Funktion · Datenschutzanfragen
Eine Löschanfrage kommt per Mail. Der Monat läuft, und niemand weiß, wo überall Daten liegen.
Octoserv hat öffentliche Seiten für Auskunft, Löschung, Berichtigung und Widerspruch gegen Werbung. Die Person bestätigt per Link, dann entsteht ein Fall mit Frist und Aufgabe. Octoserv sammelt das Datenpaket über alle Module und löscht erst nach Ihrer Freigabe. Aufbewahrungspflichtige Rechnungen bleiben gesperrt.
Ein Beispiel: Eine frühere Interessentin schreibt, ihre Daten sollen gelöscht werden. Der Vertrieb löscht den Kontakt, in der Buchhaltung liegt eine Rechnung, im Newsletter die Adresse, im Chat ein Gespräch. Nach drei Wochen weiß niemand, ob alles weg ist, und ob die Rechnung bleiben muss.
Was, wenn jede Anfrage ein Fall mit Frist wäre, der sich selbst zusammensucht?
Die Person bestätigt, Octoserv sucht, Sie prüfen und geben frei. Was aufbewahrt werden muss, bleibt gesperrt, alles andere verschwindet.
01 Was die Datenschutzanfragen tut
Octoserv nimmt die Anfrage auf, bestätigt die Person und bereitet Auskunft oder Löschung vor.
Jede Domain Ihres Octoserv hat ab Werk die öffentlichen Seiten /datenloeschung und /datenauskunft. Die Person gibt Namen und E-Mail-Adresse an und wählt Auskunft, Löschung, Berichtigung oder Widerspruch gegen Werbung. Eine Bestätigungsmail mit signiertem Link gilt 72 Stunden, vor der Bestätigung geschieht nichts. Danach wird die Anfrage ein Fall mit einem Monat Frist, und die zuständigen Benutzer bekommen eine Aufgabe mit Erinnerung sieben Tage vor Fristende und eine Mail.
02 Der Platz im System
Wie fügt sich die Anfrage in die Drehscheibe?
Octoserv sucht die Kontakte zur bestätigten E-Mail-Adresse. Kontakte, die nur die angegebene Telefonnummer haben, erscheinen getrennt, denn die Nummer hat niemand geprüft, und Sie übernehmen sie von Hand. Das Datenpaket sammelt Daten aus dem Kern und allen Modulen: Stammdaten, Einwilligungen, Notizen, Aufgaben, Dokumente, Mails, Formulareinsendungen, Rechnungen, Angebote, Chats und mehr.
Bei einem Widerspruch gegen Werbung gilt die Werbesperre sofort, ohne Freigabe. Von jeder Adresse und Nummer bleibt nur ein nicht umkehrbarer Prüfwert auf der Sperrliste, ohne Namen, damit Octoserv dieser Person nicht mehr schreibt, bis sie neu einwilligt.
Zur Einwilligung auf der Website03 Was sich ändert
Was ändert sich für Ihren Vertrieb?
Vorher
Anfragen kommen per Mail und landen bei wem auch immer. Daten werden von Hand gesucht, Fristen im Kalender gemerkt, und Nachweise entstehen nachträglich.
Nachher
Die Anfrage ist ein Fall mit Frist, Aufgabe und Erinnerung. Das Datenpaket entsteht auf Knopfdruck, und die Löschung zeigt vorher, was gelöscht, gesperrt und behalten wird.
04 Im laufenden System
Woran sehen Sie, was gelöscht wurde und was bleiben muss?
„Vorschau“ führt den Löschauftrag aus und nimmt ihn sofort zurück. Sie sehen je Bereich und Tabelle, was gelöscht, gesperrt und unverändert behalten würde. Gelöscht wird nie ohne Ihre Freigabe. Das Protokoll enthält nur Zahlen je Bereich und die Nummern der gesperrten Unterlagen mit Datum, keine Namen.
Aufbewahren und löschen zugleich
Rechnungen (10 Jahre) und versendete Angebote (6 Jahre) mit ihren PDF-Dateien werden nicht verändert und nicht anonymisiert, aber gesperrt: Sie verschwinden aus Listen, Suche, Automatisierungen und Auswertungen und tragen den Vermerk „gesperrt bis“. Nach Fristende löscht Octoserv sie automatisch. Verträge bleiben unverändert. Octoserv hält Fristen fest und gibt Hinweise, ob Ihr Einzelfall so zu behandeln ist, entscheidet Ihre Datenschutzberatung.
Eine Frist, ein Fall, ein Protokoll.
05 In der Praxis
So sieht das in der Praxis aus.
Fall 01
Eine Person fordert Auskunft. Octoserv erstellt das Datenpaket als ZIP mit maschinenlesbarer Datei und einer CSV je Tabelle. Sie sehen es vorher an, dann geht ein Download-Link raus, der 14 Tage gilt.
Fall 02
Ein Kunde widerspricht der Werbung. Die Sperre gilt ab der Bestätigung, alle Einwilligungen der gefundenen Kontakte sind widerrufen, und die Adresse steht auf der Sperrliste.
Fall 03
Eine Anfrage kommt per Brief. Sie erfassen sie selbst, prüfen vorher die Identität der Person, und der Fall beginnt ohne Bestätigungslink.
06 Häufige Fragen
Häufige Fragen zu den Datenschutzanfragen.
+Wer kann eine Anfrage stellen?
Jeder über die öffentlichen Seiten Ihrer Domain. Das Formular ist durch ein Captcha, ein verstecktes Köderfeld, eine signierte Zeitmarke und eine Mengenbegrenzung geschützt. Eine Adresse bekommt höchstens drei Bestätigungsmails am Tag.
+Wer bearbeitet die Fälle?
Die Benutzer, die Sie auf der Seite auswählen, ohne Auswahl sind es alle Administratoren. Wer einen Fall öffnen will, braucht das Recht „Datenschutzanfragen bearbeiten“.
+Wird sofort gelöscht?
Nein. Gelöscht wird erst nach Ihrer Freigabe und der Bestätigung im Dialog. Vorher zeigt die Vorschau, was passieren würde.
+Was bleibt vom Fall, wenn er abgeschlossen ist?
Ein Protokoll ohne Personendaten: Art, Eingang, Bestätigung, Frist, Abschluss, ob die Frist eingehalten wurde, Ergebnis und Zahlen je Bereich. Name, Adresse, Nachrichten und gefundene Kontakte werden aus dem Fall entfernt.
+Kann ich gesperrte Rechnungen einem Prüfer zeigen?
Ja. Der Kasten „Gesperrte Belege“ listet alle gesperrten Rechnungen und Angebote mit dem Datum, bis wann sie gesperrt sind. Der Export für die Betriebsprüfung liefert sie vollständig als CSV.
07 Verwandte Funktionen