Funktion · Dubletten-Prüfung
Ein guter Kunde steht dreimal im System, und niemandem fällt es auf.
Kurz nachdem ein Kontakt entstanden ist, egal ob per Import, Formular, Kampagne oder Connector, gleicht Octoserv ihn mit den vorhandenen Datensätzen ab. Übereinstimmungen bei Telefonnummer oder Anschrift legt es als Fall mit Trefferquote vor, und Sie entscheiden, ob es dieselbe Person ist.
Sandra zieht am Monatsende die Auswertung und traut den Zahlen nicht. Ein guter Kunde taucht dreimal auf, einmal aus dem Messeformular, einmal aus der Newsletter-Liste, einmal aus dem CRM-Import. Der Vertrieb ruft parallel an, weil niemand sieht, dass der andere schon dran war. Die Statistik ist aufgebläht, die Bewertung verwässert, und der Eindruck beim Kunden ist der einer Firma, die ihre eigenen Daten nicht im Griff hat. Nicht Schlamperei, sondern ein System, das jede Spur einzeln anlegt.
Was, wenn jede Doppelung sofort auffiele?
Keine dreifach gezählten Kunden, keine parallelen Anrufe, sondern ein Abgleich, der kurz nach dem Anlegen meldet, was doppelt sein könnte, und nach Ihrer Entscheidung pro Person einen vollständigen Datensatz hinterlässt.
01 Was Dubletten-Prüfung tut
Octoserv gleicht jeden neuen Kontakt gegen den Bestand ab.
Kurz nachdem ein Kontakt entstanden ist, egal ob per Import, Formular, Kampagne oder Connector, gleicht Octoserv ihn mit den vorhandenen Datensätzen ab. Übereinstimmungen bei Telefonnummer oder Anschrift legt es als Fall mit Trefferquote vor, und Sie entscheiden, ob es dieselbe Person ist. Erkannt wird über dieselbe Telefonnummer (Trefferquote 100 Prozent), über Nachname, Anschrift und Postleitzahl (95 Prozent) und über Anschrift und Postleitzahl allein (90 Prozent). Eine ähnliche E-Mail-Adresse, etwa mit Buchstabendreher, dient zusätzlich als Hinweis. Ab welcher Trefferquote ein Fund zählt, stellen Sie zwischen 50 und 100 Prozent ein; Telefon und Anschrift müssen dafür am Kontakt gefüllt sein. Pro Fall entscheiden Sie: freigeben, blockieren, als „keine Dublette“ ablehnen oder zusammenführen, und zwar Feld für Feld. So bleibt pro Person ein vollständiger Datensatz mit durchgehender Historie, auf den sich Scoring, Zuweisung und Auswertung verlassen können.
02 Der Platz im System
Wie fügt sich die Dubletten-Prüfung in die Drehscheibe?
Eine aktive Dublettenwarnung zieht den Score eines Kontakts auf ein Fünftel herunter, eine blockierte Dublette zählt null. So rechnet die Bewertung auf einer sauberen Basis.
Beim Import erkennt Octoserv vorhandene Kontakte an E-Mail, Mobilnummer oder externer Nummer und überspringt oder aktualisiert sie, je nach Ihrer Wahl. Der Abgleich über Telefon und Anschrift folgt danach als Fall. Zu Import/Export →
Zum Live-Ranking03 Was sich ändert
Was ändert sich für Ihren Vertrieb?
Vorher
Dieselbe Person mehrfach im System. Doppelte Ansprachen, verwässertes Scoring, Statistiken, denen niemand traut.
Nachher
Ein Datensatz pro Kontakt, nach Ihrer Entscheidung sauber zusammengeführt. Der Vertrieb sieht die volle Historie, das Scoring rechnet richtig, und die Auswertung stimmt wieder.
04 Im laufenden System
Woran sehen Sie, dass jeder Kontakt nur einmal existiert?
Sie sehen links, wie dieselbe Person aus drei Kanälen einläuft, und rechts den einen Datensatz, zu dem Sie sie zusammenführen können, mit durchgehender Historie. Ein Kontakt, eine Wahrheit.
Eingebaut, ab dem ersten Kontakt
Die Prüfung ist Standard in jeder Edition, braucht keine Lizenz und lässt sich nicht abschalten. Jeder Treffer wird als Fall mit Trefferquote vorgelegt. Zusammengeführt wird erst, wenn ein Mensch entscheidet, Feld für Feld und ohne dass Historie verloren geht. Notizen, Aufgaben, Dateien, Deals, Angebote, Rechnungen, Journaleinträge, Tags und Kontaktwege gehen auf den bleibenden Kontakt über, der zusammengeführte kommt in den Papierkorb. Reagiert der neue Kontakt auf die Mail mit dem Link „Das bin nicht ich“, gibt er sich selbst frei. Darüber hinaus zeigt die Seite Kontakte, die sich nach einer Abmeldung erneut angemeldet haben, und doppelte Firmen führen Sie in der Firmenverwaltung zusammen.
Ein Suchfeld findet, wenn man sucht. Ein Abgleich meldet sich von selbst.
05 In der Praxis
So sieht das in der Praxis aus.
Fall 01
Nach der Messe laufen Hunderte Formular-Kontakte ein, viele stehen schon im Bestand. Octoserv meldet sie als Fälle mit Trefferquote, und Sie führen zusammen, was dieselbe Person ist.
Fall 02
Derselbe Interessent meldet sich über Newsletter und Anzeige, beide Spuren landen an einem Datensatz mit voller Historie.
Fall 03
Im Fall steht neben dem neuen Kontakt das Original mit seinem zuständigen Berater. So sieht der Vertrieb vor dem Anruf, dass ein Kollege schon dran ist.
Im Video
Die Lindenquell Haustechnik, Folge für Folge.
Eine erfundene Firma löst am echten Bildschirm von Octoserv eine Aufgabe aus dem Alltag. Jede Folge mit Untertiteln und einer Übung zum Nachmachen.
06 Häufige Fragen
Häufige Fragen zur Dubletten-Prüfung.
+Das macht mein CRM doch auch.
Ein Feld zum Suchen ist nicht dasselbe wie ein Abgleich, der nach dem Anlegen von selbst läuft, über alle Wege, auf denen Kontakte hereinkommen, und ohne dass Sie eine Regel bauen.
+Werden versehentlich echte Kontakte zusammengelegt?
Jeder Treffer wird als Fall mit Trefferquote vorgelegt. Zusammengeführt wird erst, wenn ein Mensch entscheidet, Feld für Feld und ohne dass Historie verloren geht.
+Wann greift die Prüfung?
Kurz nach dem Anlegen eines Kontakts, egal ob per Import, Formular, Kampagne oder Connector. Zusätzlich gibt es für Abläufe den Schritt „Dublettenprüfung“ und den Auslöser „Dublette erkannt“.
+Was passiert mit der Historie?
Sie bleibt erhalten, alle Spuren landen an einem Datensatz mit durchgehender Historie.
+Muss ich dafür etwas einrichten?
Nein, die Prüfung ist eingebaut und läuft ab dem ersten Kontakt. Telefon oder Anschrift müssen am Kontakt gefüllt sein, damit darüber erkannt werden kann. Wen Sie benachrichtigen, nach wie vielen Tagen offene Fälle automatisch blockiert werden und wie der Text an den Kontakt lautet, können Sie einstellen.