Funktion · Telefonassistentin
Der wichtigste Anruf des Tages kommt, während alle im Termin sind.
Mit der Telefonassistentin nimmt eine Sprachassistentin den Anruf an, wenn nach einer halben Minute niemand aus dem Team abhebt. Sie erfragt Anliegen, Name, Anrede, Rückrufnummer und Terminwünsche und übergibt alles an Octoserv. Dort entsteht der Kontakt, und bei Beratungswunsch übernimmt die Terminfunktion von Octoserv: Vorschläge aus dem Kalender des Beraters, Einladung an beide Seiten, Termin im Kalender des Mitarbeiters.
Ein Beispiel: Dienstag, elf Uhr. Ein Geschäftsführer hat die Website gelesen und greift zum Hörer. Im Büro sitzt niemand, die Kollegin ist im Kundentermin, der Anruf läuft auf die Mailbox. Er spricht nichts drauf, das tut so gut wie niemand. Abends steht eine unterdrückte Nummer in der Anrufliste. Wer das war, was er wollte, ob es eilig war: unbekannt. Er hat inzwischen beim Nächsten angerufen.
Was, wenn der Anruf auch dann ankäme, wenn niemand abhebt?
Keine Mailbox, auf die niemand spricht, sondern ein Gespräch, das Anliegen und Kontaktdaten aufnimmt und in Octoserv als Kontakt mit nächstem Schritt landet.
01 Was die Telefonassistentin tut
Octoserv nimmt das Gespräch entgegen und macht daraus Kontakt, Termin oder Rückruf.
Hebt nach einer halben Minute niemand ab, übernimmt die Sprachassistentin. Sie fragt nach Anliegen, Vor- und Nachname, Anrede und Rückrufnummer, bei Beratungswunsch nach E-Mail-Adresse und Wochentagen. Dann übergibt sie an Octoserv: Der Kontakt entsteht mit Status, Statuslevel und Quelle nach Ihren Vorgaben, das Anliegen steht als Notiz in der Akte. Der Terminplaner sucht freie Zeiten im Kalender des Beraters, schickt zwei Vorschläge, verschickt nach der Wahl die Einladung und trägt den Termin in seinen Kalender ein. Ohne E-Mail: eine Rückruf-Aufgabe.
02 Der Platz im System
Wie fügt sich die Telefonassistentin in die Drehscheibe?
Der Anruf erreicht die Assistentin auf einem von zwei Wegen: voll automatisiert über die Pro-Variante der Easybell-Telefonanlage, die den Anruf bei Nichtmelden selbst an die Assistentin übergibt, oder über eine interne Rufweiterleitung nach Zeit in Ihrer Telefonanlage, etwa nach 30 Sekunden ohne Abnahme.
Ab hier greift der Flow in Octoserv: Die Übergabe ist ein Auslöser wie ein abgeschicktes Formular. Danach folgen Kontakt, Terminplaner mit Einladung und Eintrag im Kalender des Mitarbeiters, Benachrichtigung, Tag oder Kampagne, genau wie bei einer Anfrage über die Website.
Zum Terminplaner03 Was sich ändert
Was ändert sich für Ihren Vertrieb?
Vorher
Der Anruf landet auf der Mailbox. Die meisten legen auf, wer spricht, nennt keine E-Mail. Am Abend steht eine Nummer in der Liste, ohne Namen, ohne Anliegen, ohne Dringlichkeit.
Nachher
Jeder Anruf wird zum Kontakt mit Anliegen, Anrede und Rückrufnummer. Wer Beratung will, hat die Terminvorschläge im Postfach, bevor jemand aus dem Termin zurück ist; nach der Wahl steht der Termin mit Einladung im Kalender des Beraters. Wer keine E-Mail nennt, steht als Rückruf-Aufgabe beim Berater.
04 Im laufenden System
Woran sehen Sie, was aus einem Anruf geworden ist?
In der Kontaktakte steht das Anliegen als Notiz mit Typ und Dringlichkeit, das Journal zeigt Terminvorschlag, Wahl und Einladung. Unter Termine, im Reiter Telefonassistentin, listet Octoserv die letzten Übergaben: wann, wer, welches Anliegen und ob daraus Terminvorschläge, eine Rückruf-Aufgabe oder nur ein Kontakt wurde. Eine falsch verstandene E-Mail-Adresse erscheint dort als Fehler, und die Assistentin fragt im Gespräch noch einmal nach.
Die Stimme kommt von einem externen Dienstleister, mit eigenen Kosten
Octoserv führt das Gespräch nicht selbst. Die Sprachassistentin läuft bei einem externen Dienstleister für KI-Telefonie, den wir für Sie einbinden. Sie braucht eine eigene, SIP-fähige Rufnummer, entweder in der Easybell-Telefonanlage oder beim Dienstleister selbst als Ziel der Rufweiterleitung. Rufnummer und Gesprächsminuten werden monatlich abgerechnet, diese Kosten kommen zum Modul hinzu. Am Gesprächsende übergibt die Assistentin die Daten an eine Adresse, die Octoserv samt Schlüssel bereitstellt.
Eine Mailbox speichert eine Nummer. Die Telefonassistentin liefert einen Kontakt mit nächstem Schritt.
05 In der Praxis
So sieht das in der Praxis aus.
Fall 01
Ein Interessent ruft in der Mittagspause an, nennt Anliegen und E-Mail-Adresse; zehn Minuten später hat er zwei Terminvorschläge im Postfach, wählt per Klick, und der Termin steht mit Einladung im Kalender des Beraters.
Fall 02
Ein Kunde meldet ein technisches Problem; die Assistentin nennt den Serviceweg, nimmt den Namen auf, und der Vorfall steht als Notiz am bestehenden Kontakt.
Fall 03
Jemand will den Berater kurz sprechen und hat es eilig; beim Berater erscheint sofort eine Rückruf-Aufgabe mit Dringlichkeit, Nummer und Anrede.
06 Häufige Fragen
Häufige Fragen zur Telefonassistentin.
+Welche Daten nimmt die Assistentin auf?
Anliegen und dessen Typ, Vorname und Nachname getrennt, Anrede, Rückrufnummer, bei Beratungswunsch die E-Mail-Adresse, passende Wochentage und Tageszeit, dazu die Dringlichkeit. Alles landet in Feldern, die Sie in Octoserv selbst verwalten; Status, Statuslevel und Quelle wählen Sie aus Ihren eigenen Listen.
+Was passiert, wenn die E-Mail-Adresse falsch verstanden wurde?
Die Assistentin liest die Adresse einmal vor und lässt sie bestätigen. Zusätzlich prüft Octoserv bei der Übergabe, ob die Domain erreichbar ist. Ist sie das nicht, weist Octoserv die Übergabe ab, und die Assistentin lässt den Teil nach dem At-Zeichen buchstabieren.
+Woher kommen die Terminvorschläge?
Aus der Terminfunktion von Octoserv, derselben, die auch Ihre Website-Formulare nutzen. Der Terminplaner sucht im Kalender des zugewiesenen Beraters freie Zeiten an den genannten Wochentagen und Tageszeiten und schickt zwei Vorschläge per E-Mail. Der Anrufer wählt per Klick, beide Seiten bekommen die Einladung, und der Termin steht im Kalender des Mitarbeiters, über den Kalender-Sync auch in Google, Outlook oder CalDAV.
+Bekommt die Assistentin Zugriff auf Octoserv?
Nur auf eine einzige Adresse, die Daten entgegennimmt, geschützt durch einen Schlüssel, den Sie in Octoserv unter API-Keys hinterlegen. Lesen kann sie nichts. Ein bestehender Kontakt wird an der E-Mail-Adresse erkannt und ergänzt, nicht doppelt angelegt.
+Was kostet die Telefonassistentin zusätzlich?
Die Sprachassistentin läuft bei einem externen Dienstleister für KI-Telefonie und braucht eine eigene, SIP-fähige Rufnummer, in der Easybell-Telefonanlage oder beim Dienstleister selbst. Rufnummer und Gesprächsminuten werden monatlich abgerechnet, diese Kosten kommen zum Modul hinzu. Wie hoch sie sind, hängt von Zahl und Länge der Anrufe ab; eine Einschätzung geben wir Ihnen im Gespräch, bevor Sie sich entscheiden.
07 Verwandte Funktionen