Funktion · Dateimanagement
Das Bild liegt auf dem Laptop, die Broschüre im Postfach, und die Landingpage wartet.
Im Dateimanagement verwalten Sie alle Bilder, Dokumente und sonstigen Dateien an einem Ort. Was Sie dort hochladen, steht sofort in allen anderen Bereichen bereit: in Seiten, E-Mails, Newslettern und Formularen. Rasteransicht mit Vorschau oder Liste mit Autor, Zuordnung und Datum, Filter nach Typ und Monat, Suche nach Name.
Die neue Landingpage soll heute raus. Das Titelbild hat der Fotograf per Link geschickt, der Link ist abgelaufen. Die Produktbroschüre liegt als PDF in einem Postfach, in der dritten Fassung, und niemand weiß, ob das die freigegebene ist. Das Logo gibt es in vier Größen auf drei Rechnern. Bis alles zusammengetragen ist, ist der Vormittag um, und die Seite geht morgen raus.
Was, wenn jede Datei genau einmal existierte, dort, wo sie gebraucht wird?
Keine abgelaufenen Links, keine dritte Fassung im Postfach, sondern eine Ablage, aus der Seiten, E-Mails und Formulare sich bedienen.
01 Was Dateimanagement tut
Octoserv hält alle Dateien an einem Ort und reicht sie überallhin.
Hochladen per Drag and Drop oder Dateiauswahl, mit Fortschrittsbalken. Unterstützt werden Bilder (JPG, PNG, GIF, SVG, WebP), Dokumente (PDF, DOC, XLS), Audio (MP3, WAV) und Video (MP4, WebM). Zu jeder Datei gehören Titel, Alternativtext, Bildunterschrift und Beschreibung, gespeichert ohne Klick. Bilder lassen sich zuschneiden, skalieren, drehen und spiegeln, das Original bleibt auf Wunsch erhalten. Die Adresse einer Datei steht zum Kopieren bereit, etwa für einen Download-Link in einer E-Mail.
02 Der Platz im System
Wie fügt sich das Dateimanagement in die Drehscheibe?
Der Landingpage-Baukasten, der Newsletter, das Formular: alle greifen auf dieselbe Ablage zu. Eine Datei, ein Titel, ein Alternativtext, überall gleich.
Die Listenansicht zeigt, wo eine Datei zugeordnet ist. Was nirgends hängt, wird beim Aufräumen sichtbar.
Zu den Landingpages03 Was sich ändert
Was ändert sich für Ihren Vertrieb?
Vorher
Bilder auf Laptops, Broschüren in Postfächern, das Logo in vier Größen auf drei Rechnern. Jede Seite beginnt mit Suchen.
Nachher
Eine Ablage mit Vorschau, Titel und Alternativtext. Seiten, E-Mails und Formulare bedienen sich daraus, und die Listenansicht zeigt, was noch gebraucht wird.
04 Im laufenden System
Woran sehen Sie, welche Dateien noch gebraucht werden?
In der Listenansicht steht zu jeder Datei, wem sie zugeordnet ist. Dateien ohne Zuordnung werden möglicherweise nicht mehr verwendet und lassen sich über Massenaktionen entfernen. Filter nach Typ und Monat und die Suche nach Name grenzen die Liste ein.
Gelöscht ist gelöscht
Das Dateimanagement hat keinen Papierkorb. Wer eine Datei löscht, löscht sie sofort und endgültig, und wo sie in Seiten oder Beiträgen eingebunden war, erscheint ein fehlerhafter Verweis. Das ist bewusst so: Eine Ablage, in der nichts wirklich verschwindet, wächst, bis niemand mehr weiß, was gilt. Die Spalte „Zugeordnet zu" in der Listenansicht zeigt vor dem Löschen, ob eine Datei noch irgendwo hängt.
Ein Link läuft ab. Eine Ablage bleibt.
05 In der Praxis
So sieht das in der Praxis aus.
Fall 01
Zwanzig Produktbilder werden per Drag and Drop hochgeladen, jedes bekommt Titel und Alternativtext, und der Seitenbaukasten findet sie.
Fall 02
Der Produktkatalog wird als PDF abgelegt, die Adresse kopiert und als Download-Link in die Seite gesetzt.
Fall 03
Beim Aufräumen zeigt die Listenansicht Dateien ohne Zuordnung, sie gehen über die Massenaktion raus.
06 Häufige Fragen
Häufige Fragen zu Dateimanagement.
+Welche Dateitypen kann ich hochladen?
Bilder als JPG, PNG, GIF, SVG und WebP, Dokumente als PDF, DOC und XLS, Audio als MP3 und WAV, Video als MP4 und WebM.
+Kann ich Bilder direkt bearbeiten?
Ja: zuschneiden, skalieren, um 90 Grad drehen und spiegeln. Das Original bleibt auf Wunsch erhalten.
+Gibt es einen Papierkorb?
Nein. Gelöschte Dateien sind sofort endgültig weg. Prüfen Sie vorher in der Listenansicht die Spalte „Zugeordnet zu".
+Wie binde ich eine Datei in eine E-Mail ein?
Datei anklicken, die Adresse aus dem Feld URL kopieren und in der E-Mail als Link setzen.
+Wozu der Alternativtext?
Er beschreibt ein Bild für Suchmaschinen und für Menschen, die mit Vorlesehilfe arbeiten. Er wird einmal gepflegt und gilt überall, wo das Bild eingesetzt wird.
07 Verwandte Funktionen