Funktion · Außendienst-Zuordnung
Der eine hat schon drei Leads, der andere wartet, und schon wieder ist Montag.
Sobald ein Kontakt entsteht, per Import, Formular oder Ad-Lead, prüft Octoserv seine Postleitzahl gegen Ihre Gebietsaufteilung und übergibt ihn dem passenden Außendienstler. Die Territorien legen Sie selbst fest, Gebiet für Gebiet. Fallen in einem Territorium mehrere Kontakte an, verteilt Round-Robin sie reihum, damit niemand überläuft und niemand leer ausgeht.
Bei Sandra kommen morgens die Anfragen zentral rein, und sie verteilt sie selbst. Sie kennt ihre zwölf Leute, sie meint es fair, aber montags ist viel los, und der eine im Norden bekommt schon wieder drei, während der Kollege daneben wartet.
Ein Lead bleibt liegen, weil sie kurz im Meeting war. Nachmittags gibt es Diskussionen: Warum ging der große Kunde an ihn und nicht an mich? Sandra will Fairness und Tempo, doch sie ist selbst der Flaschenhals. Nicht Faulheit, sondern das System.
Was, wenn jeder Lead sich selbst zum richtigen Kollegen fände?
Kein Verteilen von Hand, keine Warteschlange bei der Chefin, sondern eine Zuordnung nach Gebiet, die fair über das Team ausgleicht, bevor jemand eingreifen müsste.
01 Was Außendienst-Zuordnung tut
Octoserv legt jeden Lead ins richtige Gebiet.
Sobald ein Kontakt entsteht, per Import, Formular oder Ad-Lead, prüft Octoserv seine Postleitzahl gegen Ihre Gebietsaufteilung und übergibt ihn dem passenden Außendienstler. Die Territorien legen Sie selbst fest, Gebiet für Gebiet. Fallen in einem Territorium mehrere Kontakte an, verteilt Round-Robin sie reihum, damit niemand überläuft und niemand leer ausgeht. Die Zuordnung ist ein eigenes Modul, arbeitet unabhängig von der Geo-Intelligenz und läuft ohne manuelles Verteilen. Neben dem Gebiet kennt sie Regeln je Formular und je Quelle sowie eine Regel für alle anderen, geprüft wird in dieser Reihenfolge. Wer von mehreren Benutzern oder einem Team den Kontakt bekommt, legen Sie je Regel fest: reihum, immer der Erste, der da ist, der mit den wenigsten offenen Vorgängen (mit einer Grenze) oder ein Rundruf an alle, die da sind. Steht am Kontakt schon ein Berater, bleibt er stehen; ersetzt wird er nur, wenn Sie es ausdrücklich einschalten. Die Außendienst-Zuordnung ist ein Zusatzmodul, das es in jeder Edition gibt.
02 Der Platz im System
Wie fügt sich die Zuordnung in die Drehscheibe?
Ein Gebiet besteht aus einem Land und dem Anfang der Postleitzahl (zwei bis fünf Ziffern), der längste Anfang gewinnt. Es gibt Gebiete für 18 Länder, und Sie können sie auch als CSV-Datei ausgeben, in einer Tabelle bearbeiten und wieder einlesen.
Frische Kontakte aus der Lead-Generierung landen so ohne Umweg beim richtigen Kollegen, auf Wunsch nur bei einem, der unter Ihrer Grenze offener Vorgänge liegt, und das Live-Ranking zeigt ihm, welchen er zuerst anruft. Zur Lead-Generierung →
Ist ein Berater abwesend, springt seine Vertretung ein, beim Reihum wird er sonst übersprungen. Die Abwesenheit tragen Sie mit Zeitraum ein, jeder kann sie auch selbst im Profil eintragen, und sie endet von selbst. Findet sich niemand, greift ein Standardberater als Rückfall. Mit dem Test sehen Sie vorab, wer einen Kontakt bekäme, ohne dass etwas zugewiesen wird, und die Abdeckungsübersicht zeigt je Land, welche Bereiche ein Gebiet haben und welche noch offen sind.
Zur Geo-Intelligenz03 Was sich ändert
Was ändert sich für Ihren Vertrieb?
Vorher
Leads landen zentral, jemand verteilt sie von Hand. Es dauert, es ist ungleich, und über die Zuteilung wird gestritten.
Nachher
Jeder Kontakt liegt sofort beim zuständigen Kollegen, gleichmäßig über das Team verteilt. Sandra steuert Gebiete statt Einzelfälle, und die Fairness-Debatten hören auf.
04 Im laufenden System
Woran erkennen Sie, dass es fair verteilt?
Der zuständige Kollege wird zum Verantwortlichen des Kontakts, und im Journal steht bei jeder Zuweisung das Gebiet und der Weg (Gebiet, reihum oder Rückfall), bei Bedarf auch die Vertretung. Fallen mehrere in dasselbe Gebiet, wechselt Round-Robin reihum, sodass die Last gleichmäßig bleibt.
Sie steuern Gebiete, nicht Einzelfälle
Die Zuordnung braucht keine Koordinaten und arbeitet, sobald Sie Gebiete angelegt haben. Sie definieren die Territorien so fein wie nötig, den Rest macht die Plattform: Zuweisung nach PLZ, fairer Ausgleich per Round-Robin, und über Abwesenheit mit Vertretung steuern Sie auch, wer bei Urlaub gerade Leads bekommt.
Fair verteilt, ohne Diskussion.
05 In der Praxis
So sieht das in der Praxis aus.
Fall 01
Maschinenbau-Zulieferer mit zwölf Außendienstlern: Anfragen landen automatisch im richtigen Gebiet, gleichmäßig verteilt.
Fall 02
Eine Ad-Kampagne bringt einen Schwung Leads: Round-Robin verteilt sie reihum, keiner läuft über.
Fall 03
Ein Formular-Lead aus einer neuen Region geht sofort an den Zuständigen, statt in der Zentrale zu warten.
06 Häufige Fragen
Häufige Fragen zur Außendienst-Zuordnung.
+Meine Gebiete sind zu speziell für Automatik.
Sie legen die Territorien selbst fest, so fein wie nötig. Die Automatik folgt Ihrer Aufteilung, nicht umgekehrt.
+Ich verteile lieber selbst, ich kenne meine Leute.
Sie behalten die Steuerung über die Gebiete. Octoserv nimmt Ihnen nur das Einzelfall-Verteilen ab, damit Sie nicht der Flaschenhals sind.
+Was, wenn jemand im Urlaub ist?
Sie tragen die Abwesenheit mit Zeitraum und Vertretung ein. Bis zum letzten Tag bekommt der Abwesende keine neuen Kontakte, dann endet die Abwesenheit von selbst.
+Wie funktioniert der faire Ausgleich genau?
Fallen mehrere Kontakte in dasselbe Territorium, vergibt Round-Robin sie reihum an die zuständigen Kollegen, sodass die Last gleichmäßig bleibt.
+Worauf baut die Zuordnung auf?
Auf Ihren Gebieten, also Land und Anfang der Postleitzahl. Die Zuordnung arbeitet unabhängig von der Geo-Intelligenz, beide lassen sich einzeln nutzen.
07 Verwandte Funktionen