Funktion · Telefonie
Am Abend ist die Hälfte der Anrufe nicht dokumentiert, und keiner traut mehr dem Scoring.
Ein Klick auf eine Nummer in der Kontaktkarte startet den Anruf, im Browser mit Headset oder über Ihre Telefonanlage, ohne Toolwechsel. Nach dem Auflegen halten Sie das Ergebnis fest, aus einer Liste, die Sie selbst anlegen, etwa Rückruf vereinbart, Angebot gesendet oder Kein Interesse.
Tim aus dem Inside Sales hat eine Liste mit vierzig Nummern vor sich. Er tippt jede von Hand ins Handy, verwählt sich zweimal, klemmt sich den Hörer zwischen Ohr und Schulter. Nach dem Gespräch öffnet er das CRM, sucht den Kontakt, schreibt eine Notiz. Manchmal.
Wenn nicht schon das nächste Telefonat klingelt. Am Abend ist die Hälfte der Anrufe nicht dokumentiert, und am Freitag fragt Sandra, warum das Scoring nicht stimmt. Es war nicht Faulheit, sondern das System: zwischen Wählen und Notieren lagen einfach zu viele Handgriffe.
Was, wenn sich jedes Gespräch von selbst dokumentieren würde?
Kein Abtippen, kein Sprung ins CRM, keine Notiz, die abends ausfällt. Ein Klick auf die Nummer, das Gespräch läuft, und nach dem Auflegen wählen Sie in zwei Sekunden das Ergebnis. Den Rest erledigt das System.
01 Was Telefonie tut
Octoserv holt das Telefon ins System.
Ein Klick auf eine Nummer in der Kontaktkarte startet den Anruf, im Browser mit Headset oder über Ihre Telefonanlage, ohne Toolwechsel. Nach dem Auflegen halten Sie das Ergebnis fest, aus einer Liste, die Sie selbst anlegen, etwa Rückruf vereinbart, Angebot gesendet oder Kein Interesse. Jeder Anruf wird automatisch am Kontakt protokolliert und liegt sofort in der Historie. Die Telefonie ist anbieterneutral: Ihre Anlage oder Ihr Anbieter meldet jeden beendeten Anruf an Octoserv.
02 Der Platz im System
Wie fügt sich die Telefonie in die Drehscheibe?
Weil die Telefonie Teil derselben Plattform ist, bleibt das Gesprächsergebnis nicht als Notiz liegen, sondern fließt direkt ins Scoring und stößt Ihre Prozesse an. Jedes Ergebnis hat eine Wertung von 0 bis 100, die in den Faktor Telefonie des Rankings eingeht. Der Auslöser „Anruf protokolliert“ startet einen Ablauf, wenn Sie ihn auf ein Ergebnis eingrenzen, etwa Angebot gesendet.
Welche Kontakte den Anruf zuerst verdienen, zeigt das Live-Ranking, und jedes Gespräch landet nachvollziehbar in der Historie. Angenommene Anrufe zählen außerdem in die „beste Zeit“ der Box Termine. So wird aus jedem Anruf ein nächster Schritt, statt einer vergessenen Notiz.
Der Rückruf läuft über Ihre Anlage: Octoserv bittet sie, Ihre Nebenstelle klingeln zu lassen und die Nummer zu wählen. Verpasste Anrufe stehen in der Klingel, und mit einem Häkchen zählt die Dauer eines Anrufs als Supportzeit gegen das Paket des Kunden.
Zum Workflows-Cockpit03 Was sich ändert
Was ändert sich für Ihren Vertrieb?
Vorher
Nummern abtippen, verwählen, Hörer klemmen. Nach jedem Gespräch der Sprung ins CRM, die Suche nach dem Kontakt, die Notiz, die zu oft ausfällt. Am Ende ein Datensatz voller Löcher und ein Scoring, dem niemand traut.
Nachher
Ein Klick auf die Nummer, das Gespräch läuft. Sie legen auf, wählen das Ergebnis aus einer Liste, fertig. Der Anruf steht in der Historie, das Scoring aktualisiert sich, der nächste Schritt startet automatisch.
04 Im laufenden System
Ihre Anlage meldet, Octoserv ordnet zu.
Ein Administrator richtet die Verbindung einmal ein. Danach erkennt Octoserv die Rufnummer, ordnet den Anruf dem Kontakt und die Nebenstelle dem Mitarbeiter zu, und der Anruf steht in der Anrufliste, im Journal und in der Box Anrufe des Kontakts. Bei einem eingehenden Anruf zeigt das Telefonfenster sofort, wer anruft. Octoserv prüft die Anbindung alle fünf Minuten und mailt den Administratoren bei anhaltender Störung.
Ein Modul, das in der Plattform sitzt
Die Telefonie ist ein Zusatzmodul von Octoserv: in Core nicht enthalten, in Pro und Enterprise buchbar. Gesprächsergebnis, Scoring und Prozess greifen ohne Umweg ineinander. Octoserv betreibt keine eigene Telefonanlage, sondern arbeitet mit Ihrer vorhandenen zusammen.
Anrufen. Auflegen. Alles steht drin.
05 In der Praxis
So sieht das in der Praxis aus.
Fall 01
Tim arbeitet seine Rückrufliste per Click-to-Call ab und schließt jeden Anruf mit einem Ergebnis. Abends ist nichts nachzutragen.
Fall 02
Ein Interessent bittet am Telefon um ein Angebot, das Ergebnis Angebot gesendet hebt das Scoring, und ein Nachfassprozess startet von selbst, sobald Sie ihn an dieses Ergebnis gebunden haben.
Fall 03
Sandra, die das Recht „Alle Anrufe sehen“ hat, sieht bei einem strittigen Fall in der Anrufliste, wer wann mit dem Kunden gesprochen hat, wie lange und mit welchem Ergebnis, und klärt die Sache in fünf Minuten.
06 Häufige Fragen
Häufige Fragen zur Telefonie.
+Browser-Telefonie klingt wackelig. Ist das stabil?
Das Telefon im Browser ist ein eigenes kleines Fenster, das angemeldet bleibt, auch wenn Sie in Octoserv die Seite wechseln. Wer lieber sein eigenes Telefon nutzt, klickt auf die Nummer, und die Telefonanlage lässt die Nebenstelle klingeln.
+Können wir unseren bestehenden Telefonieanbieter behalten?
In vielen Fällen ja. Octoserv ist anbieterneutral: Ihre Anlage oder Ihr Anbieter meldet jeden beendeten Anruf. Ihren konkreten Anschluss schauen wir uns gemeinsam an.
+Meine Leute tragen Anrufe nie sauber nach.
Genau deshalb tut es das System für sie. Protokolliert wird automatisch, das Ergebnis wählen Sie nach dem Auflegen in zwei Sekunden aus einer Liste.
+Was bringt mir die Dokumentation konkret?
Sie speist Ihr Scoring und startet Folgeprozesse. Aus jedem Anruf wird ein nächster Schritt, statt einer Notiz, die vielleicht jemand liest.
+Was passiert bei einem verpassten Anruf?
Der Mitarbeiter der Nebenstelle bekommt eine E-Mail und sieht den Anruf in der Klingel der Seitenleiste. Auf Wunsch legt Octoserv zusätzlich eine Rückruf-Aufgabe an. Beides stellt der Administrator ein.
07 Verwandte Funktionen