Funktion · Dateimanagement
Das Bild liegt auf dem Laptop, die Broschüre im Postfach, und die Landingpage wartet.
In der Mediathek, dem Dateimanagement von Octoserv, verwalten Sie Bilder und PDFs an einem Ort. Was Sie dort hochladen, steht sofort in E-Mails, Angeboten, Landingpages und Vorlagen bereit. Kacheln mit Vorschau oder Liste mit Typ, Größe, Maßen und Datum, dazu Kategorien und eine Suche nach Titel, Dateiname und Alternativtext.
Die neue Landingpage soll heute raus. Das Titelbild hat der Fotograf per Link geschickt, der Link ist abgelaufen. Die Produktbroschüre liegt als PDF in einem Postfach, in der dritten Fassung, und niemand weiß, ob das die freigegebene ist. Das Logo gibt es in vier Größen auf drei Rechnern. Bis alles zusammengetragen ist, ist der Vormittag um, und die Seite geht morgen raus.
Was, wenn jede Datei genau einmal existierte, dort, wo sie gebraucht wird?
Keine abgelaufenen Links, keine dritte Fassung im Postfach, sondern eine Ablage, aus der Seiten, E-Mails und Formulare sich bedienen.
01 Was Dateimanagement tut
Octoserv hält alle Dateien an einem Ort und reicht sie überallhin.
Hochladen per Drag and Drop oder Dateiauswahl: Bilder (JPG, PNG, WebP, AVIF, GIF, SVG) und PDF bis 20 MB. Octoserv prüft, ob der Inhalt zur Endung passt, und entfernt aus SVG-Grafiken alles, was Skripte ausführen könnte. Zu jeder Datei gehören Titel und Alternativtext. Die dauerhafte Adresse eines Bildes steht zum Kopieren bereit und bleibt gültig, auch wenn Sie die Datei später ersetzen.
02 Der Platz im System
Wie fügt sich das Dateimanagement in die Drehscheibe?
E-Mails, Kampagnen, Landingpages, Angebote, Rechnungsvorlagen und Produkte greifen auf dieselbe Ablage zu. Eine Datei, ein Titel, ein Alternativtext, überall gleich.
Die Mediathek ist getrennt von den Dokumenten eines Kontakts. Dateien aus Formularen landen nie hier, und vertrauliche Dateien gehören in die Dokumente des Kontakts, denn Medien sind über ihre Adresse öffentlich erreichbar.
Zu den Landingpages03 Was sich ändert
Was ändert sich für Ihren Vertrieb?
Vorher
Bilder auf Laptops, Broschüren in Postfächern, das Logo in vier Größen auf drei Rechnern. Jede Seite beginnt mit Suchen.
Nachher
Eine Ablage mit Kategorien, Vorschau, Titel und Alternativtext. E-Mails, Landingpages und Angebote bedienen sich daraus, und „Wo verwendet“ zeigt, was noch daran hängt.
04 Im laufenden System
Woran sehen Sie, welche Dateien noch gebraucht werden?
Das Stiftsymbol öffnet die Details. „Wo verwendet“ listet jede Stelle, die das Bild einsetzt, mit Link: Einstellungen, E-Mails, Kampagnen, Landingpages, Angebote, Rechnungsvorlagen, Produkte. So löschen Sie kein Logo, das noch in zehn Vorlagen steckt. Nicht erfasst sind bereits versendete E-Mails. Der Typ „Videos“ zeigt zusätzlich die Videos aus dem Video-Hub.
Löschen in zwei Stufen
Der Papierkorb ist umkehrbar. Wird ein Medium noch verwendet, nennt die Rückfrage die Stellen. Endgültig löschen dürfen nur Administratoren, bei noch verwendeten Medien erst nach einer zweiten Bestätigung. Mit „Datei ersetzen“ tauschen Sie ein Bild gegen ein neues, ohne dass sich Adresse, Titel oder eine Stelle, die es zeigt, ändern. Ersetzt wird nur Bild durch Bild oder PDF durch PDF.
Ein Link läuft ab. Eine Ablage bleibt.
05 In der Praxis
So sieht das in der Praxis aus.
Fall 01
Zwanzig Produktbilder werden per Drag and Drop hochgeladen, jedes bekommt Titel und Alternativtext, und im Auswahldialog der Editoren sind sie sofort da.
Fall 02
Das Firmenlogo ändert sich. Statt es in zehn Vorlagen zu tauschen, ersetzen Sie die Datei, und überall steht das neue.
Fall 03
Beim Aufräumen zeigt „Wo verwendet“, was noch gebraucht wird. Alles andere wandert in den Papierkorb.
06 Häufige Fragen
Häufige Fragen zu Dateimanagement.
+Welche Dateitypen kann ich hochladen?
Bilder als JPG, PNG, WebP, AVIF, GIF und SVG sowie PDF, jeweils bis 20 MB. Octoserv prüft, ob der Inhalt wirklich zur Endung passt.
+Wie heißt der Bereich in Octoserv?
Mediathek. Auf dieser Seite heißt er Dateimanagement, im Menü von Octoserv steht Mediathek. Sie ist getrennt von den Dokumenten eines Kontakts.
+Gibt es einen Papierkorb?
Ja. „In den Papierkorb“ lässt sich rückgängig machen, aus dem Papierkorb stellen Sie wieder her. Endgültig löschen dürfen nur Administratoren.
+Wie binde ich ein Bild in eine E-Mail ein?
In E-Mails, Landingpages und Angeboten wählen Sie das Bild im Auswahldialog der Mediathek aus. Die Adresse zum Kopieren steht in den Details.
+Wozu der Alternativtext?
Er beschreibt ein Bild für Suchmaschinen und für Menschen, die mit Vorlesehilfe arbeiten. Er wird einmal gepflegt und gilt überall, wo das Bild eingesetzt wird.
07 Verwandte Funktionen