Funktion · Verfahrensdokumentation
Der Prüfer fragt nach der Verfahrensdokumentation, und im Haus fragt jeder: nach der was?
Bei einer Betriebsprüfung müssen Sie beschreiben, wie Ihre Rechnungen entstehen: wer sie schreibt, wie sie nummeriert werden, wo sie liegen, wer sie ändern darf. Octoserv erstellt diese Verfahrensdokumentation. Was das System über sich und Ihren Server weiß, misst es jede Nacht selbst. Gefragt wird nur, was niemand messen kann.
Die Prüfungsanordnung liegt auf dem Tisch, und in der Liste der vorzulegenden Unterlagen steht ein Wort, das im Haus niemand kennt. Die Steuerberatung schickt eine Vorlage mit vierzig Seiten Platzhaltern. Zwei Abende später ist beschrieben, wie das Unternehmen vor drei Jahren gearbeitet hat, mit einem Mitarbeiter, der längst weg ist, und Rechten, die niemand mehr nachvollziehen kann. Das Dokument ist fertig und in dem Moment schon falsch.
Was, wenn das Dokument den heutigen Zustand beschriebe, nicht den von damals?
Keine Vorlage mit Platzhaltern, sondern eine Dokumentation, die das System zum großen Teil selbst befüllt und jede Nacht gegen die Wirklichkeit hält.
01 Was Verfahrensdokumentation tut
Octoserv misst, was es messen kann, und fragt nur den Rest.
Welche Bausteine in welcher Version laufen, wie die Rechnungsnummern aufgebaut sind, wer welche Rechte hat, wann zuletzt gesichert wurde: das holt sich das System jede Nacht selbst, mit Quelle und Messzeitpunkt. Der Fragebogen in zehn Abschnitten fragt nur, was niemand messen kann: Zuständigkeiten, Papierbelege, Geräte, andere Programme. Firmendaten stehen schon aus den Rechnungseinstellungen da. „Weiß ich nicht" ist erlaubt und wird als offener Punkt geführt. Beim Veröffentlichen entsteht ein PDF mit Prüfsumme.
02 Der Platz im System
Wie fügt sich die Verfahrensdokumentation in die Drehscheibe?
Die Rechnungsnummern, die Rechte, die Sicherung: alles, was das Dokument beschreibt, liegt im selben System und wird von dort gelesen, nicht abgeschrieben.
Ändert sich etwas davon, ein neuer Zugriff, ein anderer Nummernaufbau, erscheint es am nächsten Morgen im Soll-Ist-Abgleich.
Zu den Rechnungen03 Was sich ändert
Was ändert sich für Ihren Vertrieb?
Vorher
Eine Vorlage der Kanzlei, abends ausgefüllt, beschreibt einen Zustand von vor Jahren. Niemand weiß, ob Rechte und Nummernkreise noch stimmen.
Nachher
Das System misst nachts selbst, der Fragebogen füllt die Lücken, und eine veröffentlichte Fassung mit Prüfsumme belegt, was wann galt. Weicht die Wirklichkeit ab, steht es morgens auf der Übersicht.
04 Im laufenden System
Woran sehen Sie, dass die Dokumentation noch stimmt?
Jede Nacht vergleicht Octoserv die veröffentlichte Fassung mit dem tatsächlichen Zustand. Ein neuer Mitarbeiter mit Zugriff, geänderte Rechte, ein anderer Aufbau der Rechnungsnummern: das steht als Abweichung im Soll-Ist-Abgleich. Wichtige Abweichungen kennzeichnen die Fassung als überholt, mit deutlichem Hinweis oben.
Was die Funktion nicht ist
Keine Steuerberatung, keine Zertifizierung. Octoserv kennt sich selbst und Ihren Server, nicht Ihr Kassensystem, nicht Ihre Bank und nicht die Buchhaltungssoftware der Kanzlei. Diese Programme benennen Sie im Fragebogen, damit die Systemliste vollständig ist. Bestätigen müssen Sie jeden Abschnitt selbst, denn die Verantwortung für die Richtigkeit lässt sich nicht abgeben. Im Zweifel stimmen Sie das fertige Dokument mit Ihrer Steuerberatung ab.
Eine Behauptung wird geglaubt. Eine Messung wird geprüft.
05 In der Praxis
So sieht das in der Praxis aus.
Fall 01
Die Prüfungsanordnung kommt, unter Versionen liegt die Fassung vom Frühjahr als PDF mit Prüfsumme, sie wird vorgelegt.
Fall 02
Ein neuer Mitarbeiter bekommt Rechnungsrechte, am nächsten Morgen steht die Abweichung auf der Übersicht, die Fassung wird fortgeschrieben.
Fall 03
Bei der Frage nach dem Kassensystem wird „Weiß ich nicht" gesetzt, der Punkt erscheint in Kapitel 1.2 als offener Punkt, nicht als Behauptung.
06 Häufige Fragen
Häufige Fragen zu Verfahrensdokumentation.
+Wer sieht die Verfahrensdokumentation?
Standardmäßig nur Administratoren, denn das Dokument enthält Steuernummer, alle Benutzerrechte und Angaben zum Server. Einzelne Personen lassen sich zusätzlich freigeben, das Veröffentlichen bleibt Administratoren vorbehalten.
+Ersetzt das die Steuerberatung?
Nein. Die Funktion unterstützt beim Erstellen und Aktuellhalten. Eine Bestätigung der Ordnungsmäßigkeit durch das Finanzamt gibt es für kein Programm.
+Was passiert mit alten Fassungen?
Sie bleiben mit ihrem Gültigkeitszeitraum abrufbar und dürfen nicht gelöscht werden, denn sie sind selbst zehn Jahre aufzubewahren.
+Warum muss ich jeden Abschnitt einzeln bestätigen?
Weil die Verantwortung für die Richtigkeit bei Ihnen liegt. Octoserv bereitet auf und misst nach, bestätigen müssen Sie.
+Wie oft sollte ich hineinschauen?
Alle sechs bis zwölf Monate, und immer, wenn sich das Vorgehen ändert. Der nächtliche Abgleich meldet sich von selbst, wenn etwas auffällt.
07 Verwandte Funktionen