle zeigt je Benutzer Zugänge und Ausnahmen, Häkchen werden sofort gespeichert. Jede Änderung der Mitglieder eines Teams wird protokolliert, mit den Personen, die hinzukamen oder gingen. Administratoren sehen in der Benutzerliste mit Punkt und Wort, ob jemand aktiv, inaktiv oder offline ist. Gespeichert wird nur der aktuelle Zustand, kein Verlauf und keine Seitenadressen.
Drei Ebenen, klar getrennt
Der Octoserv-Admin betreut die Installation und legt fest, was Administratoren in der Benutzerverwaltung dürfen. Der Administrator verwaltet Benutzer, Rollen und Einstellungen der eigenen Firma. Benutzer sind alle anderen, mit einer Rolle wie Vertrieb oder Manager. Wie viel davon Ihr Team selbst pflegt, hängt von der Edition ab: In Enterprise steuert es selbst, in Core und Pro übernehmen wir die Anpassungen.
Ein Bereich wird freigegeben. Ein Haken wird genommen.
05 In der Praxis
So sieht das in der Praxis aus.
Fall 01
Der neue Vertriebskollege bekommt Kontakte und Deals. In der Rechtetabelle nimmt der Administrator bei ihm die Haken „Tags verwalten“ und „Import“ heraus, und die Ausnahmen stehen sichtbar bei seinem Konto.
Fall 02
Ein Gebiet der Postleitzahl-Verteilung bekommt das Team Süd als Ziel. Neue Kontakte gehen reihum an die Mitglieder.
Fall 03
Ein Büro mit einer gemeinsamen Netzadresse kommt auf die Liste der Adressen, die nie gesperrt werden. Fehlversuche aus anderen Netzen sperren weiter nach der eingestellten Zahl von Versuchen.
06 Häufige Fragen
Häufige Fragen zu den Rollen, Rechten und Teams.
+Kann ich einem Benutzer nur einzelne Rechte nehmen?
Ja. Der Bereich erlaubt alles darin, einzelne Rechte nehmen Sie in der Rechtetabelle heraus. Der Haken bleibt als Ausnahme des Benutzers stehen und lässt sich zurücksetzen.
+Was passiert, wenn jemand abwesend ist?
Die Vertretung greift. Eskaliert ein Schritt an die Leitung eines Teams und die Leitung ist abwesend, geht er an ihre Vertretung.
+Wie sicher ist die Anmeldung?
Jeder Benutzer kann einen zweiten Faktor nutzen, und Sie können ihn für alle verpflichtend machen. Zu viele Fehlversuche sperren das Netz, aus dem sie kommen (vorgegeben drei Versuche, 30 Minuten), und jedes Konto zählt zusätzlich für sich. Die Verwaltung lässt sich auf Adressen Ihrer Liste beschränken.
+Was kann ein Administrator, der kein Octoserv-Admin ist?
Benutzer, Rollen und Einstellungen der eigenen Firma verwalten, im Rahmen dessen, was der Octoserv-Admin erlaubt. Wer die Benutzerverwaltung hat, aber kein Administrator ist, vergibt nie mehr, als er selbst hat.
+Kann ich Teams nur zum Verteilen nutzen?
Ja. Ein Team mit „Nur Zuweisung“ ist nur ein Ziel für Zuweisung und Workflows. Die Mitglieder sehen darüber nichts voneinander.
07 Verwandte Funktionen