Funktion · Pipelines
Wo steht der Auftrag gerade? Drei Leute, drei Antworten.
Die Pipeline bildet Ihren Vertriebsprozess als Kanban-Board ab. Jede Spalte ist eine Phase, jeder Kontakt eine Karte, die Sie per Drag and Drop weiterschieben. Deals tragen Wert, Wahrscheinlichkeit und voraussichtlichen Abschluss, und eine Übersicht zeigt je Phase, wie viele Deals dort liegen und was sie zusammen wert sind.
Montagmorgen, Vertriebsrunde. Der Chef fragt nach dem Auftrag aus Lüneburg. Der eine sagt Angebot raus, die andere sagt Verhandlung, der dritte hat gestern telefoniert und weiß, dass der Kunde noch die Finanzierung klärt. Alle drei haben recht, jeder aus seiner Ablage. Am Ende der Runde ist eine Viertelstunde weg, und die Frage, was diese Woche realistisch abschließt, ist immer noch offen.
Was, wenn die Vertriebsrunde mit einem Blick anfinge?
Keine drei Ablagen, sondern ein Board, auf dem jeder Kontakt in genau einer Phase liegt, mit Wert und Wahrscheinlichkeit daran.
01 Was Pipelines tut
Octoserv zeigt den Vertrieb als Board, auf dem sich Kontakte bewegen.
Die Kontaktliste lässt sich als Kanban-Board darstellen, gruppiert nach Status. Wer eine Karte in die nächste Spalte zieht, setzt damit den Status des Kontakts. Zu jedem Kontakt gehören Deals mit Titel, Wert, Wahrscheinlichkeit, Priorität und voraussichtlichem Abschluss; der primäre Deal bestimmt die Phase. Die Phasen entstehen aus den Optionen des Statusfelds, deshalb können Status und Stufe nicht auseinanderlaufen. Eine Übersicht zeigt je Phase Anzahl, Gesamtwert und den nach Wahrscheinlichkeit gewichteten Wert.
02 Der Platz im System
Wie fügt sich die Pipeline in die Drehscheibe?
Der Phasenwechsel ist ein Ereignis: Wird ein Auftrag verschoben, kann eine Kampagne starten, eine E-Mail rausgehen oder eine Aufgabe entstehen.
Und die Deal-Box liegt in der Kontaktakte, neben Journal, Terminen und Angeboten.
Zu den Automation-Regeln03 Was sich ändert
Was ändert sich für Ihren Vertrieb?
Vorher
Der Stand eines Auftrags steht in Köpfen, Mails und einer Tabelle, die jeder anders pflegt. Was diese Woche abschließt, ist eine Schätzung.
Nachher
Ein Board, jede Karte in genau einer Phase. Wert und Wahrscheinlichkeit hängen am Deal, die Summe je Phase steht in der Übersicht, und der Phasenwechsel löst den nächsten Schritt aus.
04 Im laufenden System
Woran sehen Sie, was diese Woche realistisch abschließt?
Unter Einstellungen steht je Phase, wie viele Deals dort liegen, welchen Gesamtwert sie haben und was nach Wahrscheinlichkeit gewichtet übrig bleibt. Dazu der Durchschnitt. Das ist die Zahl für die Vertriebsrunde, ohne dass jemand vorher eine Tabelle zusammenzieht.
Eine Pipeline, nicht fünf
Octoserv arbeitet mit genau einer Pipeline, deren Stufen aus dem Statusfeld entstehen. Wer den Status umbenennt oder eine Stufe ergänzt, ändert damit das Board. Es gibt keine zweite Stelle, an der die Phasen gepflegt werden, und deshalb keine zwei Wahrheiten darüber, wo ein Kontakt steht. Der Kanban-Modus wird je Ansicht gespeichert: eine Ansicht als Tabelle, eine andere als Board.
Eine Tabelle sagt, was war. Ein Board zeigt, was gerade ist.
05 In der Praxis
So sieht das in der Praxis aus.
Fall 01
Der Vertrieb startet den Tag in einer gepinnten Ansicht im Board-Modus und sieht sofort, welche Karten in Verhandlung liegen.
Fall 02
Ein Kontakt hat zwei Deals, der größere wird als primär markiert, und der Kontakt rückt damit in die passende Phase.
Fall 03
Beim Verschieben in Angebot erstellt eine Regel automatisch die Aufgabe, das Angebot in drei Tagen nachzufassen.
06 Häufige Fragen
Häufige Fragen zu Pipelines.
+Wer darf die Pipeline sehen?
Der Kanban-Modus erscheint nur für Nutzer mit Pipeline-Berechtigung. Die wird in der Berechtigungsmatrix je Nutzer gesetzt.
+Woher kommen die Phasen?
Aus den Optionen des Statusfelds. Wird dort ein Status ergänzt, umbenannt oder entfernt, zieht das Board automatisch nach.
+Was ist der primäre Deal?
Ein Kontakt kann mehrere Deals haben, aber nur einer bestimmt seine Phase. Wer einen anderen Deal als primär markiert, löst den bisherigen ab.
+Kann ich Tabelle und Board mischen?
Ja. Der Kanban-Modus wird je gespeicherter Ansicht festgelegt. Eine Ansicht kann Tabelle bleiben, eine andere als Board starten.
+Was passiert beim Verschieben einer Karte?
Der Status des Kontakts wird gesetzt, und der Auslöser „Auftrag verschoben" steht Kampagnen zur Verfügung, etwa für eine E-Mail oder eine Aufgabe.
07 Verwandte Funktionen