Funktion · E-Mails
Was Sie dem Kunden vor drei Wochen geschrieben haben, steht irgendwo, nur nicht dort, wo Sie suchen.
Sie schreiben und gestalten E-Mails im Editor oder greifen auf Vorlagen zurück. Der Versand läuft aus derselben Plattform, in der auch Ihre Kontakte und Prozesse leben. Jede gesendete Mail bleibt am Kontakt hängen, Sie sehen, wer wann was bekommen hat.
Markus deckt Dächer. Marketing macht er nebenbei, meist abends. Wenn er einem Interessenten schreiben will, öffnet er sein Mailprogramm, sucht die alte Nachricht, kopiert Textbausteine zusammen. Was er dem Kunden vor drei Wochen versprochen hat? Steht irgendwo, nur nicht dort, wo er gerade sucht. Manchmal schreibt er zweimal dasselbe, manchmal gar nicht. Er ist kein schlechter Verkäufer. Er hat nur kein System, das die Mail und den Kunden zusammenhält. Es ist nicht Faulheit, es ist das System.
Was, wenn jede Mail ihren Kunden kennen würde?
Kein Zusammenkopieren von Textbausteinen, kein Suchen im Postfach, sondern eine Nachricht aus Vorlage oder Editor, die am Kontakt hängen bleibt und rausgeht, wenn der Prozess es vorsieht.
01 Was E-Mails tut
Octoserv hält Nachricht und Kunde zusammen.
Sie schreiben und gestalten E-Mails im Editor oder greifen auf Vorlagen zurück. Der Versand läuft aus derselben Plattform, in der auch Ihre Kontakte und Prozesse leben. Jede gesendete Mail bleibt am Kontakt hängen, Sie sehen, wer wann was bekommen hat. Und weil die Mail Teil Ihrer Prozesse ist, kann sie ausgelöst werden, wenn der Moment passt. Kein Wechsel zwischen Tools, kein Kopieren von Empfängerlisten, kein Umweg.
Im Editor setzen Sie Platzhalter für Betreuer, Firma, Termin und Deal ein, und im Schreibfenster der Kontaktakte gibt es CC und BCC. Jede E-Mail hat eine Vorschau und einen Bericht mit gesendet, zugestellt, geöffnet, geklickt und abgemeldet, hinter jeder Zahl stehen die Kontakte. Öffnungen sind dabei eine Schätzung, maschinelle Öffnungen sind herausgerechnet. Die Mail lässt sich archivieren, und die Liste zeigt, wer sie gerade bearbeitet. In der Vorschau wählen Sie einen Kontakt und sehen die Mail so, wie er sie bekommt: mit seinem Namen, in seiner Sprache und nur mit den Bausteinen, die für ihn gelten, fehlende Werte sind gelb markiert. Globale Bausteine wie die Fußzeile pflegen Sie einmal, sie gelten in allen E-Mails. Die KI-Schreibhilfe verbessert, kürzt oder übersetzt einen Text, und erst wenn Sie den Entwurf übernehmen, ersetzt er den Text.
02 Der Platz im System
Wie fügen sich die E-Mails in die Drehscheibe?
Weil Mail, Kontakt und Prozess von Anfang an zusammengehören, kann eine Bestätigung automatisch rausgehen, sobald ein Prozessschritt erreicht ist. Im Flow-Editor gibt es außerdem den Auslöser Nachrichtenstatus: zugestellt, nicht zustellbar oder beantwortet.
Für den Massenversand an Segmente gibt es den Newsletter, für den Funnel die Kampagnen, doch die Klicks jeder Mail fließen überall ins Scoring ein. Zu den Kampagnen →
Jeder Kollege kann sein persönliches Postfach verbinden, über SMTP oder Microsoft 365, damit Mails aus Octoserv mit seiner Signatur und von seiner Adresse hinausgehen. Der Versandweg des Hauses läuft über einen Anbieter (Postmark, Amazon SES), über SMTP oder über ein Microsoft-365-Postfach; ohne eingerichteten Versandweg landen Mails nur im Protokoll. Zurückgekommene Mails wertet Octoserv aus, eine Adresse, die es nicht gibt, bekommt keine weiteren Mails.
Zum Workflows-Cockpit03 Was sich ändert
Was ändert sich für Ihren Vertrieb?
Vorher
E-Mails leben im Postfach, Kontakte in einer Liste, Notizen im Kopf. Nichts hängt zusammen. Jede Nachricht ist Handarbeit, jede Historie eine Suche.
Nachher
Die Mail entsteht im System, aus Vorlage oder Editor, und bleibt am Kontakt. Sie sehen die ganze Historie auf einen Blick. Die richtige Nachricht ist einen Klick entfernt und geht raus, wenn der Prozess es vorsieht.
04 Im laufenden System
Woran erkennen Sie, dass nichts verloren geht?
Sie schreiben aus Vorlage oder Editor, und jede gesendete Mail bleibt sichtbar am Kontakt hängen, mit Betreff, Anlass und Datum. Sie sehen auf einen Blick, was der Kunde schon bekommen hat.
Mail, Kontakt und Prozess gehören zusammen
In Octoserv ist der E-Mail-Versand kein eigenes Modul, das Sie erst mit Kontakten und Prozessen verbinden. Mail, Kontakt und Prozess gehören von Anfang an zusammen, Sie stückeln nichts zusammen. Die Vorlage gibt Ihnen den Rahmen, der Editor die Freiheit, und die richtige Nachricht geht zum richtigen Zeitpunkt raus. Die E-Mails gehören zum Marketing von Octoserv (Kampagnen, E-Mails, Newsletter), das in Pro und Enterprise zum Grundumfang zählt; in Core bauen wir Kampagnen für Sie, und Sie sehen die Ergebnisse in Ihrem CRM.
Ihre Mail kennt Ihren Kunden.
05 In der Praxis
So sieht das in der Praxis aus.
Fall 01
Markus schickt einem Interessenten das Nachfass-Angebot aus einer Vorlage, die Mail hängt am Kontakt, samt aller vorherigen.
Fall 02
Eine Bestätigungsmail geht automatisch raus, sobald ein Prozessschritt erreicht ist.
Fall 03
Tim passt eine Vorlage in Sekunden an und sendet, ohne das Programm zu wechseln.
06 Häufige Fragen
Häufige Fragen zu den E-Mails.
+Ich habe doch schon ein Mailprogramm.
Aber Ihr Mailprogramm kennt Ihren Kunden nicht. Octoserv hält Nachricht und Kontakt zusammen, Sie sehen die ganze Geschichte.
+Vorlagen wirken unpersönlich.
Die Vorlage gibt Ihnen den Rahmen, der Editor die Freiheit. Sie sparen Zeit und bleiben trotzdem Sie selbst.
+Können Mails automatisch rausgehen?
Ja. Weil die Mail Teil Ihrer Prozesse ist, wird sie ausgelöst, wenn der Moment passt, etwa eine Bestätigung nach einem Prozessschritt.
+Sehe ich, was ein Kunde schon bekommen hat?
Ja. Jede gesendete Mail bleibt am Kontakt hängen, mit Betreff, Anlass und Datum.
+Was ist der Unterschied zum Newsletter?
Auf der Seite E-Mails gestalten und verwalten Sie die Nachrichten. Versendet werden sie aus der Akte eines Kontakts, aus einem Prozess oder als Newsletter an eine ganze Auswahl von Kontakten. Alles liegt in derselben Plattform.
07 Verwandte Funktionen