Funktion · Verträge
Der Vertrag läuft seit drei Jahren. Wer merkt, dass er sich morgen verlängert?
Octoserv führt Verträge mit Laufzeit, automatischer Verlängerung, Kündigungsfrist und Abrechnungsintervall von monatlich bis jährlich. Vor der Verlängerung erinnert es auf Wunsch den Kunden und Ihr Team, am Abrechnungstag erzeugt es die Rechnung. Die Positionen laufen mit dem Vertrag, einen Preis ändern Sie am Vertrag.
Ein Beispiel: Ein Hosting-Vertrag läuft ein Jahr und verlängert sich stillschweigend. Die Kündigungsfrist steht in einem PDF, der Abrechnungstag in einer Tabelle, die Verlängerung in niemandes Kalender. Im Dezember fragt der Kunde, warum er schon wieder ein Jahr bezahlt, und im Januar fehlt die Rechnung für einen anderen.
Was, wenn der Vertrag selbst wüsste, wann gekündigt werden kann und wann abgerechnet wird?
Nicht das Gedächtnis eines Kollegen, sondern der Vertrag trägt Frist, Intervall und Erinnerung. Die Rechnung entsteht dort, wo der Vertrag liegt.
01 Was die Verträge tut
Octoserv hält Laufzeit, Frist und Abrechnung an einem Ort und rechnet danach ab.
Ein Vertrag gehört zu einer Firma oder einem Kontakt und trägt Beginn, Laufzeit in Monaten, automatische Verlängerung, Kündigungsfrist, Abrechnungsintervall (monatlich, vierteljährlich, halbjährlich, jährlich), Abrechnungstag und den Empfänger der Rechnung. Aus Vorlagen übernimmt ein neuer Vertrag Laufzeit, Verlängerung, Frist, Intervall und Erinnerungen. Ein Vertrag ist Entwurf, aktiv, gekündigt oder beendet. Eine Kündigung wirkt zum Ende der Laufzeit.
02 Der Platz im System
Wie fügt sich der Vertrag in die Drehscheibe?
Die Abrechnung gehört zum Modul Rechnungen. Am Abrechnungstag stellt es je Vertrag und Zeitraum genau eine Rechnung aus, schließt sie ab und versendet sie, wenn Sie das eingeschaltet haben. Eine Zusammenfassung geht an die Benachrichtigungsadresse. Dieselbe Rechnung entsteht nie zweimal.
Die Positionen laufen mit dem Vertrag. Eine später hinzugefügte Position läuft bis zum Ende der aktuellen Laufzeit und verlängert sich mit dem Vertrag, die Kündigung einer Position wirkt zum Ende der Laufzeit. Verträge stehen in der Akte von Firma und Kontakt.
Zu den Rechnungen03 Was sich ändert
Was ändert sich für Ihren Vertrieb?
Vorher
Fristen und Abrechnungstage stehen in PDFs und Tabellen, Verlängerungen fallen auf, wenn der Kunde fragt, und wiederkehrende Rechnungen werden von Hand angestoßen.
Nachher
Der Vertrag kennt seine Fristen. Vor der Verlängerung kommt die Erinnerung, am Abrechnungstag die Rechnung, und was nicht abgerechnet werden konnte, landet als Aufgabe bei den Administratoren.
04 Im laufenden System
Woran sehen Sie, dass jede Rechnung rausgegangen ist?
Konnte ein Vertrag nicht abgerechnet werden, blieb die Rechnung ein Entwurf oder wurde sie nicht versendet, obwohl sie versendet werden sollte, bekommen die Administratoren eine Aufgabe und eine Mail mit dem Grund. Die Erinnerung an die Verlängerung geht einmal je Laufzeit hinaus und steht im Journal. Fehlt einer Rechnung eine Pflichtangabe, bleibt sie Entwurf, und Octoserv nennt, was fehlt.
Preis ändern heißt Vertrag ändern
Preisänderungen wirken am Vertrag und damit auf die nächsten Rechnungen. Der Rechnungsempfänger ist der Rechnungskontakt des Vertrags und muss nicht der Hauptkontakt sein. Ein Vertragstext lässt sich noch nicht online unterschreiben: Die Vertragsdokumente liefern ein PDF zum Ausdrucken, die Online-Unterschrift ist in Entwicklung.
Kein Abrechnungstag, der nur im Kopf eines Kollegen steht.
05 In der Praxis
So sieht das in der Praxis aus.
Fall 01
Ein Wartungsvertrag verlängert sich jährlich, die Kündigungsfrist beträgt drei Monate. Zum eingestellten Zeitpunkt vor dem Laufzeitende geht die Erinnerung an den Kunden und an den Betreuer im eigenen Haus.
Fall 02
Ein Kunde bucht im Laufe des Jahres eine Position dazu. Sie läuft bis zum Ende der aktuellen Laufzeit und verlängert sich mit dem Vertrag.
Fall 03
Am Abrechnungstag fehlt der Rechnung eine Pflichtangabe. Sie bleibt Entwurf, und die Administratoren bekommen Aufgabe und Mail mit dem Grund.
06 Häufige Fragen
Häufige Fragen zu den Verträgen.
+Welche Abrechnungsintervalle gibt es?
Monatlich, vierteljährlich, halbjährlich und jährlich, mit einem Abrechnungstag im Monat.
+Wird die Rechnung automatisch versendet?
Auf Wunsch. Octoserv stellt die Rechnung aus und schließt sie ab, der Versand an den Rechnungsempfänger ist eine Einstellung. Eine Zusammenfassung des Laufs geht an die Benachrichtigungsadresse.
+Was passiert bei einer Kündigung?
Der Vertrag endet zum Ende der Laufzeit, nicht sofort. Auch einzelne Positionen lassen sich kündigen, und auch das wirkt zum Ende der Laufzeit.
+Gibt es Vorlagen für Verträge?
Ja. Vorlagen legen Laufzeit, automatische Verlängerung, Kündigungsfrist, Intervall und die Erinnerungen fest, und ein neuer Vertrag übernimmt sie.
+Wer sieht Verträge?
Es gibt ein eigenes Recht für Verträge, und die Sichtbarkeit folgt der Firma und dem Kontakt: Wer eine Firma nicht sehen darf, sieht auch deren Verträge nicht.
07 Verwandte Funktionen