Funktion · Pipelines
Ein Auftrag, drei Ansprechpartner, und in der Pipeline steht er dreimal.
Octoserv führt mehrere Pipelines, jede mit eigenen Stufen: eine für Neukunden, eine für Verlängerungen, eine für Projekte. Ein Deal liegt in einer Pipeline und kann mehrere Kontakte haben, jeden mit seiner Rolle. Das Board zeigt je Stufe Summe und Wahrscheinlichkeit, und jede Karte verrät, wie lange sie schon liegt.
Ein Beispiel: Ein Maschinenbauer verkauft Anlagen und Wartungsverträge. Der Einkauf verhandelt den Preis, die Technik klärt die Anforderungen, die Geschäftsführung unterschreibt. Drei Personen, ein Auftrag. In der Liste steht er dreimal, mit drei Phasen und drei Werten. Und die Wartungsverträge laufen durch dieselben Spalten wie die Neukunden, obwohl sie ganz andere Stufen haben.
Was, wenn jeder Prozess seine eigene Pipeline hätte und jeder Auftrag nur einmal vorkäme?
Neukunden laufen durch andere Stufen als Verlängerungen oder Projekte. Und ein Auftrag, an dem drei Menschen beteiligt sind, ist ein Auftrag, nicht drei.
01 Was Pipelines tut
Octoserv trennt Prozesse in Pipelines und führt die Beteiligten an einem Deal zusammen.
Jede Pipeline hat ihre eigenen Stufen mit Name, Farbe, Wahrscheinlichkeit und dem Ergebnis gewonnen oder verloren. Im Stufeneditor legen Sie sie an, ordnen sie um und archivieren, was Sie nicht mehr brauchen. Ein Deal liegt in genau einer Pipeline und lässt sich in eine andere verschieben, dort landet er in der ersten offenen Stufe. An einem Deal hängen mehrere Kontakte, einer als Hauptkontakt, jeder mit seiner Rolle.
02 Der Platz im System
Wie fügt sich die Pipeline in die Drehscheibe?
Die Hauptpipeline folgt dem Status Ihrer Kontakte: Wechselt der Status, rückt der führende Deal des Kontakts mit. Weitere Pipelines laufen daneben und fassen den Kontaktstatus nicht an.
Der Stufenwechsel ist ein Auslöser für Kampagnen und Aufgaben, und zwar in jeder Pipeline. Aus der Box Kontakte eines Deals schicken Sie ein Mailing an alle Beteiligten, und Titel, Wert und Stufe des Deals stehen als Platzhalter in Mails und Vertragsdokumenten.
Zu den Kampagnen03 Was sich ändert
Was ändert sich für Ihren Vertrieb?
Vorher
Alle Aufträge laufen durch dieselben Spalten, ob Neukunde, Verlängerung oder Projekt. Ein Auftrag mit mehreren Ansprechpartnern steht mehrfach in der Liste, jedes Mal mit anderem Stand.
Nachher
Jeder Prozess hat seine Pipeline mit eigenen Stufen. Ein Auftrag steht einmal da, mit allen Beteiligten und ihrer Rolle. Summe und Wahrscheinlichkeit je Stufe stehen am Board, und Karten, an denen länger nichts passiert ist, fallen durch ihren Punkt auf.
04 Im laufenden System
Woran sehen Sie, wo ein Auftrag hängt?
Jede Karte trägt einen Punkt für das Alter der letzten Aktivität: grün unter einem Tag, gelb bis drei Tage, rot darüber. Als Aktivität zählen Änderungen, Notizen, Aufgaben und Mails am Deal. Die Kachel „Meine Deals“ im Dashboard zeigt fünf Zähler mit Zahl und Wert (in Arbeit, überfällig, bald fällig, gewonnen, verloren) und darunter die nächsten offenen Abschlüsse.
Eine Hauptpipeline, beliebig viele daneben
Die Hauptpipeline bleibt mit dem Status Ihrer Kontakte verbunden, damit Status und Stufe nicht auseinanderlaufen. Weitere Pipelines sind eigenständig, ihre Stufen pflegen Sie im Stufeneditor. Archivierte Pipelines behalten ihre Deals und nehmen keine neuen an. Die Beträge laufen in Euro. Die Pipelines sind ein Zusatzmodul in Pro und Enterprise.
Ein Auftrag, eine Karte, alle Beteiligten daran.
05 In der Praxis
So sieht das in der Praxis aus.
Fall 01
Der Vertrieb pflegt eine Pipeline für Neukunden, der Service eine für Verlängerungen, die Projektleitung eine für laufende Projekte, jede mit ihren Stufen und ihrer Wahrscheinlichkeit.
Fall 02
Bei einem Auftrag sitzen Einkauf, Technik und Geschäftsführung am Tisch. Alle drei hängen am selben Deal, jeder mit seiner Rolle, und wer einen von ihnen anruft, sieht den Deal in dessen Akte.
Fall 03
Wird ein Kontakt gelöscht, bleibt der Deal mit den übrigen Beteiligten bestehen, und der nächste Kontakt wird Hauptkontakt.
06 Häufige Fragen
Häufige Fragen zu Pipelines.
+Wie viele Pipelines kann ich anlegen?
Sie legen im Stufeneditor so viele an, wie Sie Prozesse haben. Was Sie nicht mehr brauchen, archivieren Sie, die Deals bleiben erhalten. Löschen lässt sich nur eine leere Pipeline, die Hauptpipeline nie.
+Was ist die Hauptpipeline?
Die Pipeline, deren Stufen die Statuswerte Ihrer Kontakte sind. Ändert sich der Status eines Kontakts, rückt sein führender Deal mit, und umgekehrt. Weitere Pipelines verändern den Kontaktstatus nicht.
+Wie funktionieren mehrere Kontakte an einem Deal?
Einer ist Hauptkontakt, jeder trägt eine Rolle, und jeder sieht den Deal in seiner Akte. Wird aus einem Auftrag später ein zweiter, lösen Sie einen Kontakt mit „In neuen Deal kopieren“ heraus: Titel, Wert, Stufe und Positionen werden mitgenommen.
+Kann ich einen Deal in eine andere Pipeline verschieben?
Ja. Der Deal kommt in die erste offene Stufe der neuen Pipeline, oder in die, die Sie wählen. Wahrscheinlichkeit und Abschlusszeit richten sich danach nach der neuen Stufe.
+Sehe ich, was diese Woche realistisch abschließt?
Jede Stufe trägt eine Wahrscheinlichkeit, und das Board zeigt je Stufe die Summe. Die Berichte rechnen Deals auch je Pipeline aus, mit offenen, gewonnenen und verlorenen Deals und ihrem Wert.
07 Verwandte Funktionen