Funktion · Serienbriefe und Lettershop
Ein Brief auf Papier bleibt im Gedächtnis. Hundert davon schreibt, faltet und frankiert nur niemand gern.
Mit dem Modul Serienbriefe und Lettershop machen Sie aus einer Vorlage Briefe an viele Empfänger, ausgewählt wie bei einem Newsletter. Octoserv liefert eine Druckdatei, versendet die Briefe als E-Mail oder übergibt sie an den Druck- und Versanddienst LetterXpress, der druckt, faltet, frankiert und aufgibt. Vorher sehen Sie Preis und Guthaben.
Ein Beispiel: Ein Bauunternehmen will 120 Bestandskunden zum Jahresgespräch einladen, persönlich und auf Papier. Jemand exportiert die Adressen, startet den Serienbrief in Word, druckt, faltet, kuvertiert und geht zur Post. Wer keine Werbung will oder keine Adresse hat, fällt dabei nicht auf, und am Kontakt steht danach nirgends, dass der Brief rausging.
Was, wenn der Brief mit wenigen Klicks bei der Post läge und am Kontakt vermerkt wäre?
Octoserv wählt die Empfänger, lässt aus, wer nicht angeschrieben werden darf, zeigt vorher die Kosten und hält danach fest, was an wen ging.
01 Was das Modul Serienbriefe und Lettershop tut
Octoserv macht aus einer Vorlage viele Briefe und sagt vorher, was sie kosten.
Sie nehmen eine Word- oder Textvorlage und wählen die Empfänger wie bei einem Newsletter: über die Ansicht, Filter, Tags und Ausschlüsse. Kontakte ohne Postadresse und gesperrte Kontakte lässt Octoserv aus und nennt den Grund. Die Ausgabe wählen Sie selbst: eine Druckdatei mit je einem PDF pro Kontakt in der Akte, eine E-Mail mit dem Brief als Anhang oder im Text, wobei die Werbeeinwilligung beachtet wird, oder der Versand als echter Brief über LetterXpress.
02 Der Platz im System
Wie fügt sich der Briefversand in die Drehscheibe?
Vor dem Versand zeigt Octoserv den Preis je Brief, die Gesamtsumme und Ihr Guthaben. Es geht nichts hinaus, bevor Sie bestätigen. Jeder Kunde nutzt sein eigenes Konto bei LetterXpress.
Einen einzelnen Brief schicken Sie direkt aus der Akte mit „Per Post senden“, auf demselben Weg. Der Status jedes Briefs steht am Kontakt und im Journal. In einem Flow gibt es den Schritt „Brief per Post senden“, zum Beispiel für jeden neuen Lead.
Zum Office im Browser03 Was sich ändert
Was ändert sich für Ihren Vertrieb?
Vorher
Adressen exportieren, Serienbrief in Word, drucken, falten, kuvertieren, frankieren, zur Post bringen. Wer keine Werbung will oder keine Adresse hat, fällt nicht auf.
Nachher
Empfänger wie beim Newsletter wählen, Ausnahmen mit Grund ausschließen, Preis und Guthaben sehen, bestätigen. LetterXpress druckt, faltet, frankiert und gibt die Briefe auf. Der Status steht am Kontakt.
04 Im laufenden System
Wie läuft ein Brief per Flow ab?
Im Flow legen Sie den Schritt „Brief per Post senden“ an, zum Beispiel für jeden neuen Lead. Bevor der Brief hinausgeht, prüft Octoserv: Ist die Adresse vollständig? Liegt ein Werbewiderspruch vor? Sind das Tages- und das Monatslimit für die Kosten eingehalten? Ist ein Limit erreicht, wartet der Schritt. Auf Wunsch gibt vorher eine Person frei. Pro Kontakt und Schritt geht höchstens ein Brief hinaus.
Ein Zusatzmodul, mit Ihrem Konto bei LetterXpress
Serienbriefe und Lettershop sind ein Zusatzmodul zu den Editionen. Den Versand übernimmt LetterXpress, jeder Kunde nutzt dort sein eigenes Konto. Wahlweise übernimmt Pingen aus der Schweiz den Versand, auch nach Österreich, in die Schweiz und ins Ausland. Das Bearbeiten der Vorlagen im Browser gehört dagegen zu jeder Installation, es ist auf der Seite Office im Browser beschrieben.
Erst der Preis, dann die Bestätigung, dann der Brief.
05 In der Praxis
So sieht das in der Praxis aus.
Fall 01
Ein Bauunternehmen lädt 120 Bestandskunden zum Jahresgespräch ein. Vier haben keine Postadresse, einer hat der Werbung widersprochen. Octoserv lässt sie aus und nennt den Grund, die übrigen 115 gehen nach der Bestätigung an LetterXpress.
Fall 02
Jeder neue Lead aus dem Formular bekommt automatisch einen echten Brief. Ist das Tageslimit erreicht, wartet der Schritt, statt weiter Kosten zu erzeugen.
Fall 03
Eine Kundin ruft an und bittet um eine schriftliche Bestätigung. Aus der Akte genügt „Per Post senden“: Vorlage wählen, Preis sehen, bestätigen. Der Status steht danach im Journal.
06 Häufige Fragen
Häufige Fragen zum Modul Serienbriefe und Lettershop.
+Was kostet ein Brief, und wann sehe ich es?
Vor jedem Versand zeigt Octoserv den Preis je Brief, die Gesamtsumme und Ihr Guthaben bei LetterXpress. Erst wenn Sie bestätigen, geht etwas hinaus.
+Wer bekommt keinen Brief?
Kontakte ohne Postadresse und gesperrte Kontakte werden ausgelassen, jeweils mit Angabe des Grundes. Bei der E-Mail wird die Werbeeinwilligung beachtet, im Flow wird ein Werbewiderspruch vor dem Versand geprüft.
+Wie verhindert der Flow-Schritt, dass zu viel Post hinausgeht?
Es gibt ein Tages- und ein Monatslimit für die Kosten, dann wartet der Schritt. Ohne vollständige Adresse geht kein Brief hinaus, und pro Kontakt und Schritt höchstens einer. Auf Wunsch gibt vorher eine Person frei.
+Welche Versanddienste gibt es?
LetterXpress druckt, faltet, frankiert und gibt die Briefe auf. Jeder Kunde nutzt sein eigenes Konto dort. Wahlweise übernimmt Pingen aus der Schweiz den Versand, auch nach Österreich, in die Schweiz und ins Ausland.
+Ist das in meiner Edition enthalten?
Serienbriefe und Lettershop sind ein Zusatzmodul zu den Editionen. Das Bearbeiten der Vorlagen im Browser gehört dagegen zu jeder Installation.
07 Verwandte Funktionen