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Welche Alternativen zu den großen CRM-Anbietern gibt es? Und wonach vergleicht man sie sinnvoll?
Zuletzt aktualisiert: 22. September 2026 · Alvaro Moreno, DCom Systems KG
Der Markt zerfällt in drei Gruppen: die großen Plattformen aus den Vereinigten Staaten, spezialisierte Anbieter aus dem deutschsprachigen Raum und Systeme, die auf ein vorhandenes CRM aufsetzen. Welche Gruppe passt, entscheidet nicht der Funktionsumfang, sondern die Frage, was bei Ihnen heute fehlt.
Welche Arten von Anbietern gibt es überhaupt?
Wer nach einer Alternative sucht, sucht meistens nicht nach einem anderen Anbieter derselben Art, sondern nach einer anderen Art von Antwort. Drei Gruppen teilen den Markt:
| Gruppe | Wofür sie gebaut ist | Wo es im Mittelstand klemmt |
|---|---|---|
| Große Plattformen (etwa HubSpot, Salesforce, Microsoft Dynamics) | Organisationen mit eigenen Rollen für Betrieb und Auswertung | Umfang, Betreuungsaufwand, Preis je Benutzer bei wachsender Mannschaft |
| Spezialisierte Anbieter aus dem deutschsprachigen Raum | Branchen und Betriebsgrößen mit klarem Zuschnitt | Schnittstellen und Tiefe je nach Anbieter sehr unterschiedlich |
| Aufsetzende Systeme | Betriebe, bei denen die Ablage steht und die Steuerung fehlt | setzt voraus, dass das vorhandene CRM sauber geführt wird |
Die dritte Gruppe wird bei Vergleichen regelmäßig übersehen, weil Listen nach Systemen sortieren, nicht nach Aufgaben. Für Betriebe, deren CRM im Grunde funktioniert, ist sie der kürzeste Weg.
Nach welchen Kriterien vergleicht man sinnvoll?
Nicht nach Funktionslisten. Die sind bei allen gleich lang. Sechs Fragen trennen die Kandidaten schneller:
- Was kostet es bei doppelter Mannschaft? Preise je Benutzer verhalten sich anders als Preise je Betrieb, sobald Sie wachsen.
- Wie kommen unsere Anfragen hinein? Formular, Telefon, Portal, Messe. Jeder Kanal, der fehlt, wird zur Tabelle daneben.
- Wer betreut das System im Alltag? Wenn die Antwort niemand ist, entscheidet das mit.
- Wo werden die Daten verarbeitet? Die Frage kommt spätestens beim Auftragsverarbeitungsvertrag.
- Wie kommen die Daten wieder heraus? Vor der Unterschrift klären, nicht danach.
- Was gibt es dem Verkäufer am Morgen? Ein System ohne Reihenfolge ist eine Ablage mit Lizenzkosten.
Lohnt sich ein Wechsel, oder genügt eine Ergänzung?
Ein Wechsel lohnt, wenn die Ablage selbst das Problem ist: Daten doppelt, Historie unvollständig, Rechte nicht abbildbar, Schnittstellen nicht zu bekommen. Dann hilft keine Ebene darüber.
Eine Ergänzung genügt, wenn die Ablage stimmt und die Steuerung fehlt: Anfragen laufen ein, werden erfasst und liegen dann nebeneinander, ohne Bewertung, ohne Reihenfolge, ohne Anstoß. Das ist der weitaus häufigere Fall.
Der Unterschied ist teuer. Ein Wechsel kostet Monate, Schulung und Vertrauen, und er löst die fehlende Steuerung nicht mit, sondern verschiebt sie. Deshalb steht diese Frage bei uns vor jedem Angebot und wird an einem Tag geklärt, nicht in einer Vorführung.
Was spricht für einen Anbieter aus Deutschland?
Zwei Dinge, und beide sind praktisch, nicht patriotisch. Erstens die Verarbeitung: Wenn Daten über Anfragende in Deutschland bleiben, ist die datenschutzrechtliche Prüfung kurz. Zweitens die Erreichbarkeit: Wer in derselben Zeitzone arbeitet und dieselbe Sprache spricht, klärt einen Sonderfall am selben Tag.
Was nicht dafür spricht: die Herkunft allein. Ein System aus Deutschland, das Ihre Anfragen nicht aufnimmt, ist kein besseres System. Die sechs Fragen oben gelten unabhängig vom Sitz des Anbieters.
Auf einen Blick
- Drei Gruppen
- große Plattformen, spezialisierte Anbieter im deutschsprachigen Raum, aufsetzende Systeme
- Sechs Kriterien
- Kosten bei Wachstum, Eingangskanäle, Betreuung, Ort der Verarbeitung, Datenexport, Nutzen am Morgen
- Wechsel lohnt
- wenn die Ablage selbst das Problem ist: Daten doppelt, Historie lückenhaft, Schnittstellen nicht zu bekommen
- Ergänzung genügt
- wenn die Ablage stimmt und Bewertung, Reihenfolge und Anstoß fehlen
- Bei uns
- Octoserv setzt auf das vorhandene System auf, Betrieb in Deutschland, Datenexport vertraglich geregelt
- Probe
- Was würde ein Wechsel an der Stelle ändern, an der es heute hakt
Häufige Fragen
Was zu dieser Suche gefragt wird, und was wir darauf antworten.
+Welche Alternativen gibt es zu den großen CRM-Anbietern?
Drei Wege: ein anderer großer Anbieter, ein spezialisiertes System aus dem deutschsprachigen Raum oder eine Ebene, die auf das vorhandene CRM aufsetzt. Welcher Weg passt, hängt davon ab, ob die Ablage oder die Steuerung das Problem ist.
+Wann lohnt sich ein Wechsel des CRM-Systems?
Wenn die Ablage selbst nicht trägt: Daten doppelt, Historie unvollständig, Rechte nicht abbildbar, Schnittstellen nicht zu bekommen. Fehlt dagegen nur die Reihenfolge am Morgen, ist der Wechsel der teuerste Weg zum Ziel.
+Was kostet eine Umstellung wirklich?
Die Lizenz ist der kleinere Teil. Dazu kommen Datenübernahme, Schnittstellen, Schulung und mehrere Wochen, in denen zwei Systeme nebeneinander laufen. Diese vier Posten gehören in den Vergleich, sonst vergleicht man Preisschilder.
+Können wir unser CRM behalten und trotzdem mehr daraus machen?
Ja, das ist der häufigste Fall. Octoserv nimmt die Anfragen aus allen Kanälen auf, bewertet sie, gibt dem Vertrieb eine Reihenfolge und schreibt das Ergebnis in das vorhandene System zurück.
+Wo werden die Daten bei Octoserv verarbeitet?
In Deutschland, auf Servern, die die DCom Systems KG für Ihren Betrieb betreibt. Der Auftragsverarbeitungsvertrag und die Regelung zum Datenexport gehören zum Angebot.
+Bekommen wir unsere Daten wieder heraus?
Ja, in maschinenlesbarer Form. Wie und in welchen Fristen, steht in den Vertragsunterlagen, nicht in einer Zusage am Telefon. Diese Frage sollten Sie jedem Anbieter vor der Unterschrift stellen.
Wie Octoserv das umsetzt
Wenn die Ablage bleibt und nur die Steuerung fehlt, arbeiten diese drei Bausteine: