Funktion · Kontakte & Firmen
Denselben Kunden dreimal im System, und keiner weiß, welche Adresse stimmt.
Sie verwalten jeden Kontakt und jede Firma mit voller Detailansicht und ordnen Personen ihren Unternehmen zu. Über individuelle Filter und Listenbearbeitung greifen Sie genau die Kundschaft heraus, die Sie gerade brauchen. Benutzerdefinierte Felder erweitern das Datenmodell um genau die Angaben, die Ihr Geschäft ausmachen.
Sandra sucht die Nummer eines Kunden und findet ihn dreimal: einmal im CRM, einmal in einer alten Excel, einmal in Tims Notizen. In welcher Version steht die richtige Adresse? Sie ruft an, der Kunde ist längst umgezogen. Am Nachmittag schickt der Außendienst ein Angebot an eine Firma, die es unter zwei Namen zweimal im System gibt.
Zwei Kollegen betreuen unwissentlich denselben Kunden, der sich wundert. Sandra sortiert abends von Hand, was tagsüber auseinanderlief. Es ist nicht Schludrigkeit ihres Teams, sondern ein System, das Wahrheit an drei Orten aufbewahrt.
Was, wenn jeder Kunde genau einmal existierte?
Kein Aufräumen vor jeder Auswertung, keine geteilte Betreuung aus Versehen, sondern ein Datensatz pro Kunde, sauber zugeordnet, auf den sich jedes Modul verlässt.
01 Was Kontakte und Firmen tut
Octoserv legt das Fundament, auf dem alles ruht.
Sie verwalten jeden Kontakt und jede Firma mit voller Detailansicht und ordnen Personen ihren Unternehmen zu. Über individuelle Filter und Listenbearbeitung greifen Sie genau die Kundschaft heraus, die Sie gerade brauchen. Benutzerdefinierte Felder erweitern das Datenmodell um genau die Angaben, die Ihr Geschäft ausmachen. Telefonnummern und Adressen bringt Octoserv beim Anlegen in eine einheitliche Form, und mögliche Dubletten meldet es als Fall, den Sie entscheiden. Und weil diese Basis für Scoring, Geo-Logik, Kommunikation und Finanzen dient, arbeitet jedes Modul mit denselben, verlässlichen Daten.
In der Einzelansicht liegen Profildaten, Verlauf und Bewertung in Boxen, die Sie auf Wunsch auf bis zu zwölf Reiter verteilen. Dazu gehören: Termine mit der besten Zeit, den Kontakt zu erreichen, Produkte und Verträge, Projekte, Zugangsdaten und das Verkaufsprofil. Zur Firma gehört ein Verzeichnis ihrer Personen mit Suche und Rundmail an alle in CC oder BCC. Doppelte Firmen führen Sie zusammen, auch Mutter- und Tochterfirmen lassen sich verbinden.
02 Der Platz im System
Wie fügt sich die Kontaktbasis in die Drehscheibe?
Diese eine Wahrheit ist die Grundlage für alles Weitere: Das Live-Ranking bewertet dieselben Kontakte, die Geo-Intelligenz verortet sie, und Rechnungen hängen am selben Datensatz.
Weil die Module bereits Teil derselben Plattform sind, greifen sie auf dieselbe Kontaktbasis zu, ohne Konnektor. Ranking und Geo-Intelligenz sind Zusatzmodule, die Sie bei Bedarf dazunehmen, statt etwas zu verbinden.
Listen bearbeiten Sie im Block: Eine Leiste setzt für alle markierten Kontakte oder Firmen Tags, Verantwortlichen, Status, Quelle oder Feldwerte. Gespeicherte Ansichten halten Zielgruppen fest, auch nach Verhalten, etwa wer in 30 Tagen geklickt hat. Was Sie nicht mehr brauchen, setzen Sie inaktiv: Es verschwindet aus Listen und Berichten, bekommt keine Marketing-Mails und kommt über „Inaktive anzeigen“ zurück. Gelöschtes liegt zuerst im Papierkorb. Die Suche findet einen Kontakt auch über seine Telefonnummer, gleich wie sie getippt ist, und über den Namen seiner Firma. Ansichten zeigen die Liste als Tabelle oder Kanban-Board, persönlich oder für alle gespeichert, und jede Sammelaktion lässt sich zurücknehmen, außer dem Versand einer Mail und dem Anonymisieren. Jeder Kontakt behält seine Erstquelle, den Weg, auf dem er zuerst in Octoserv kam. Kontakte und Firmen gehören zu Pro und Enterprise. In Core bleiben sie in Ihrem bestehenden CRM, und Octoserv liefert bewertete Kontakte zu.
Zum Live-Ranking03 Was sich ändert
Was ändert sich für Ihren Vertrieb?
Vorher
Jeder pflegt seine eigene Liste. Dubletten wachsen, Adressen veralten, niemand weiß, welche Version stimmt. Jede Auswertung beginnt mit Aufräumen.
Nachher
Ein Datensatz pro Kunde, sauber und zugeordnet. Filter statt Suchen, Listen statt Zettel. Telefonnummern und Adressen stehen einheitlich da, mögliche Doppelungen kommen als Fall zu Ihnen, und jedes Modul zieht aus derselben Quelle.
04 Im laufenden System
Woran erkennen Sie, dass die Basis stimmt?
Öffnen Sie eine Firma, sehen Sie alle zugeordneten Personen, die Stammdaten und Ihre eigenen Felder auf einen Blick. Was vorher dreimal getrennt lag, führen Sie nach Prüfung zu einem Datensatz zusammen.
Doppelte erkennt Octoserv, die Entscheidung bleibt bei Ihnen
In Octoserv sind Scoring, Geo, Kommunikation und Finanzen bereits Teil derselben Plattform und greifen auf dieselbe Kontaktbasis zu, ohne Konnektor. Die Dublettenprüfung ist eingebaut und braucht kein Zusatztool: Sie meldet mögliche Doppelungen als Fall, zusammengeführt wird nach Ihrer Entscheidung. Und weil benutzerdefinierte Felder das Datenmodell erweitern, passen die Daten zu Ihrem Geschäft, nicht umgekehrt.
Firmen-Tresor
Zugangsdaten gehören an die Firma, nicht in einen Zettelkasten.
Auf jeder Firmenseite liegt die Box Zugangsdaten für Hosting, Domain, E-Mail, Server, VPN, Bankzugang und Konten in sozialen Netzwerken. Jeder Eintrag hat bis zu zehn Werte, alle verschlüsselt gespeichert. Geheime Werte stehen nie in einer Liste, sondern erscheinen erst auf Klick, nach Rückfrage und mit Ihrem Passwort.
Jedes Anzeigen und Kopieren eines geheimen Werts steht im Journal der Firma: wer, wann und welcher Eintrag, nie der Wert selbst. Drei Rechte regeln, wer die Liste sieht, geheime Werte anzeigt und Einträge ändert. Zugangsdaten, die jemand über ein Formular schickt, landen bei seiner Firma im Tresor.
Das Lupensymbol in der Kopfzeile der Box durchsucht die Zugangsdaten aller Firmen, die Sie sehen dürfen, nach Titel, Bezeichnung der Werte, Herkunft und Firmenname. Die Werte selbst sind verschlüsselt und lassen sich nicht durchsuchen.
Kennen, statt suchen.
05 In der Praxis
So sieht das in der Praxis aus.
Fall 01
Tim öffnet eine Firma und sieht alle zugeordneten Kontakte, statt drei Personen einzeln zu suchen.
Fall 02
Sandra filtert in Sekunden alle Kunden einer Region für eine Aktion und bearbeitet sie als Liste.
Fall 03
Beim Import sucht Octoserv zu jedem Firmennamen eine vorhandene Firma, ohne auf Groß- und Kleinschreibung zu achten, und legt nur an, was es noch nicht gibt.
Im Video
Die Lindenquell Haustechnik, Folge für Folge.
Eine erfundene Firma löst am echten Bildschirm von Octoserv eine Aufgabe aus dem Alltag. Jede Folge mit Untertiteln und einer Übung zum Nachmachen.
06 Häufige Fragen
Häufige Fragen zu Kontakten & Firmen.
+Meine Daten sind ein einziges Chaos, das lohnt sich nicht mehr.
Genau da fängt Octoserv an. Der Import zeigt Ihnen in einem Testlauf vorab, was neu ist, was es schon gibt und welche Zeilen fehlerhaft sind, und die Dublettenprüfung meldet mögliche Doppelungen als Fall.
+Noch ein System, in das ich alles doppelt pflege?
Nein. Es ersetzt die drei Listen, es ergänzt sie nicht. Ein Datensatz, den alle Module teilen.
+Meine Branche hat besondere Felder.
Benutzerdefinierte Felder bilden genau das ab, mit Dropdown, Datum, Checkbox oder Text, so wie Ihr Geschäft es braucht.
+Wie erkennt das System Dubletten?
Octoserv vergleicht neue Kontakte mit dem Bestand, über Telefonnummer, Anschrift und ähnliche E-Mail-Adressen, und legt bei einem Treffer einen Fall mit Trefferquote an. Ob es dieselbe Person ist, entscheiden Sie. Doppelte Firmen führen Sie von Hand zusammen.
+Worauf baut der Rest der Plattform auf?
Auf dieser Kontaktbasis. Scoring, Geo-Logik, Kommunikation und Finanzen arbeiten alle mit denselben, verlässlichen Daten.
07 Verwandte Funktionen