Funktion · Dokumente & Vorlagen
Drei Versionen der letzten Vereinbarung, und keiner weiß, welche gilt.
Sie verwalten Dateien dort, wo sie hingehören: verknüpft mit dem Kontakt oder dem Vorgang, zu dem sie gehören. Neue Dokumente erstellen Sie aus Vorlagen, statt jedes Mal bei null anzufangen. So liegt jedes Schreiben, jeder Vertrag, jede Unterlage am richtigen Kunden, auffindbar in Sekunden.
Bea führt eine Agentur und ist der Flaschenhals, an dem alles vorbeimuss. Ein Kunde fragt nach der letzten Vereinbarung, Bea sucht. Im Mailpostfach, im geteilten Laufwerk, im Ordner „Kunden_final_final_2". Sie findet drei Versionen und weiß nicht, welche gilt. Dann soll ein neues Angebotsschreiben raus, und die Vorlage liegt auf dem Rechner der Kollegin, die im Urlaub ist. Bea baut das Dokument neu, formatiert, tippt die Kundendaten ab. Jeder solche Suchlauf frisst zwanzig Minuten, die sie nicht hat. Das ist nicht Unordnung aus Nachlässigkeit, sondern das System.
Was, wenn jedes Dokument am richtigen Kunden läge?
Kein Suchen über Postfächer und Laufwerke, kein Formatier-Marathon, sondern jede Unterlage am Kontakt und neue Schreiben aus Vorlagen, in Sekunden zur Hand.
01 Was Dokumente und Vorlagen tut
Octoserv führt jedes Dokument im Kontext.
Sie verwalten Dateien dort, wo sie hingehören: verknüpft mit dem Kontakt oder dem Vorgang, zu dem sie gehören. Neue Dokumente erstellen Sie aus Vorlagen, statt jedes Mal bei null anzufangen. So liegt jedes Schreiben, jeder Vertrag, jede Unterlage am richtigen Kunden, auffindbar in Sekunden. Weil das alles Teil der Plattform ist, müssen Sie nicht zwischen CRM und Dateiablage hin- und herspringen. Ein Ort, ein Kontext, ein Blick.
02 Der Platz im System
Wie fügen sich Dokumente in die Drehscheibe?
Dokumente hängen am selben Kontakt wie Deals, Angebote und Rechnungen, im gleichen Kontext wie der ganze Kundenvorgang.
Ein angenommenes Angebot wird zum Dokument am Kunden, und aus einer Vorlage entsteht das nächste Schreiben, ohne den Vorgang zu verlassen. Zur Kontaktbasis →
Zu den Angeboten03 Was sich ändert
Was ändert sich für Ihren Vertrieb?
Vorher
Dokumente liegen verstreut, Postfach, Laufwerk, Desktop, die Vorlage auf einem fremden Rechner. Niemand weiß sicher, welche Version aktuell ist, und jedes neue Schreiben beginnt mit Suchen und Abtippen.
Nachher
Jedes Dokument hängt am richtigen Kontakt oder Vorgang und ist sofort da. Neue Schreiben entstehen aus Vorlagen, ohne Formatier-Marathon. Sie öffnen den Kunden und sehen alles, was zu ihm gehört.
04 Im laufenden System
Woran erkennen Sie, dass nichts mehr verstreut liegt?
Am Kontakt sehen Sie alle Unterlagen auf einen Blick, jede mit Typ und Datum, die aktuelle klar markiert. Ein neues Schreiben entsteht mit einem Klick aus einer Vorlage, direkt im Kontext des Kunden.
Kein Fremdspeicher, sondern Teil des Vorgangs
Statt eines angebundenen Fremdspeichers, den Sie erst verknüpfen, ist die Dokumentenverwaltung bereits Teil der Plattform, am selben Kontakt wie Deals, Angebote und Rechnungen. Dokumente stehen so im gleichen Kontext wie der ganze Kundenvorgang, ohne Umweg über ein separates Ablage-Tool. Sie schalten es ein, statt eine Datei-Integration zu pflegen.
Ihre Ablage sucht nicht mehr. Sie findet.
05 In der Praxis
So sieht das in der Praxis aus.
Fall 01
Bea öffnet einen Kunden und sieht sofort jede Unterlage, die je zu ihm gehörte, ohne Suchlauf.
Fall 02
Tim erstellt das Standardschreiben aus der Vorlage und muss nichts formatieren.
Fall 03
Sandra weiß, dass jedes Dokument ihres Teams am richtigen Vorgang hängt, auch bei Urlaub oder Wechsel.
06 Häufige Fragen
Häufige Fragen zu Dokumenten & Vorlagen.
+Wir haben doch ein Laufwerk oder eine Cloud dafür.
Genau das ist die Suche von morgen. Am Kunden verknüpft finden Sie das Dokument im Kontext, nicht in einem Ordnerbaum.
+Vorlagen pflegen ist Aufwand.
Einmal angelegt, sparen Vorlagen jeden Tag das Neubauen und sorgen dafür, dass alles gleich aussieht.
+Noch ein Ablageort neben unserem CRM?
Nein, kein zweiter Ort. Die Dokumente liegen im selben System wie der Kunde, nicht daneben.
+Sehe ich, welche Version aktuell ist?
Ja. Die Unterlagen hängen am Kontakt mit Datum, die aktuelle ist klar erkennbar, kein Rätselraten mehr.
+Kann ich Verträge und Angebote gleich hier führen?
Ja. Jedes Schreiben, jeder Vertrag, jede Unterlage liegt am richtigen Kunden, im selben Kontext wie Angebote und Rechnungen.
07 Verwandte Funktionen