Funktion · KI-Dienst und Agenten-Zugang
KI im CRM: Wohin gehen Ihre Kundendaten, und was darf das im Monat kosten?
Octoserv nutzt KI nur mit Ihrem eigenen Konto und Ihrem eigenen Schlüssel. Sie legen fest, welche Anbieter und Modelle erlaubt sind und was die KI im Monat höchstens kosten darf. Aufgaben mit personenbezogenen Daten gehen nur an Anbieter mit belegter Verarbeitung in der EU. KI-Agenten dürfen nur das, was ihr Benutzer darf.
Ein Beispiel: Ein Mitarbeiter fügt Kundendaten in das Fenster eines KI-Dienstes ein, um eine Mail zu verbessern. Niemand weiß, welcher Anbieter das war, wohin die Daten gingen und was es kostet. Ein Verbot hilft nicht, denn es ist bequem, und also wird es trotzdem getan.
Was, wenn KI im Haus erlaubt wäre, aber mit Grenzen, die Sie gesetzt haben?
Nicht verbieten und hoffen, sondern festlegen: welcher Anbieter, welches Modell, welche Daten, wie viel Geld. Alles, was Octoserv mit KI tut, hält sich daran.
01 Was der KI-Dienst tut
Octoserv schaltet KI erst ein, wenn Sie Anbieter, Modell und Budget festgelegt haben.
Es gibt keinen voreingestellten Anbieter und keinen Schlüssel von uns, solange nichts eingerichtet ist, ist KI aus. Sie haken die Anbieter an, die Octoserv verwenden darf (Mistral AI, Azure OpenAI, OpenAI, Anthropic, Groq), und wählen je Art von Aufgabe Anbieter und Modell: ein starkes für anspruchsvolle Aufgaben, ein günstiges für Umformulieren und Sortieren, eines für die Suche nach Bedeutung. Bei „automatischen“ Aufgaben wählt Octoserv selbst, nach festen Regeln und ohne Aufruf bei Dritten.
02 Der Platz im System
Wie fügt sich der KI-Dienst in die Drehscheibe?
Alle Funktionen, die KI brauchen, nutzen diese Einstellungen, etwa das Verkaufsprofil, die Zusammenfassung eines Kontakts und die Anzeigentexte im Ads Studio. Den Schlüssel tragen Sie an einer zentralen Stelle ein (Einstellungen, API-Keys), nirgends sonst. Octoserv zeigt davon nur, ob er gesetzt ist, und die letzten vier Zeichen.
Der Zugang für KI-Agenten läuft über das Model Context Protocol. Ein Agent meldet sich mit dem API-Token eines Benutzers an und kann nur, was dieser Benutzer darf: gleiche Rechte, gleiche Sichtbarkeit der Kontakte, gleiche Feldrechte.
Zur Leadbewertung per KI03 Was sich ändert
Was ändert sich für Ihren Vertrieb?
Vorher
KI wird nebenher genutzt, mit privaten Konten, ohne Budget und ohne Spur im System.
Nachher
Anbieter, Modell und Monatsbudget stehen fest, jeder Aufruf steht im Journal des Kontakts, und die Nutzung zeigt die Kosten nach Modul, Aufgabe und Anbieter.
04 Im laufenden System
Woran sehen Sie, was die KI getan und gekostet hat?
Jeder KI-Aufruf steht im Journal des Kontakts als Systemeintrag mit der Quelle „KI“: wer ihn ausgelöst hat, für welchen Zweck, mit welchem Anbieter und Modell. Der Text steht nie dort. Die Karte „Nutzung“ zeigt für den Monat die geschätzten Kosten, die Zahl der Aufrufe und die Budgetbalken. Bei 80 und bei 100 Prozent des Budgets bekommen die Administratoren eine Mail, bei 100 Prozent lehnt Octoserv weitere Aufrufe bis zum Monatsende ab.
Daten haben Klassen
Aufgaben mit personenbezogenen Daten gehen nur an Anbieter mit belegter Verarbeitung in der EU, mit allen anderen versucht Octoserv es gar nicht. Pseudonymisierte Aufrufe wie das Verkaufsprofil dürfen auf Wunsch auch an Anbieter außerhalb der EU gehen, aber nur, wenn ein Administrator das einschaltet und bestätigt, dass die Datenspeicherung dort abgeschaltet ist. Stimmen Sie das mit Ihrer Datenschutzberatung ab. Der Zugang für KI-Agenten ist ein Zusatzmodul in Pro und Enterprise.
KI, die nur kann, was Sie erlaubt haben.
05 In der Praxis
So sieht das in der Praxis aus.
Fall 01
Ein Administrator hakt Mistral AI an, trägt den Schlüssel im Schlüsseldialog ein und setzt ein Monatsbudget. Bei 80 Prozent bekommt er eine Mail.
Fall 02
Ein Agent soll Kontakte suchen. Das Lesen ist erlaubt, Ändern und Senden sind vorgegeben aus, bis ein Administrator sie einzeln freigibt.
Fall 03
Ist das Ändern freigegeben und legt ein Agent auf Anweisung eine Aufgabe an, steht im Journal die Quelle „KI-Agent“, und der Aufruf des Werkzeugs steht im Journal des Mandanten.
06 Häufige Fragen
Häufige Fragen zum KI-Dienst.
+Welche KI-Anbieter kann ich nutzen?
Mistral AI, Azure OpenAI, OpenAI, Anthropic und Groq. Mistral AI verarbeitet in der EU, bei Azure OpenAI und OpenAI gilt das nur, wenn Ihr Projekt die Region Europa hat. Anthropic und Groq werden nur für Aufgaben ohne personenbezogene Daten genutzt.
+Wer bezahlt die KI?
Sie, direkt beim Anbieter, mit Ihrem Schlüssel. Octoserv zeigt geschätzte Kosten nach den Listenpreisen der Modelle und begrenzt sie mit Ihrem Monatsbudget, insgesamt und je Modul.
+Sieht der Anbieter meine Kundennamen?
Das hängt von der Aufgabe ab. Das Verkaufsprofil sendet keine Namen, Kontaktwege, Anschriften oder Freitexte, nur Verhaltenszahlen für „Kontakt A“. Die Zusammenfassung eines Kontakts sendet Name, Firma, Felder, letzte Ereignisse und Notizen, aber keine E-Mail-Adressen, Telefonnummern oder Anschriften, und geht nur an Anbieter mit EU-Verarbeitung.
+Was dürfen KI-Agenten?
Lesen, sobald der Zugang erlaubt ist. Daten ändern ist vorgegeben aus, ebenso Mails und Angebote senden und Kampagnen einschalten. Etwas zu entfernen geht nur mit ausdrücklicher Bestätigung des Benutzers im Agenten.
+Wird alles protokolliert?
Jeder Aufruf steht im Journal des Kontakts, und was ein Agent schreibt, mit der Quelle „KI-Agent“. Anfrage und Antwort im Wortlaut werden nur gespeichert, wenn Sie das einschalten, und nach 30 Tagen gelöscht.
07 Verwandte Funktionen