Funktion · Außendienst-Zuordnung
Der eine hat schon drei Leads, der andere wartet, und schon wieder ist Montag.
Sobald ein Kontakt entsteht, per Import, Formular oder Ad-Lead, prüft Octoserv seine Postleitzahl gegen Ihre Gebietsaufteilung und übergibt ihn dem passenden Außendienstler. Die Territorien legen Sie selbst fest, Gebiet für Gebiet. Fallen in einem Territorium mehrere Kontakte an, verteilt Round-Robin sie reihum, damit niemand überläuft und niemand leer ausgeht.
Bei Sandra kommen morgens die Anfragen zentral rein, und sie verteilt sie selbst. Sie kennt ihre zwölf Leute, sie meint es fair, aber montags ist viel los, und der eine im Norden bekommt schon wieder drei, während der Kollege daneben wartet. Ein Lead bleibt liegen, weil sie kurz im Meeting war. Nachmittags gibt es Diskussionen: Warum ging der große Kunde an ihn und nicht an mich? Sandra will Fairness und Tempo, doch sie ist selbst der Flaschenhals. Nicht Faulheit, sondern das System.
Was, wenn jeder Lead sich selbst zum richtigen Kollegen fände?
Kein Verteilen von Hand, keine Warteschlange bei der Chefin, sondern eine Zuordnung nach Gebiet, die fair über das Team ausgleicht, bevor jemand eingreifen müsste.
01 Was Außendienst-Zuordnung tut
Octoserv legt jeden Lead ins richtige Gebiet.
Sobald ein Kontakt entsteht, per Import, Formular oder Ad-Lead, prüft Octoserv seine Postleitzahl gegen Ihre Gebietsaufteilung und übergibt ihn dem passenden Außendienstler. Die Territorien legen Sie selbst fest, Gebiet für Gebiet. Fallen in einem Territorium mehrere Kontakte an, verteilt Round-Robin sie reihum, damit niemand überläuft und niemand leer ausgeht. Die Zuordnung baut auf der Geo-Intelligenz auf und läuft ohne manuelles Verteilen.
02 Der Platz im System
Wie fügt sich die Zuordnung in die Drehscheibe?
Die Logik sitzt auf der eingebauten Geo-Intelligenz: dieselbe PLZ-Grundlage, die Nähe klassifiziert, verteilt hier die Leads.
Frische Kontakte aus der Lead-Generierung landen so ohne Umweg beim richtigen, freien Kollegen, und das Live-Ranking zeigt ihm, welchen er zuerst anruft. Zur Lead-Generierung →
Zur Geo-Intelligenz03 Was sich ändert
Was ändert sich für Ihren Vertrieb?
Vorher
Leads landen zentral, jemand verteilt sie von Hand. Es dauert, es ist ungleich, und über die Zuteilung wird gestritten.
Nachher
Jeder Kontakt liegt sofort beim zuständigen Kollegen, gleichmäßig über das Team verteilt. Sandra steuert Gebiete statt Einzelfälle, und die Fairness-Debatten hören auf.
04 Im laufenden System
Woran erkennen Sie, dass es fair verteilt?
Jeder eingehende Kontakt trägt sichtbar sein Territorium und den zuständigen Kollegen. Fallen mehrere in dasselbe Gebiet, wechselt Round-Robin reihum, sodass die Last gleichmäßig bleibt.
Sie steuern Gebiete, nicht Einzelfälle
Die Zuordnung sitzt auf der eingebauten Geo-Intelligenz und ist sofort aktiv. Sie definieren die Territorien so fein wie nötig, den Rest macht die Plattform: Zuweisung nach PLZ, fairer Ausgleich per Round-Robin, und über die Gebietszuordnung steuern Sie auch, wer bei Urlaub oder Auslastung gerade Leads bekommt.
Fair verteilt, ohne Diskussion.
05 In der Praxis
So sieht das in der Praxis aus.
Fall 01
Maschinenbau-Zulieferer mit zwölf Außendienstlern: Anfragen landen automatisch im richtigen Gebiet, gleichmäßig verteilt.
Fall 02
Eine Ad-Kampagne bringt einen Schwung Leads: Round-Robin verteilt sie reihum, keiner läuft über.
Fall 03
Ein Formular-Lead aus einer neuen Region geht sofort an den Zuständigen, statt in der Zentrale zu warten.
06 Häufige Fragen
Häufige Fragen zur Außendienst-Zuordnung.
+Meine Gebiete sind zu speziell für Automatik.
Sie legen die Territorien selbst fest, so fein wie nötig. Die Automatik folgt Ihrer Aufteilung, nicht umgekehrt.
+Ich verteile lieber selbst, ich kenne meine Leute.
Sie behalten die Steuerung über die Gebiete. Octoserv nimmt Ihnen nur das Einzelfall-Verteilen ab, damit Sie nicht der Flaschenhals sind.
+Was, wenn jemand im Urlaub ist?
Über die Gebietszuordnung steuern Sie, wer aktuell Leads bekommt. Fällt jemand aus, nehmen Sie ihn kurz aus der Verteilung.
+Wie funktioniert der faire Ausgleich genau?
Fallen mehrere Kontakte in dasselbe Territorium, vergibt Round-Robin sie reihum an die zuständigen Kollegen, sodass die Last gleichmäßig bleibt.
+Worauf baut die Zuordnung auf?
Auf der eingebauten Geo-Intelligenz. Dieselbe PLZ-Grundlage, die Nähe klassifiziert, bestimmt hier das Territorium.
07 Verwandte Funktionen